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Prozesssteckbrief Prozessreifegradbeurteilung

Prozess-Steckbrief - Process Maturity Assessment - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessreifegradbeurteilung

Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID​

Prozess-IDProzess-Titelweitere Bezeichnungen
BPM-BPS-ProzessreifegradbeurteilungBusiness Process Maturity Assesment
Prozessreifegrad-Assessment

Prozesskontext​

Der Prozessreifegradbeurteilungs-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

  1. nBPM - Normatives Geschäftsprozessmanagement
  2. sBPM - Prozesscontrolling mit den Prozessleistungsberichten
  3. BPI - Prozessoptimierung
  4. oBPR - Prozessbetrieb
  5. Strategisches Management
  6. Qualitätsmanagement

Prozesszweck​

Die Prozessreifegradbeurteilung (auch bekannt als Process Maturity Assessment) hat die Mission, den Reifegrad von Geschäftsprozessen zu bewerten und zu verbessern. Diese Methode wird oft im Rahmen des Prozessmanagements verwendet, um die Effizienz, Wirksamkeit und Qualität von Geschäftsprozessen zu analysieren. Die Kenngröße dient auch zur Messung des "Leadship-Commitments". Die Mission der Prozessreifegradbeurteilung ist es, eine hohe Transparenz über einen Reifegrad zum Zeitpunkt der Beurteilung sicherzustellen. Der Prozessreifegrad misst, wie weit ein einzelner Geschäftsprozess bzw. Prozessgebiet im Vergleich zu Referenz- respektive Best Practice Modellen entwickelt ist. Die Prozessreifegrad-Messungen zielen meist auf Initiativen zur Prozessoptimierung oder auf eine Standortbestimmung der Fähigkeiten ab.

  1. Der Zweck von Prozessoptimierungen (process improvement initiative) ist es, die Wirksamkeit (Outcome, Wirtschaftlichkeit) und Effizienz (Produktiviät = Output/Input) einzelner Prozesse bzw. von Prozessgebieten zu verbessern.
  2. Der Zweck der Prozessfähigkeits-Bestimmung (capability determination approach) ist es, die Stärken, Schwächen und Risiken ausgewählter Prozesse in Bezug auf einen bestimmten festgelegten Anforderungen durch die verwendeten Verfahren und deren Ausrichtung auf die Geschäftsanforderungen zu identifizieren und bei Bedarf Organisationsentwicklungsmaßnagmen (OE) einzuleiten. Bei der Fähigkeitsbeurteilung werden häufig die 4Ps (Product-Process-People-Partner) zur Strukturierunmg herangezogen.

Die Prozessreifegradbeurteilung dient u.a. zur Beurteilung und Entwicklung sowie Verankerung der BPM-Kultur & - Fähigkeiten in der Organisationen.

Die angestrebte Wirkung / Impact dieses Services ist es,

  • die Bereitschaft für Veränderung bei den betroffenen Prozessmitgliedern zu fördern, indem ein objektives Bild über die eigenen BPM-Fähigkeiten in der Organisation im Vergleich zu "Good- Practice" dargestellt und kommuniziert wird. Das "Transparentmachen" von erreichten Fähigkeitsstufen und/oder Fähigkeitslücken unterstützt die Organisationsentwicklung sowie die systematische Planung von Prozess-Bebauungsplänen bzw. Process- und/oder Enabler-Roadmaps.
  • ein BPM-Kultur anhand von definierten und messbaren Leadership- Kriterien nachhaltig zu verankern. Die abgestimmten Qualitätskriterien des Prozessreifgradmodells ermöglichen eine nachvollziehbare Messung und Steuerung der "Reife und Qualität" von Prozesse basierend auf "Good Practice". Sie dienen auch dazu den "Leadership-Anspruch" und die Erwartungen an die Prozessverantwortlichen zu kommunizieren.

Prozesskennzahlen​

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)​

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

  1. eine SMARTe-Formulierung der Ansprüche (To-Be: Wo wollen wir hin?) einzelner Geschäftsprozesse zu erhalten.
  2. die hohe Einsicht zu den vorhanden Fähigkeiten (AS-IS) und angewendeten Referenzen zu erreichen [Zufriedenheit mit Nutzen des Assessments]. Eine effiziente zeitpunktbezogenen Standort- bzw. Positionsbestimmung (As-Is: Wo stehen wir heute? Was haben wir bereits geschafft?) für einzelne Geschäftsprozesse im Hinblick auf Prozessfähigkeiten zu ermöglichen. Die Kriterien für die Reifegradbeurteilung werden sowohl im Self-Assessement auch bei Prozessaudits verwendet.
  3. schnell Schwachstellen und Lücken (Gaps) für einzelne Geschäftsprozesse zu identifizieren. Die identifizierten Lücken zwischen "Wirklichkeit (As-Is) und Wunsch (To-Be)" bei den Prozessfähigkeiten helfen bei der Identifikation, Beschreibung, Ableitung und Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen (KVP).
  4. eine hohe Zufriedenheit der Führungskräfte und der Prozessmitarbeiter mit den Liefergegenständen (Prozessreifegradbericht, Reifegrad-Checkliste) zu erreichen. [Schulnotensystem, direkte Befragung]. Die Vergleichbarbkeit mit der Anwendung der ISO 15504 für interne und/oder externen Prozessbenchmarks für einzelne Geschäftsprozesse zu verbessern.

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen​

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

  1. eine hohe Effizienz bzw. Leistungsproduktivität Evidenzdaten[=Output/Input] zu erreichen. (Richtwert kleiner 5PT)
  2. eine nachweisliche hohe Informationsqualität bei den Evidenzdaten erreichen [Schulnotensystem, Qualität der Evidenzdaten, Nachvollziehbarkeit]

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen​

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

  1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden​

Die Prozesskunden des Prozesses sind:

  1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
  2. Prozessverantwortliche, Prozessmanager
  3. Prozessmitglieder
  4. Prozess-Architekten, Prozessanalysten
  5. Risikomanager, Qualitätsmanager, Controller

Prozessbeschreibung​

Eine Prozessreifegradbeurteilung (auch als Process Maturity Assessment bezeichnet) ist eine Methode zur Bewertung des Reifegrads von Unternehmensprozessen. Sie dient dazu, den aktuellen Zustand der Prozessreife zu ermitteln und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Ein Reifegradmodell hilft dem Prozessmanagement bei der Bewertung und dem Anstoßen von Verbesserung bei Prozesse. Mit Reifegraden lässt sich außerdem die Leistung von Prozessen vergleichen und das "Leadership" messen. Die Leistung eines Unternehmens wird durch seine Prozesse erbracht. Das Prozessmanagement soll die wichtigen Prozesse eines Unternehmens ziel- und ergebnisorientiert gestalten, verbessern und immer wieder erneuern. Doch wie lässt sich feststellen, wie gut das Prozessmanagement arbeitet? Ein Instrument dazu ist ein Reifegradmodell (ISO15504) mit regelmäßigen Prozessreifegradbeurteilungen. Ein Reifegradmodell erleichtert die objektive Beurteilung der Prozessfähigkeiten.

Die Prozessreifegradbeurteilung hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern, Effizienz und Qualität zu steigern, Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Sie fördert die Etablierung einer prozessorientierten Denkweise und unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Prozessreifegrad-Beurteilung für Einzelprozesse​

Die Prozessreifegrad-Beurteilung auf Einzelprozessebene umfasst die Aktivitäten: Prepare-Collect-Assess-Report zur Standort- und Zielbestimmung einzelner, ausgewählter Geschäftsprozesse.

Prozessreifegrad-Beurteilung für Prozesslandkarten​

Die Prozessreifegrad-Beurteilung auf Prozesslandkartenebene umfasst die Aktivitäten: Prepare-Collect-Assess-Report zur Standort- und Zielbestimmung von alle identifizierten Prozesse in der jeweiligen Landkarte. Die Ergebnisse der Prozessreifegrad-Beurteilung auf Einzelprozessebene werden in der Prozesslandkarte zusammengefasst.

Prozessauslöser​

zeitgesteuerter Auslöser​

Im BPM-Kalender werden die Termine des wiederkehrenden Prozessreifegradmessungen verwaltet.

ereignisgesteuerter Auslöser​

(mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zur Prozessreifegradbeurteilung:

  • Wird häufig im Zuge von BPI-Vorhaben und/oder Projekten durchgeführt.
  • Wird häufig bei Wechsel des Prozessverantwortlichen durchgeführt ("Kassasturz")

Prozessinput​

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

  1. Process-Assets aus dem BPM-Repository (Prozessbeschreibungen, Prozesstransaktionsaufzeichnungen, Prozesshandbuch, Porzessberichte, ...)
  2. Prozessreifegrad-Modellen -
  3. Referenzmodellen - Good Practice Referenzen
  4. Normen ISO 15504, ISO19011, ...
  5. Beurteilungskriterien - Checklisten

Prozessdiagramm​

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Prozessablaufs​

Zu aktuellen Aktivitätsbeschreibungen siehe BPM-Repository.

Der Ablauf der Prozessreifegradbeurteilung orientiert sich an der ISO19011. Die ISO 19011 ist ein Leitfaden für das „Auditieren von Managementsystemen„. Der Prozess der Prozessreifegradbeurteilung umfasst typischerweise mehrere Schritte:

  1. Prepare - Vorbereitung. In dieser Phase werden die Ziele der Beurteilung festgelegt, die zu bewertenden Prozesse definiert und ein Team für die Durchführung der Beurteilung zusammengestellt. Bei Bedarf ist "Awareness" und Orientierung zu Prozessreifegrad-Modellen, Referenzmodellen, den Normen und den Beurteilungskriterien zu schaffen. Es ist ein Assessment-Plan zu erarbeiten und azustimmen (WARUM, WAS, WER, WANN, WIE). Die Reifegradbeurteilungs-Checkliste nach dem internationalen Standard ISO 15504 (SPICE, PAM = Process Assessment Model) dient dabei als Vorgabe für die Durchführen von Bewertungen von Geschäftsprozessen. Der Reifegrad wird Mittels 6.stufiger Skale bestimmt. Die Reifegrad-Beschreibung ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsprozess.
  2. Collect - Datenerhebung: Das Team sammelt Informationen über die zu bewertenden Prozesse, einschließlich der Arbeitsprodukte, Aufzeichnungen und Dokumentation, Prozessbeschreibungen, Leistungsdaten und Feedback von Mitarbeitern. Dies kann durch Interviews, Umfragen, Dokumentenanalyse und Beobachtungen erfolgen.
  3. Assess - Bewertung: Weiters erfolgt die Sichtung der Informationen, Arbeitsprodukte, Verfahren usw. Die ausgef�llte Reifegradbeurteilungs-Checkliste basierend auf den ermittelten und bereitgestellten Arbeitsprodukten, Dokumenten und Aufzeichnungen zur Standortbestimmung. Das Team analysiert die gesammelten Daten und bewertet die Prozesse anhand der definierten Reifestufen im gew�hlten Reifegradmodell. Dabei werden die Bewertungskriterien und Kennzahlen des Modells herangezogen, um den aktuellen Reifegrad festzustellen. Es erfolgt die Beurteilen des As-Is-Situation in Bezug auf die Good-Practise-Referenzmodelle. Weiter erfolgt die Besprechung und Abstimmung der Einsch�tzungen mit den Prozessmitgliedern. Es erfolgt eine Identifikation von L�cken und die Ableitung von Ma�nahmen zur Verbesserung des Reifegrades.
  4. Report - Ergebnisbericht: Die Ergebnisse der Beurteilung werden in einem Bericht zusammengefasst. Dieser enthält eine Bewertung des aktuellen Reifegrads jedes Prozesses, identifizierte Stärken und Schwächen, Verbesserungspotenziale und Empfehlungen für Maßnahmen zur Steigerung der Prozessreife. Bei Bedarf werden die Evidenzdaten bereitgestellt. Es wird der Assessmentbericht präsentieren und die Next Steps besprochen.
  5. Action - Maßnahmenplanung: Basierend auf den Ergebnissen werden konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessreife entwickelt und in der Prozessplanung berücksichtigt. Es werden Ziele definiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und ein Zeitplan für die Umsetzung festgelegt.
  6. Monitor - Umsetzung und Überwachung: Die geplanten Maßnahmen werden implementiert und deren Fortschritt überwacht. Es können regelmäßige Überprüfungen und Nachbewertungen durchgeführt werden, um den Erfolg der Maßnahmen zu bewerten und weitere Anpassungen vorzunehmen.

Die Prozessreifegradbeurteilung hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern, Effizienz und Qualität zu steigern, Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Sie fördert die Etablierung einer prozessorientierten Denkweise und unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Prozessoutput​

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

  1. Reifegradbeurteilungsbericht.
  2. DOC-Repository - Depot der Evidenzdaten von Aufzeichnungen und Nachweisdokumenten.

Prozessabschluss​

Quality Stage Gate:

  • (mündliche oder schriftliche) Annahme der Liefergegenstände (Reifegrad-Arbeitsmappe)
  • abgestimmte Prozessroadmap und OE-Roadmap (für Next Steps)

Prozessrollen​

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

  • Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

  • Responsible: Prozessanalyst

  • Contribut: BPM-Office Team, Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder

  • Inform: CPO, Porzessarchitekt, Führungskräfte, BPM-Steering-Board

Prozesstools​

  • BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage)
  • BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
  • PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)

Prozess-Anhang​

Begriffe​

  • Der Prozessreifegrad misst, wie weit ein einzelner Geschäftsprozess im Vergleich zu Referenz- respektive Best Practice Modellen entwickelt ist.
  • Ein Prozessreifegradmodell – auch Process Assessment Model (PAM) genannt – beschreibt die Methodik und Praktiken die für Bewertungen von Geschäftsprozesse herangezogen werden.
  • ISO15504
  • ISO19011