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BPM-Methoden der Informationsbeschaffung

Methoden der Informationsbeschaffung und -aufbereitung dienen dazu, um Daten und Fakten zu identifizieren und zu sammeln.

Informationsbeschaffung

Die Daten der Informationsbeschaffung und deren Aufbereitung bzw. Darstellung liefert wichtige Grundlagen für die Gestaltung und Optimierung.

Methoden der Primärdatenbeschaffung​

Kommunikation bei der Informationsbeschaffung

Während der gesamten Prozessarbeit werden immer wieder Kommunikationstechniken eingesetzt. Die vielleicht wichtigste und umfassendste Kommunikationsform ist der Workshop. Wichtig deshalb weil der Workshop die Möglichkeit bietet, sich mit mehreren Personen in Ruhe auf ein Thema zu konzentrieren und zu bearbeiten. Workshop-Ergebnisse sind immer auch Gruppenergebnisse. Im Rahmen eines Workshops werden nahezu alle anderen Kommunikationstechniken eingesetzt, wie

  • Moderation
  • Diskussion
  • Kartenabfrage
  • Präsentation

Workshop​

Ein Workshop ist ein Arbeitstreffen, in dem sich Personen in einer ungestörten Atmosphäre einem speziellen Thema widmen. Die Leitung übernimmt der Moderator, die Teilnehmer sind Betroffene oder Beteiligte.

Inhaltlich kann unterscheiden werden zwischen:

  1. Informations-Workshop
  2. Problemlösungs-Workshop
  3. Konzeptions-Workshop
  4. Konfliklösungs-Workshop
  5. Entscheidungs-Workshop

Workshops machen den Sachverhalt und die Positionen sichtbar und dient zum Austausch von Ideen, Meinungen, Konzepten, Plänen und Erfahrungen.

Moderation​

Die Moderation ist ein klassisches Kommunikationstool und dient der zielorientierten Steuerung von Personen, die zur Diskussion, Bearbeitung und Lösung spezifischen Sachverhalte in einer Gruppe zusammenkommen. Der Moderator übernimmt dabei die Rolle die Gruppe anzuregen und zu steuern.

Bei der Wahl des Moderator stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

  1. Der Chef moderiert selbst.
  2. Der Moderator kommt aus einer andern Abteilung.
  3. Ein Externer moderiert.

Diskussion​

Workshops leben vom Informationsaustausch. Die Diskussion ist dafür eine gebräuchliche Methode. Folgende Diskussionsformen werden unterschieden:

  1. Diskussion nach einen Vortrag für Verständnisfragen.
  2. Gruppen-Diskussionen für Informations- und Meinungsaustausch.
  3. Podiumsdiskussionen für Meinungsaustausch mit einem Publikum.
  4. Panelgespräche mit Mehrfachbefragungen eines bestimmten Personenkreise.
  5. Streitgespräche mit gegenseitigen, unterschiedlichen Positionen.

Mit digitalen Medien kann die Diskussion in Form von Diskussionsforen, Forum stattfinden.

Kartenabfragen​

Die Kartenabfrage wird zur Informationsgewinnung verwendet. Bei mehrere Teilnehmern geht kein Beitrag verloren. In einer Sammel-Pinnwand werden diese für die anschießende Diskussion geheftet und visualisiert.

Präsentation​

Bei einer Präsentation geht es um die Kommunikation von Botschaften. Für Präsentationen eignen sich verschiedene Medien:

  1. Flip-Chart/Overhead
  2. Whiteboard/Tafel
  3. Moderationswände
  4. Screen

Methoden der Sekundärdatenbeschaffung​

Primärdaten werden von der primären Quelle erhoben und gemessen. Sekundärdaten basieren auf vorhandenen Informationsmaterial. Die Sekundärdatenbeschaffung ist daher meist schneller und kostengünstiger als die Primärdatenbeschaffung.

Desk Research / Internet-Recherche​

Als externe Datenquellen für die Sekundärdatenbeschaffung eignen sich:

  1. Internet
  2. Online-KnowledgeBases
  3. Forschungsinstitute
  4. Informationsdienste (Hoppenstedt, Reuters)
  5. Verbände
  6. Sonstige

Neben den externen Datenquellen bieten sich auch interne Datenquellen an.

Befragungen - Survey Methoden​

Die mündliche, telefonische, schriftliche Befragung zählt zu den beliebten Methoden der Primärdatenerhebung. Zunehmender Beliebtheit erfreut sich die Online-Befragungen, als Sonderform der schriftlichen Befragung.

Prognosetechniken​

Die Prognose (= Vorhersage) basiert meist auf Daten der Vergangenheit sowie bestimmte Annahmen über die Zukunft. Vorhergesagt werden Umsatzerlöse, Absatzmengen, DB, Marktanteil, … Aufgrund der Fristigkeit wird zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Prognosen unterschieden.

Die Datenermittelung kann dabei durch Repräsentativbefragungen, Expertenbefragungen (Delphi-Methode) oder Szenariotechniken sowie durch Zeitreihenanalysen, Regressionsanalysen erfolgen.

Methoden der Zieldefinition und Strategieanalyse​

  1. Analyse des Zielsystem mittel Balances Scorecard.
  2. Value Chain, Geschäftsmodell-Analyse; https://www.youtube.com/watch?v=tT60_TofYf4
  3. SWOT-Analysen; https://www.youtube.com/watch?v=I_6AVRGLXGA
  4. Five-Forces-Modell nach Porter; https://www.youtube.com/watch?v=fsClL9ytlgE
  5. Portfolio-Matrixen; https://www.youtube.com/watch?v=sNAUWpk_yvs; https://www.youtube.com/watch?v=j54nbyuJuU8
  6. Lebenszyklusanalyse

Methoden der Situationsdefinition - Bestandsaufnahme​

Methoden der Organisations- und Prozessanalyse​

  1. Organisationsstrukturanalyse (Organigramm, Rollen), Check der Kontroll-Spanne, Kräftebilder in der Organisation.
  2. Prozesslandkarten und Flussdiagramme geben eine vereinfachte Darstellung eines Prozesses wieder. Prozesserhebung.
  3. Funktionszerlegungsdiagramme oder Hierarchiediagramme können verwendet werden, um ein System in kleinere und einfachere Teile zu zerlegen. Auf diese Weise können Sie sich ein genaueres Bild von der Funktionsweise des Systems machen.
  4. Anwendungsfalldiagramme - Use-Case-Diagramme helfen dabei, die Interaktion zwischen dem Benutzer und dem System zu visualisieren, oder anders ausgedrückt, die Benutzeraktionen und die Systemreaktionen. Sie trägt dazu bei, dass die Anforderungen des Endnutzers während der gesamten Entwicklung des Systems im Mittelpunkt stehen.
  5. Sequenzdiagramme - Ablaufdiagramme. Ein weiterer UML-Diagrammtyp, der als Technik zur Anforderungserfassung dienen kann, ist das Sequenzdiagramm. Ein Sequenzdiagramm veranschaulicht, wie die verschiedenen Teile eines Systems miteinander interagieren, um eine Funktion auszuführen, und in welcher Reihenfolge die Interaktionen stattfinden, wenn ein bestimmter Anwendungsfall ausgeführt wird.

Methoden der Systemanalyse und Anforderungserhebung​

  1. Produktanalysen
  2. ABC-Analyse
  3. Prozessablaufanalyse, Prozesslandkarten, Prozessreifegrade, Pain-Point-Analysen, Prozesskostenrechnung ; https://www.youtube.com/watch?v=ALuVVdcoouQ
  4. Informationsanalysen
  5. Applikationsanalysen und IT-Systemlandkarten.
  6. User Story Mapping ist eine Technik, die dazu dient, die Anforderungen der Endbenutzer zu ermitteln und zu verstehen. Es hilft den Entwicklungsteams, ihre Arbeit nach den Kriterien zu priorisieren, die für eine optimale Benutzererfahrung erforderlich sind. Mithilfe einer User Story Map können Sie skizzieren, wie ein Benutzer mit Ihrer Software (oder einem Produkt, einer Dienstleistung, einer Website usw.) interagiert, oder wie der Benutzer Ihr Produkt durchläuft. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welche Schritte Ihren Nutzern am meisten nützen, und die Funktionen priorisieren, die den Nutzern einen größeren Mehrwert bieten.