Prozesssteckbrief Prozessschulungen

Prozess-Steckbrief - Process Trainings - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessanalyse

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPS-PA	Geschäftsprozessschulungen	Business Process Analysis Prozessschulungen

Prozesskontext

Der Prozessschulungen-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

1. BPI - Prozessoptimierung
2. oBPR - Prozessbetrieb
3. Qualitätsmanagement
4. Projektmanagement
5. Personalmanagement
6. Enterprise Architektur - die Prozessarchitektur ist eine Teil des Unternehmensarchitektur

Prozesszweck

Die Mission von Prozessschulungen besteht darin, den Mitarbeitern das erforderliche Wissen, die Fähigkeiten und das Verständnis zu vermitteln, um Geschäftsprozesse effektiv auszuführen. Prozessschulungen haben zum Ziel, die Kompetenz der Mitarbeiter in Bezug auf die Prozesse einer Organisation zu entwickeln und sicherzustellen, dass sie die Prozessanforderungen verstehen und entsprechend handeln können.

Die Hauptziele der Prozessschulungen sind:

1. Verständnis der Prozesse: Die Schulungen sollen den Mitarbeitern ein umfassendes Verständnis der Prozesse vermitteln, einschließlich des Prozessziels, des Ablaufs, der Aktivitäten, der Verantwortlichkeiten, der Abhängigkeiten und der Interaktionen mit anderen Prozessen oder Stakeholdern. Durch dieses Verständnis können die Mitarbeiter den Kontext und die Bedeutung ihrer Aufgaben innerhalb des größeren Prozessrahmens erfassen.
2. Kompetenzentwicklung: Die Schulungen zielen darauf ab, die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zu entwickeln, um die Prozesse effektiv auszuführen. Dies kann technische Fähigkeiten im Umgang mit Prozesswerkzeugen oder -systemen, analytische Fähigkeiten zur Prozessoptimierung oder Soft Skills wie Kommunikation, Teamarbeit und Problemlösung umfassen.
3. Fehlerreduzierung: Durch Schulungen sollen Fehler und Missverständnisse bei der Prozessausführung minimiert werden. Indem den Mitarbeitern das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten vermittelt werden, können sie die Prozesse korrekt und effizient ausführen, was zu einer Verringerung von Fehlern, Verzögerungen und Problemen führt.
4. Standardisierung: Prozessschulungen unterstützen die Standardisierung der Prozessausführung. Indem allen Mitarbeitern einheitliches Wissen und Fähigkeiten vermittelt werden, kann eine konsistente und standardisierte Umsetzung der Prozesse sichergestellt werden. Dies fördert die Effizienz, Qualität und Transparenz der Prozesse.
5. Anpassung an Veränderungen: Schulungen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich an Veränderungen in den Prozessen anzupassen. Wenn sich Prozesse aufgrund von Verbesserungen, neuen Technologien oder geänderten Anforderungen ändern, helfen Schulungen den Mitarbeitern, sich mit den neuen Prozessen vertraut zu machen und ihre Aufgaben entsprechend anzupassen.
6. Wissensaustausch und kontinuierliches Lernen: Prozessschulungen fördern den Wissensaustausch und das kontinuierliche Lernen innerhalb der Organisation. Durch Schulungen werden Mitarbeiter motiviert, ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit anderen zu teilen, Best Practices zu identifizieren und gemeinsam an der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse zu arbeiten.

Die Mission von Prozessschulungen besteht darin, die Mitarbeiter dazu zu befähigen, die Geschäftsprozesse effektiv auszuführen, ihre Aufgaben zu verstehen und zur kontinuierlichen Verbesserung

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. hohe Kundenzufriedenheit mit den Prozessdokumentation (Fitness-for-Use, Fitness-for-Purpose)

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. eine hohe Informationsqualität der Prozessdokumentation, Prozessakte.

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Strategischen Prozessmanagement Prozesses sind:

1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
2. Prozessverantwortliche
3. Prozess-Stakeholder - die gesamte Organisation.

Prozessbeschreibung

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keiner

ereignisgesteuerter Auslöser

• (mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zur Prozessdokumentation

Prozessinput

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

1. Wissen im Prozess - wird mit jeden Prozessdurchlauf generiert (Transaktionsdaten)
2. Wissen über den Prozess - BPM-Repository.

Prozessablaufs

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Die Aktivitäten von Prozessschulungen umfassen verschiedene Schritte, um den Mitarbeitern das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten für die Prozessausführung zu vermitteln. Die spezifischen Aktivitäten können je nach den Anforderungen des Unternehmens und den Schulungsmethoden variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie die folgenden Schritte:

1. Bedarfsanalyse: Eine Bedarfsanalyse wird durchgeführt, um den Schulungsbedarf zu ermitteln. Dies beinhaltet die Identifizierung der Prozesse, für die Schulungen erforderlich sind, sowie die Bestimmung der Zielgruppe und der spezifischen Schulungsanforderungen.
2. Schulungsziele festlegen: Basierend auf der Bedarfsanalyse werden klare Schulungsziele festgelegt. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein (SMART-Ziele).
3. Schulungsplanung: Ein Schulungsplan wird erstellt, der die Details der Schulung enthält. Dies umfasst den Zeitplan, den Schulungsumfang, die gewählte Schulungsmethode (z. B. Präsenzschulungen, E-Learning, Workshops) und die Schulungsmaterialien, die verwendet werden.
4. Entwicklung von Schulungsmaterialien: Die Schulungsmaterialien werden entwickelt, um den Schulungszielen gerecht zu werden. Dies kann Präsentationen, Fallstudien, Übungen, Videos, Handbücher oder interaktive Lernmodule umfassen.
5. Schulungsdurchführung: Die eigentliche Schulung findet statt, bei der den Teilnehmern die Prozesse erklärt und das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten vermittelt werden. Dies kann in Form von Vorträgen, Gruppendiskussionen, praktischen Übungen oder Simulationen erfolgen.
6. Interaktives Lernen: Die Schulungen sollten interaktiv gestaltet sein, um das Engagement und die Beteiligung der Teilnehmer zu fördern. Dies kann durch den Einsatz von Gruppenarbeit, Rollenspielen, Fallstudien oder Diskussionen erreicht werden.
7. Überprüfung des Lernfortschritts: Der Lernfortschritt der Teilnehmer wird überprüft, um sicherzustellen, dass sie die Schulungsinhalte verstehen und anwenden können. Dies kann durch schriftliche oder mündliche Prüfungen, Tests oder praktische Aufgaben erfolgen.
8. Feedback und Evaluierung: Nach der Schulung wird Feedback von den Teilnehmern eingeholt, um die Wirksamkeit der Schulung zu bewerten und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Dies kann in Form von Fragebögen, Umfragen oder informellen Diskussionen erfolgen.
9. Follow-up und Unterstützung: Nach der Schulung ist es wichtig, den Mitarbeitern weiterhin Unterstützung anzubieten. Dies kann durch Nachbetreuung, zusätzliche Schulungen, individuelles Coaching oder den Zugang zu Ressourcen wie Handbüchern oder Online-Plattformen geschehen.
10. Kontinuierliches Lernen: Prozessschulungen sollten als Teil eines kontinuierlichen Lernprozesses betrachtet werden. Es ist wichtig, regelmäßige Schulungen anzubieten, um Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten und sie zu motivieren, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.

Die Aktivitäten von Prozessschulungen zielen darauf ab, den Mitarbeitern das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten zu vermitteln, um die Prozesse effektiv auszuführen und zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

1. Tutorials - Schulungsressourcen
2. Trainingsakte

Prozessabschluss

Quality Stage Gate:

Prozessrollen

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

• Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

• Responsible: Prozessmanager

• Contribut: Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder, Prozesskunde, Prozesslieferanten.

• Inform: die Prozesscontroller

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage, Speichern von Transaktionsdaten)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)

Prozess-Anhang

• siehe BPM-KB