Prozesssteckbrief Prozessmodellierung

Prozess-Steckbrief - Process Modeling - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessanalyse

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPS-PA	Geschäftsprozessmodellierung	Business Process Analysis Prozessmodellierung

Prozesskontext

Der Prozessmodellierung-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

1. BPI - Prozessoptimierung
2. oBPR - Prozessbetrieb
3. Qualitätsmanagement
4. Projektmanagement
5. Enterprise Architektur - die Prozessarchitektur ist eine Teil des Unternehmensarchitektur

Prozesszweck

Die Mission der Prozessmodellierung besteht darin, Geschäftsprozesse grafisch oder textuell darzustellen, um ein besseres Verständnis für ihre Struktur, ihre Abläufe und ihre Beziehungen zu gewinnen. Prozessmodelle dienen als visuelle oder textbasierte Repräsentationen von Geschäftsprozessen und unterstützen Unternehmen bei der Analyse, Optimierung, Kommunikation und Automatisierung von Prozessen.

Neben den Prozessmodellen werden idR. weitere Informationsmodelle wie etwa Rollenmodellen, Dokumentationsmodelle, Informationssystemmodelle, Kennzahlenmodelle usw. abgeleitet und dokumentiert.

Die Prozessmodellierung umfasst verschiedene Methoden und Notationen, wie zum Beispiel BPMN (Business Process Model and Notation), UML (Unified Modeling Language), Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) oder ISO-Flussdiagramme. Diese ermöglichen es, Prozesse auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen und in verschiedenen Detailgraden darzustellen. Die Prozessmodellierung setzt dabei verschiedene Diagrammtypen ein, wie etwa das Kollaborationsdiagramm, das Flussdiagramm oder das Choriographie-Diagramm.

Durch die Mission der Prozessmodellierung können Unternehmen ihre Prozesse besser verstehen, analysieren, optimieren, kommunizieren und automatisieren. Dies trägt zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit bei und unterstützt die kontinuierliche Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse. Bei der Modellierung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung einzuhalten.

Die Hauptziele der Prozessmodellierung sind:

1. Prozessverständnis: Durch die Modellierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ein klares Verständnis dafür entwickeln, wie die Prozesse ablaufen, welche Schritte involviert sind, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie Informationen fließen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Prozesse besser zu verstehen und ihre Aufgaben effektiver auszuführen.
2. Prozessanalyse und Optimierung: Prozessmodelle dienen als Grundlage für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen es, Schwachstellen, Engpässe, Redundanzen oder ineffiziente Abläufe zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Durch die Simulation von Prozessmodellen können potenzielle Auswirkungen von Änderungen oder Verbesserungen vorhergesagt und bewertet werden.
3. Kommunikation und Zusammenarbeit: Prozessmodelle bieten eine gemeinsame Sprache und visuelle Darstellung, um Prozesse innerhalb des Unternehmens oder mit externen Partnern zu kommunizieren. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, über Prozesse zu diskutieren, Anforderungen zu klären, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Dadurch wird die Zusammenarbeit und das Verständnis zwischen den verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern verbessert.
4. Prozessautomatisierung: Prozessmodelle dienen als Ausgangspunkt für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Modellierung können Unternehmen identifizieren, welche Teile des Prozesses automatisiert werden können und wie die Prozesslogik in IT-Systemen implementiert werden kann. Prozessmodelle unterstützen die Entwicklung von Workflow-Systemen, Business Process Management (BPM)-Plattformen und anderen Automatisierungslösungen.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. hohe Kundenzufriedenheit mit den Prozessmodellen (Fitness-for-Use, Fitness-for-Purpose)

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. eine hohe Informationsqualität der Prozessmodelle und der Objektbeschreibungen.

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Strategischen Prozessmanagement Prozesses sind:

1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
2. Prozessverantwortliche
3. Prozess-Stakeholder - die gesamte Organisation.

Prozessbeschreibung

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keiner

ereignisgesteuerter Auslöser

• (mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zur Prozessanalyse
• Besondere Entwicklungen in der Organisation.

Prozessinput

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

1. vorhandene Process-Assets (BPM-Repository, Process Insight)
2. Prozess- und Arbeitsaufzeichnungen (Records)

Prozessablaufs

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Die Aktivitäten der Prozessmodellierung umfassen verschiedene Schritte, um Geschäftsprozesse grafisch oder textuell darzustellen. Die spezifischen Aktivitäten können je nach der gewählten Methodik und den Anforderungen des Unternehmens variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie die folgenden Schritte:

1. Identifikation und Auswahl der zu modellierenden Prozesse: In dieser Phase werden die relevanten Prozesse ausgewählt, die modelliert werden sollen. Es können Kernprozesse, kritische Prozesse, komplexe Prozesse oder solche, die Verbesserungspotenzial haben, identifiziert werden.
2. Prozessanalyse und Informationen sammeln: Vor der Modellierung werden Informationen über den ausgewählten Prozess gesammelt. Dies umfasst das Verständnis des aktuellen Prozessablaufs, der Aktivitäten, Rollen und RACI, Verantwortlichkeiten, Input- und Output-Daten, Entscheidungspunkte, Abhängigkeiten und Interaktionen mit anderen Prozessen oder Stakeholdern, Werkzeuge und Informationssysteme.
3. Auswahl der Modellierungsmethode und -notation: Es werden die geeigneten Modellierungsmethoden und Notationen ausgewählt, um den Prozess grafisch oder textuell darzustellen. Beispiele für gängige Notationen sind BPMN (Business Process Model and Notation), UML (Unified Modeling Language) oder Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK).
4. Prozessmodellierung: Basierend auf den gesammelten Informationen wird der Prozess grafisch oder textuell modelliert. Dies beinhaltet das Erstellen von Diagrammen oder Dokumenten, die den Prozessablauf, die Aktivitäten, die Entscheidungen, die Rollen, die Datenflüsse und andere relevante Informationen darstellen.
5. Validierung und Überprüfung: Nach der Modellierung wird das erstellte Prozessmodell auf seine Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz überprüft. Es wird überprüft, ob das Modell den tatsächlichen Prozess korrekt abbildet und ob es verständlich und nutzbar ist. Feedback von relevanten Stakeholdern kann eingeholt werden, um mögliche Verbesserungen vorzunehmen.
6. Dokumentation und Kommunikation: Das modellierte Prozessmodell wird dokumentiert und für die Kommunikation und den Zugriff durch die relevanten Stakeholder bereitgestellt. Dies kann in Form von Prozessbeschreibungen, Diagrammen, Handbüchern oder digitalen Modellierungswerkzeugen erfolgen.
7. Aktualisierung und Pflege: Prozessmodelle sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Prozesszustand und Veränderungen widerspiegeln. Es ist wichtig, das Modell kontinuierlich zu pflegen, um seine Relevanz und Genauigkeit aufrechtzuerhalten.

Die Aktivitäten der Prozessmodellierung dienen dazu, Geschäftsprozesse verständlich, anschaulich und strukturiert darzustellen. Durch die Modellierung können Unternehmen Prozesse analysieren, verbessern, kommunizieren und automatisieren, um ihre Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

1. Prozessdokumentation im BPM-Repository
2. Prozessauswertungen

Prozessabschluss

Quality Stage Gate:

• freigegebene Prozessanalyse-Bericht

Prozessrollen

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

• Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

• Responsible: Prozessanalyst

• Contribut: Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder, Prozesskunde, Prozesslieferanten

• Inform: die Auftraggeber

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)
• Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe)-Tool

Prozess-Anhang

• siehe BPM-KB