Das „Warum“: Nutzen und Notwendigkeit
The Hook: Know-Why zum Business Prozess Management (BPM)
Audio-Podcast
Talk-Format - es unterhalten sich zwei Personen zum Thema
Audio-Podcast (DE): Diskussion zum Nutzen von Prozessmanagement (Pro und Contra, ca. 15min)
Canvas - Infografik
Grafische Darstellung der wichtigsten Aspekte
Management Summary
Prägnante Zusammenfassung
Geschäftsprozessmanagement trägt wesentlich dazu bei, die strategischen und operativen Unternehmensziele zu erreichen. Geschäftsprozessmanagement ist als integrativer Managementansatz ein ENABLER für Führungskräfte zur systematischen Unternehmensplanung und -steuerung.
Geschäftsprozessmanagement bietet die Möglichkeit, Organisationen konsequent auf die Kundenbedürfnisse (Customer Experience) und den Kundennutzen und Wirkungen (Benefits, Outcomes), auf die gewünschten Liefergegenstände (Outputs) sowie der dazu notwendigen Prozessabläufe (Workflows) und benötigten Ressourcen (nputs) auszurichten, effizient zu organisieren, zielorientiert zu steuern und ständig zu verbessern.
Von der Anwendung eines systematischen Prozessmanagements können Unternehmen und Organisationen folgendermaßen profitieren:
- Transform the Business: Optimierung der Effektivität – „Do the right things.“
- Change the Business: Optimierung der Effizienz – „Do the things right“
- Run the Business: Stabile und zuverlässige Abläufe – „Perform and improve the right things right“
In der Praxis scheitern BPM-Initiativen oft, weil Mitarbeiter BPM nur als zusätzliche Schreibarbeit (Bürokratie) wahrnehmen. Um Akzeptanz zu schaffen, muss der Nutzen für folgende drei Stakeholder-Gruppen verstanden und kommuniziert werden: für das Unternehmen, für die Kunden und für den einzelnen Mitarbeiter.
Bevor man erklärt, wie BPM funktioniert, müssen die Prozess-Stakeholder verstehen, warum es wichtig ist. Ohne Schmerzpunkte gibt es meist keine oder nur geringe Veränderungsbereitschaft.
- Vom Silodenken zur Prozessorientierung: Visualisierung der Zusammenhänge zwischen einer hierarchischen Abteilungsstruktur und dem horizontalen Wertstrom zum Kunden.
- Wettbewerbsvorteile: Agilität, Kostensenkung, Fehlerreduktion und schnellere Durchlaufzeiten.
- Compliance & Qualität: BPM als Sicherheitsnetz für regulatorische Anforderungen (z.B. ISO-Zertifizierungen).
BPM-Nutzen für Stakeholder
Vorteile der wichtigsten Stakeholder-Gruppen
In der Welt des Business Process Management (BPM) – also dem Prozessmanagement – geht es darum, Arbeitsabläufe zu verstehen, zu steuern und zu verbessern. Da Unternehmen aus vielen verschiedenen Menschen bestehen, profitiert jede Gruppe (Stakeholder) auf unterschiedliche Weise davon.
BPM-Nutzen für Mitarbeiter
Operative Ebene - Mitarbeiter profitieren vor allem von Klarheit und weniger Stress - Rollenklarheit & Entlastung von Routine.
„BPM ist kein Selbstzweck. Es ist das Versprechen an die Mitarbeiter, dass ihre Zeit zu wertvoll ist, um sie mit ineffizienten Abläufen zu verschwenden.“
Wenn man Mitarbeitern BPM schmackhaft machen will, darf man nicht primär über "Unternehmensziele" oder "Shareholder Value" sprechen. Man muss die Frage beantworten: "Was habe ich persönlich davon, wenn ich meine Prozesse sichtbar machen, dokumentiere und optimiere?"
1. Klarheit und Sicherheit - weniger Stress
Nichts ist stressiger als Unklarheit. BPM schafft eine verlässliche Basis für die tägliche Arbeit.
- Transparenz der Arbeitsprodukte (Outputs): Ein Arbeitsprodukt ist alles Greifbare, das ein Prozessschritt oder der Gesamtprozess am Ende auswirft.
- Transparenz der Prozessleistung (Performance, KPIs): Hierbei geht es darum, wie effizient die Arbeitsprodukte erstellt werden. Man macht die "Maschine" unter der Haube sichtbar:
- Durchlaufzeit: Wie lange dauert es vom Startsignal bis zum fertigen Arbeitsprodukt? Wo liegen die Liegezeiten (Flaschenhälse)?
- Prozessmenge - Output-Rate: Wie viele Einheiten (Arbeitsprodukte) schaffen wir pro Tag/Woche?
- Prozesskosten: Wieviel Arbeitszeit und damit Kosten verursacht der Ablauf?
- Prozessstabilität: Schwankt die Qualität der Ergebnisse stark, oder liefern wir immer das gleiche, verlässliche Niveau?
- Transparenz bei Aufgaben (Workflows): Prozess-Diagramme sind kein netter Nebeneffekte, sondern die ökonomische Basis für effizientes Arbeiten. Wenn Mitarbeiter genau wissen, was sie wie tun müssen und warum, sinkt die Fehlerquote drastisch und die psychologische Belastung nimmt ab.
- Transparenz bei Rolle - eindeutige Verantwortlichkeiten: Weg von vagen Jobtiteln hin zu klaren Prozessrollen. „Wer muss das genehmigen?“ oder „Bin ich dafür zuständig?“ Solche Fragen klären sich durch den Prozess. Das verhindert Kompetenzstreitigkeiten und schützt vor Fehlern. Die RACI-Matrix dient dabei als Standard: Für jede Aufgabe ist definiert:
- Responsible: Wer führt sie aus?
- Accountable: Wer trägt die Letztverantwortung?
- Consulted: Wer muss gefragt werden? Wer arbeite mit?
- Informed: Wer muss über das Ergebnis informiert werden?
- Onboarding: Neue Kollegen werden durch grafische Prozessbeschreibungen schnell produktiv. Eliminierung der „Kognitiven Last“ (Klarheit).
- Sicherheit: „Was darf ich? Was muss ich?“ Klare Prozesse geben Sicherheit und reduzieren Stress durch Unklarheit, indem Wissensressourcen zum Nachschlagen bereitgestellt werden. Transparenz verhindert Schuldzuweisungen (Psychologische Sicherheit).
- Fokus auf Wertschöpfung: BPM eliminiert „Waste“ (Verschwendung). Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Suchen, Warten oder dem Klären von Zuständigkeiten und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Vermeidung von „Schattenarbeit“ und Unterbrechungen.
- Vertretung ohne Chaos: Wenn ein Kollege krank wird oder Urlaub hat, kann die Vertretung dank der Prozessbeschreibung sofort sehen, an welchem Punkt die Arbeit steht und was als Nächstes zu tun ist.
| Ohne Transparenz | Mit Transparenz |
|---|---|
| Schattenarbeit: Niemand weiß genau, was Kollege X den ganzen Tag produziert. | Wertschätzung: Die erbrachten Leistungen und Ergebnisse sind für alle sichtbar. |
| Blinde Optimierung: Man ändert etwas im Prozess, weiß aber nicht, ob das Produkt dadurch besser wird. | Gezielte Verbesserung: Man sieht genau: "Schritt 3 verzögert das Produkt um 2 Tage – hier müssen wir ansetzen." |
| Suchzeiten: 20% der Zeit geht verloren, um auf die Ergebnisse anderer zu warten oder sie zu suchen. | Flow-Effekt: Arbeitsprodukte fließen nahtlos von einem zum anderen. |
Der Beitrag von Business Process Management zur Stressreduktion lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Struktur ersetzt Chaos. Stress entsteht in der Arbeitswelt oft nicht durch die Menge der Arbeit, sondern durch Unklarheit, Doppelarbeit und das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren.
Mit der Beantwortung von typischen Fragen und der Bereitstellung von bewährten Informationsmodellen je Prozessgebiet trägt BPM zum einen zu einer hohen Transparenz und gezielten Optimierung von organisatorischen Fähigkeiten bei und zum anderen werden dabei auch regulatorischen Anforderungen an das Unternehmen abgedeckt.
Abbildung: Struktur der Informationsmodelle im Kontext Transparenz und Messung des Prozessreifegrades.
2. Reduzierung von „Waste“ - sinnlose Arbeit
- Weniger „Feuerlöschen“: Durch strukturierte Abläufe sinkt die Zahl der Notfälle und Ad-hoc-Anfragen. Der Arbeitsalltag wird planbarer. Ende des „Management by Firefighting“ (Sicherheit).
- Fokus auf das Wesentliche: BPM identifiziert unnötige Schleifen, Doppelarbeit und Wartezeiten. Das Ziel ist es, die „nervigen“ Teile des Jobs zu eliminieren, damit mehr Zeit für die Aufgaben bleibt, die wirklich Spaß machen oder wertschöpfend sind.
3. Aktive Mitgestaltung - Empowerment
BPM ist kein von oben herab diktiertes Regelwerk, sondern lebt vom Wissen der Experten vor Ort.
- Gehör finden: Mitarbeiter sind die Experten für ihre Prozesse. BPM bietet ihnen eine Plattform, um Schwachstellen offiziell zu benennen und Verbesserungen einzubringen.
- Innovation: Wer seine Prozesse versteht, kann sie auch verbessern. Das gibt dem Einzelnen das Gefühl, nicht nur ein „Rädchen im Getriebe“ zu sein, sondern den Erfolg aktiv mitzugestalten.
BPM-Nutzen für Kunden
Kunden spüren die Auswirkungen der Prozessqualität - Höhere Servicequalität & Schnelligkeit
„BPM ist die Kunst, das Unternehmen konsequent durch die Brille des Kunden zu organisieren. Jeder optimierte Prozessschritt ist eine direkte Investition in die Kundenzufriedenheit.“
Wenn wir über den Nutzen von BPM für den Endkunden sprechen, kommen wir zum Kern des Ganzen: Ein Unternehmen existiert, um ein Kundenproblem zu lösen. BPM ist das Werkzeug, das sicherstellt, dass dieses Versprechen effizient und zuverlässig eingelöst wird. BPM-Experten sprechen hier von der "Outside-In-Perspektive". BPM-Leitsatz: "Optimale Prozesse verwandeln die Erwartungen des Kunden in dessen Zufriedenheit – und das jedes Mal aufs Neue."
1. Konsistente Qualität (Reliability)
„Der Kunde kauft kein Produkt, er kauft ein Versprechen. Gutes Prozessmanagement ist das unsichtbare Fundament, das dafür sorgt, dass dieses Versprechen jedes Mal pünktlich, fehlerfrei und in höchster Qualität eingelöst wird.“
Nichts verunsichert einen Kunden mehr als schwankende Qualität.
- Reproduzierbare Ergebnisse/Arbeitsprodukte: BPM sorgt dafür, dass ein Prozess jedes Mal nach dem gleichen Standard abläuft. Egal, welcher Mitarbeiter die Anfrage bearbeitet, die Qualität der Antwort bleibt auf einem hohen Niveau.
- Fehlerminimierung: Da Schnittstellen klar definiert sind, gehen Informationen seltener verloren. Der Kunde muss seine Daten nicht dreimal angeben, weil Abteilung B nicht weiß, was Abteilung A bereits aufgenommen hat.
2. Schnelligkeit und Termintreue (Response Time)
„Exzellente Prozesse sind für den Kunden wie sauberes Glas: Man sieht sie nicht, aber sie ermöglichen einen klaren, reibungslosen Weg zum Ziel. BPM verwandelt interne Komplexität in externe Leichtigkeit.“
Ein Kunde möchte nicht wissen, wie viele Abteilungen ein Antrag durchläuft – er möchte das Ergebnis.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Durch optimierte Prozesse entfallen unnötige Wartezeiten und Liegezeiten. Der Kunde erhält sein Produkt oder seine Dienstleistung schneller.
- Verlässlichkeit: Wenn Prozesse stabil sind, kann das Unternehmen präzise Liefertermine nennen. Der Kunde erlebt weniger "böse Überraschungen" durch Verzögerungen.
3. Transparenz und Auskunftsfähigkeit
„Wahre Kundenorientierung beginnt nicht im Marketing, sondern in der Prozesslandschaft. Nur wer seine internen Abläufe beherrscht, hat die Hände frei, um sich wirklich um die individuellen Bedürfnisse seiner Kunden zu kümmern.“
Kunden von heute erwarten Echtzeit-Informationen (das "Amazon-Gefühl").
- Status-Updates: Nur wenn ein Prozess digitalisiert und strukturiert ist, kann das Unternehmen dem Kunden jederzeit sagen: „Ihr Auftrag befindet sich gerade in Schritt 3 von 5.“
- Kompetenter Service: Wenn ein Kunde beim Support anruft, kann der Mitarbeiter dank klarer Prozesse sofort sehen, wo es hakt, anstatt den Kunden von einer Abteilung zur nächsten zu verbinden.
4. Innovation und Flexibilität
Märkte ändern sich, und Kundenwünsche werden individueller.
- Schnellere Anpassung: Unternehmen mit gutem BPM können ihre Abläufe schneller auf neue Kundenbedürfnisse anpassen.
- Individualisierung: Strukturierte Prozesse bilden oft erst die Basis, um Mass-Customization (individuelle Produkte zu Serienpreisen) überhaupt wirtschaftlich anbieten zu können.
BPM-Nutzen für das Unternehmen
Management / Geschäftsführung / Vorstand / Eigentümer- Strategische Kontrolle & Risikominimierung
„Im globalen Wettbewerb ist Effizienz kein Ziel, sondern die Eintrittskarte. Die wahre Stärke von BPM liegt darin, Komplexität beherrschbar zu machen und so Raum für Innovation zu schaffen.“
1. Strategischer Nutzen: Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit
Unternehmen ohne Prozessmanagement agieren oft wie ein Orchester ohne Dirigent – jeder spielt seine Noten gut, aber das Zusammenspiel ist disharmonisch.
- Transparenz & Steuerung: BPM ersetzt „Bauchgefühl“ durch Daten. Man sieht sofort, wo Flaschenhälse (Bottlenecks) liegen und wo Geld verbrannt wird.
- Agilität: Nur wer seine Prozesse kennt, kann sie schnell ändern. Wenn sich der Markt wandelt, erlaubt BPM eine gezielte Anpassung statt panischem Aktionismus.
- Skalierbarkeit: Ein Unternehmen kann effizienter wachsen, wenn Abläufe reproduzierbar sind. Ohne definierte Prozesse führt Wachstum oft zu Qualitätsverlust und Chaos.
2. Operativer Nutzen: Effizienz und Qualität
Hier geht es um das tägliche streben nach “Exzellenz” im Markt.
- Vermeidung von Doppelarbeit: In Silo-Strukturen wissen Abteilungen oft nicht, was die andere tut. BPM deckt Redundanzen auf und leitet Diskussion zur Reduktion von “Wast” ein.
- Fehlerminimierung: Standardisierte Abläufe reduzieren die menschliche Fehlerquote. Wenn jeder weiß, was zu tun ist, sinkt die Zahl der Rückfragen und Nachbesserungen.
- Wissenstransfer: Verlässt ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen, geht ohne Prozessdokumentation oft das implizite Wissen verloren. BPM sichert dieses intellektuelle Kapital.
3. Rechtlicher Nutzen: Die Nachweisbarkeit (Auditsicherheit)
In einer Zeit, in der Regulierungen wie die DSGVO, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder ISO-Zertifizierungen den geschäftlichen Alltag bestimmen, ist BPM die "Versicherungspolice" des Unternehmens. Ohne BPM ist Compliance oft ein reaktives "Feuerlöschen" kurz vor dem Audit. Mit BPM wird Compliance zu einem integrierten Standard, der automatisch im Hintergrund mitläuft. Man arbeitet nicht für die Compliance, sondern man arbeitet compliant.
- Compliance & Regulierung: Unternehmen müssen nachweisen können, wie sie arbeiten. Ohne BPM ist dieser Nachweis kaum rechtssicher zu führen. Kunden, Regulierungsbehörden und Auditoren verlangen nicht nur Versprechen, sondern Beweise. BPM liefert die Antwort auf die Frage: "Wer macht was, wann, womit und wie?"
- Datenschutz (DSGVO) durch "Privacy by Design": Die DSGVO fordert, dass Datenschutz kein Aufsatz, sondern Teil der Abläufe ist.
- ISO-Normen (ISO 9001, ISO14001, ISO27001, …). Für viele Branchen ist eine ISO-Zertifizierung die Eintrittskarte zum Markt. Die ISO fordert eine klare Strukturierung der Prozesse. BPM liefert genau diese Prozesslandkarten. Die ISO verlangt, dass Prozesse nicht nur existieren, sondern verbessert werden. Der BPM-Lebenszyklus deckt diese Anforderung nativ ab.
- "Internal Controls" (IKS): BPM ermöglicht die Integration eines Internen Kontrollsystems (IKS) direkt in den Arbeitsablauf
BPM-Nutzen für die IT
BPM schlägt die Brücke zwischen Business und Technik - Höhere Servicequalität & Schnelligkeit
„BPM befreit die IT von der Rolle des 'Brandlöschers' und macht sie zum Architekten der digitalen Transformation. Klare Prozesse sind der Code, auf dem eine erfolgreiche Automatisierung läuft.“
Ohne sauberes BPM wird die IT zum Flaschenhals und zum Verwalter von technischem Schulden (technical debs). BPM verwandelt die IT von einer reinen „Bestellannahme“ für Tickets in einen „Business Enabler“, der aktiv zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt.
- Transparenz und die IT-Business-Alignment-Brücke: Die IT versteht, warum eine bestimmte Software-Funktion kritisch ist, weil sie den Platz im End-to-End-Prozess sieht.
- Anforderungsmanagement: BPM - insbesondere in der Notation BPMN - dient als “Lingua Franca”. Anforderungen werden in Prozessen statt in vagen Textwüsten formuliert.
- "Clean before Digitizing": BPM verhindert das Digitalisieren von Fehlern. Bevor eine neue Software ausgerollt wird, sorgt BPM dafür, dass der Prozess erst optimiert und dann automatisiert wird.
- Digitalisierung & KI: Man kann einen schlechten Prozess nicht sinnvoll automatisieren. Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man am Ende einen schlechten digitalen Prozess. BPM ist das Fundament für jede IT-Einführung.
BPM-Nutzen anhand von Prinzipien
Der Nutzen von Prozessmanagement lässt anhand von "Einstellungen" und Prinzipien beschreiben.
- Prinzip der Wertorientierung. Prozessmitarbeiter kennen die Unternehmens- und die Geschäftsprozessziele und agieren in ihrem Wirkungsbereich danach. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem Geschäftsprozesse an Zielen und formulierten Wirkungen (Outcomes) ausgerichtet werden.
- Prinzip der Kundenorientierung. Jeder Geschäftsprozess muss seine Kunden und deren Anliegen bzw. Anforderungen kennen! Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem die Wertketten systematisch und strukturiert an den identifizierten Bedürfnisse und verschriftlichen Anforderungen der Prozesskunden ausgerichtet werden, um damit eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen.
- Prinzip der Leistungsorientierung. Jeder Geschäftsprozess muss die Leistungen bzw. Workproducts sowie deren Funktions- und Qualitäts-Ausprägungen kennen! Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem eine hohe Transparenz über die Abläufe und deren Wertbeiträge in Bezug auf die zu produzierenden Leistungen für eine systematische und strukturierte Planung, Kontrolle und Steuerung vorhanden ist.
- Prinzip der Ablauforientierung. Mit der Ablauforientierung gehen idR. die Verringerung der nicht notwendigen Schnittstellen, die Vermeidung von Medienbrüchen, die Vermeidung und Reduktion von Fehlern bei Übergaben und die Schaffung von klaren internen Kunden-Lieferanten Beziehungen sowie einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation einher. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem eine hohe Transparenz über die Geschäftsprozesse und deren Bezug zur Zuständigkeiten vorhanden ist. Nach dem Ansatz Structure follows Process werden Aufbauorganisationsstrukturen eher am Workflow ausgerichtet anstatt von Funktionen.
- Prinzip der laufenden Verbesserung. Die tatsächlichen Prozessleistungen (Ist-Werte) werden begleitend gemessen und mit den gewünschten Planwerten vergliechen. Geschäftsprozesse werden so kontinuierlich verbessert – Lernen aus Fehlern.
BPM-Nutzen entlang des Prozessreifegrades
Der Nutzen von Prozessmanagement lässt sich entlang des Prozessreifegrades beschreiben.
BPM-Nutzen entlang des Lebenszyklus
Der Nutzen von Prozessmanagement lässt sich entlang des Solutions-Lifecycles argumentieren.
1. Transform the Business
Optimierung der Effektivität – „Do the right things.“
Um formulierte Unternehmensziele zu erreichen, hat Prozessmanagement die Fragen zu klären, welche Aktivitäten bzw. Prozesse und Vorhaben wirkungsvolle und nachhaltige direkt und indirekt zur Zielerreichung beitragen. Daher ist die Optimierung der Effektivität ein zentrales Anliegen und Aufgabenstellung des normativen und des strategischen Prozessmanagements.
Zentrale Ergebnisse dieser Bestrebungen sind
- ein Orientierungsrahmen in Form von Prozesslandkarten (As-Is und To-Be),
- eine hohe Transparenz und Kenntnis über die strategische Bedeutung und den Wertbeitrag von einzelnen Geschäftsprozessen in Form von Prozessportfolios,
- ein abgestimmtes Bild über den vorhandenen Ist-Zustand und das gewünschten Soll-Zustand der Geschäftsprozesse in Form von periodischen durchgeführten Reifegradbeurteilungen zur Messung des Management-Commitments sowie
- ein abgestimmtes Bild über einen Fahrplan bzw. Investitionsmaßnahmen bei Geschäftsprozessen in Form von Projektroadmaps aus denen hervorgehet, welche Geschäftsprozess optimiert werden sollen.
2. Change the Business
Optimierung der Effizienz – „Do the things right“
Die Prozessbeschreibung liefert die Grundlagen zur Klärung, ob Prozessaktivitäten und die produzierten Prozessergebnisse (Output) gemäß der Steuervorgaben "richtig" ausgeführt und geliefert werden.
- Steigerung der Leistungstransparenz, Produkt- und Servicequalität - verbesserte Transparenz durch Beschreibung der Leistungen (Outputs) und der Leistungsparameter.
- Steigerung der Prozesstransparenz - verbesserte Transparenz durch Beschreibung der Arbeitsabläufe zur Produktion der Leistungen. Qualitativ hochwertige Prozessdokumentation unterstützen die Kommunikation und Wissenssicherung.
- Besseres Rollen- und Aufgabenverständnis - Personalentwicklung - systematischer Kompetenzaufbau bei Prozessmitarbeitern (z.B. Führungs- und Managementkompetenz, Methoden- und Toolkompetenz) und Teammitgliedern (z.B. Teamkompetenz).
- Wissensmanagement - nachhaltiger Wissenstransfer durch Teamarbeit, „lessons learned“ und Dokumentation der Prozessoptimierung.
- Ausweitung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
- Besseres Risiko- und Compliance Management.
3. Run the Business
Stabile und zuverlässige Abläufe – „Perform and improve the right things right“
Die Prozessausführungsaufzeichnungen liefert die Grundlagen zur Klärung, ob Prozessaktivitäten und die produzierten Prozessergebnisse (Output) gemäß der Steuervorgaben "richtig" ausgeführt und geliefert werden.
- Plantreue - höhere Plantreue durch operative Zielplanung (Erfolgs-, Leistungs- (Kapazitäts-) und Aufwandsplanung) als Grundlage für eine professionelle Steuerung.
- gezielte Prozesskontrolle / Prozess Monitoring - Kontrollierbarkeit - gezielte Prozesssteuerung. Die Überwachung des Systems hat zum Ziel, die Wirksamkeit der Struktur der Organisation zu erkennen, um die Basis für eine ständige Weiterentwicklung zu schaffen. Durch eine Messung und Überwachung der Produkte und der Prozesse soll sichergestellt werden, dass nur konforme Produkte und Dienstleistungen zum Prozesskunden gelangen können.
Die genannten Nutzenpotenziale können nur dann wirksam werden, wenn Prozessmanagement systematisch, sinnvoll, gezielt und konsequent umgesetzt wird.
Der BPM Business Case
Um Stakeholder (besonders das Management) zu überzeugen, reicht es nicht zu sagen, dass Prozesse „besser“ werden. Du musst den Nutzen in Geld, Zeit oder Risiko ausdrücken.
"Quick-Win" Tabelle für den Business Case
| Nutzenkategorie | Metrik (KPI) | Erwarteter Effekt |
|---|---|---|
| Effizienz | Durchlaufzeit (Cycle Time) | Reduktion um bis zu 30% vom AS-IS |
| Qualität | Fehlerrate / Nacharbeitsquote | Senkung um bis zu 15% |
| Kosten | Prozesskosten pro Vorgang | Ersparnis pro Transaktion um bis zu 15% |
| Compliance | Audit-Dauer | Verkürzung um 50% durch Knopfdruck-Berichte |