Prozesssteckbrief Prozessdokumentation

Prozess-Steckbrief - Process Documentation - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessanalyse

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPS-PA	Geschäftsprozessdokumentation	Business Process Analysis Prozessdokumentation

Prozesskontext

Der Prozessdokumentation-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

1. BPI - Prozessoptimierung
2. oBPR - Prozessbetrieb
3. Qualitätsmanagement
4. Projektmanagement
5. Enterprise Architektur - die Prozessarchitektur ist eine Teil des Unternehmensarchitektur

Prozesszweck

Die Mission der Prozessdokumentation besteht darin, Informationen über Geschäftsprozesse systematisch zu erfassen, zu organisieren und zu kommunizieren. Sie zielt darauf ab, ein umfassendes und konsistentes Wissen über die Prozesse in einer Organisation zu schaffen und sicherzustellen, dass dieses Wissen für alle relevanten Stakeholder zugänglich ist.

Die Hauptziele der Prozessdokumentation sind:

1. Wissenssicherung: Durch die Dokumentation von Geschäftsprozessen wird das Wissen in und über diese Prozesse festgehalten und für zukünftige Nutzung und Referenzierung gesichert. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass das Prozesswissen auch bei Personalwechseln oder organisatorischen Veränderungen erhalten bleibt.
2. Einheitliches Verständnis: Die Prozessdokumentation schafft ein einheitliches Verständnis über die Prozesse innerhalb der Organisation. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten dieselben Informationen über den Ablauf, die Aktivitäten, die Verantwortlichkeiten und die Interaktionen der Prozesse haben. Dadurch werden Missverständnisse und Fehler reduziert und die Effizienz der Zusammenarbeit verbessert.
3. Prozessanalyse und Verbesserung: Die Prozessdokumentation dient als Grundlage für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Indem sie den aktuellen Prozessablauf, die relevanten Kennzahlen und die Problemstellen darstellt, ermöglicht sie es den Mitarbeitern, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung zu entwickeln.
4. Compliance und Audit: Eine umfassende Prozessdokumentation unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, Richtlinien und Standards. Sie stellt sicher, dass die Prozesse den definierten Regeln und Vorschriften entsprechen und ermöglicht eine Überprüfung und Dokumentation der Compliance durch interne oder externe Auditoren.
5. Schulung und Einarbeitung: Die Prozessdokumentation dient als Schulungsmaterial und Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich schnell mit den Prozessen vertraut zu machen und ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Die Dokumentation kann auch als Referenz für Schulungen und kontinuierliche Weiterbildung dienen.

Die Prozessdokumentation kann verschiedene Formen annehmen. In der Prozessakte werden Prozessbeschreibungen, SOPs (Standard Operating Procedures), Handbüchern oder digitalen Prozessdokumentationswerkzeugen, und Prozessberichte verwaltet. Die Wahl der geeigneten Formate hängt von den Anforderungen der Organisation und den Bedürfnissen der Stakeholder ab.

Durch die Mission der Prozessdokumentation können Unternehmen ein umfassendes und zugängliches Wissen über ihre Prozesse aufbauen, die Zusammenarbeit verbessern, die Effizienz steigern und die Einhaltung von Standards gewährleisten.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. hohe Kundenzufriedenheit mit den Prozessdokumentation (Fitness-for-Use, Fitness-for-Purpose)

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. eine hohe Informationsqualität der Prozessdokumentation, Prozessakte.

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Strategischen Prozessmanagement Prozesses sind:

1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
2. Prozessverantwortliche
3. Prozess-Stakeholder - die gesamte Organisation.

Prozessbeschreibung

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keiner

ereignisgesteuerter Auslöser

• (mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zur Prozessdokumentation

Prozessinput

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

1. Wissen im Prozess - wird mit jeden Prozessdurchlauf generiert (Transaktionsdaten)
2. Wissen über den Prozess - BPM-Repository.

Prozessablaufs

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Die Aktivitäten der Prozessdokumentation umfassen verschiedene Schritte, um Informationen über Geschäftsprozesse systematisch zu erfassen, zu organisieren und zu kommunizieren. Die spezifischen Aktivitäten können je nach den Anforderungen und Methoden des Unternehmens variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie die folgenden Schritte:

1. Informationsbeschaffung: Es werden Informationen über die Prozesse gesammelt. Dies kann im Zuge der Prozessmodellierung(Wissen über Prozesse) durch Interviews mit den Prozessbeteiligten, Beobachtungen vor Ort oder die Analyse von bestehenden Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen oder Richtlinien erfolgen. Wissen im Prozess wird durch jeden Prozesstransaktion gesammelt und gespeichert.
2. Dokumentationsmethoden festlegen: Es werden die geeigneten Methoden zur Prozessdokumentation festgelegt. Dies kann die Wahl der Dokumentationsformate, Tools und Vorlagen umfassen, die zur Erfassung und Organisation der Prozessinformationen verwendet werden.
3. Dokumentation erstellen: Basierend auf den gesammelten Informationen werden die Prozesse dokumentiert. Dies beinhaltet die Erstellung von Prozessbeschreibungen, Flussdiagrammen, Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen oder anderen geeigneten Dokumenten, um den Prozessablauf, die Aktivitäten, die Verantwortlichkeiten und andere relevante Informationen darzustellen.
4. Überprüfung und Validierung: Die erstellte Dokumentation wird überprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und konsistent ist. Dies kann durch interne Reviews, Feedback von Prozessbeteiligten oder Expertenvalidierung erfolgen.
5. Versionierung und Kontrolle: Es werden Mechanismen zur Versionierung und Kontrolle der Prozessdokumentation eingerichtet, um sicherzustellen, dass sie aktuell gehalten wird und Änderungen verfolgt werden können. Dies kann durch die Verwendung von Versionsnummern, Änderungsprotokollen oder Dokumentenmanagementsystemen erfolgen.
6. Bereitstellung und Zugriff: Die dokumentierten Prozesse werden für die relevanten Stakeholder zugänglich gemacht. Dies kann durch die Bereitstellung von Dokumenten in einem gemeinsamen Repository, einem Intranet, einem Workflow-Management-System oder anderen geeigneten Plattformen erfolgen.
7. Schulung und Kommunikation: Die Prozessdokumentation dient als Schulungsmaterial, um neuen Mitarbeitern die Prozesse zu vermitteln. Sie wird auch für die Kommunikation und Abstimmung zwischen den Prozessbeteiligten und anderen Stakeholdern verwendet.
8. Aktualisierung und Pflege: Die Prozessdokumentation wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Prozesszustand und Änderungen widerspiegelt. Es ist wichtig, die Dokumentation kontinuierlich zu pflegen, um ihre Relevanz und Genauigkeit aufrechtzuerhalten.

Die Aktivitäten der Prozessdokumentation dienen dazu, ein umfassendes und konsistentes Wissen über die Geschäftsprozesse zu schaffen, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Einhaltung von Standards zu gewährleisten und die Effizienz der Prozesse zu unterstützen.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

1. Prozessakte

Prozessabschluss

Quality Stage Gate:

Prozessrollen

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

• Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

• Responsible: Prozessmanager

• Contribut: Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder, Prozesskunde, Prozesslieferanten.

• Inform: die Prozesscontroller

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage, Speichern von Transaktionsdaten)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)

Prozess-Anhang

• siehe BPM-KB