Prozesssteckbrief Prozessbenchmarking

Prozess-Steckbrief - Process Analysis - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessanalyse

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPS-BE	Geschäftsprozessbnechmarking	Business Process Benchmarking Prozessbenchmarking

Prozesskontext

Der Prozessbenchmarking-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

1. BPI - Prozessoptimierung
2. oBPR - Prozessbetrieb
3. Qualitätsmanagement
4. Enterprise Architektur - die Prozessarchitektur ist eine Teil des Unternehmensarchitektur

Prozesszweck

Die Mission des Prozessbenchmarkings besteht darin, die Leistung von Geschäftsprozessen zu vergleichen, zu messen und zu verbessern. Es ist ein Verfahren, bei dem Organisationen ihre eigenen Prozesse mit den besten Praktiken anderer Organisationen oder mit internen Maßstäben vergleichen, um Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. aus betroffenen Prozessmitarbeitern beteiligte Prozessmitarbiter zu machen (Engagement)

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. eine hohe Informationsqualität der Prozessbenchmarks.
2. eine nachweisliche hohe Informationsqualität bei den Evidenzdaten erreichen [Schulnotensystem, Qualität der Evidenzdaten, Nachvollziehbarkeit]

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Strategischen Prozessmanagement Prozesses sind:

1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
2. Prozessverantwortliche
3. Prozess-Stakeholder - die gesamte Organisation.

Prozessbeschreibung

Der Prozessbenchmarking-Prozess umfasst typischerweise mehrere Schritte, darunter die Auswahl von Vergleichsunternehmen oder Benchmarks, die Datenerhebung und -analyse, die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten sowie die Umsetzung der ermittelten Maßnahmen.

Durch den Einsatz von Prozessbenchmarking können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, ihre Prozesse effizienter gestalten und die Kundenzufriedenheit verbessern. Es ist ein wertvolles Werkzeug, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben und sich den sich wandelnden Marktanforderungen anzupassen.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keiner

ereignisgesteuerter Auslöser

• (mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zum Prozessbenchmarking
• Besondere Entwicklungen in der Organisation.

Prozessinput

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

1. vorhandene Process-Assets (BPM-Repository, Process Insight)
2. Prozess- und Arbeitsaufzeichnungen (Records)
3. Prozessanalyse-Bericht

Prozessablaufs

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Bei einem Prozessbenchmarking werden verschiedene Aktivitäten durchgeführt, um die Leistung von Geschäftsprozessen zu vergleichen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Die spezifischen Aktivitäten können je nach dem Umfang und der Komplexität des Benchmarking-Projekts variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie folgende Schritte:

1. Zieldefinition: In dieser Phase werden die Ziele und der Umfang des Benchmarking-Projekts festgelegt. Es wird definiert, welche Prozesse untersucht werden sollen, welche Prozessleistungsindikatoren (PLIs) betrachtet werden und welche Vergleichsunternehmen oder Benchmarks verwendet werden.
2. Datenbeschaffung: In dieser Aktivität werden Daten sowohl aus der eigenen Organisation als auch von den Vergleichsunternehmen oder Benchmarks gesammelt. Dies kann quantitative Daten wie Durchlaufzeiten, Kosten, Fehlerquoten oder Kundenzufriedenheitswerte sowie qualitative Informationen über Prozessgestaltung, Organisationsstruktur oder verwendete Technologien umfassen.
3. Datenanalyse: In dieser Phase werden die gesammelten Daten analysiert und verglichen. Es werden Leistungsindikatoren berechnet, wie zum Beispiel der Durchschnittswert, die Standardabweichung oder die Bestwerte der Vergleichsgruppe. Diese Daten werden verwendet, um die eigene Leistung mit den Benchmarks zu vergleichen und Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
4. Identifizierung von Best Practices: Basierend auf den Ergebnissen der Datenanalyse werden erfolgreiche Prozessmerkmale oder Best Practices identifiziert. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass erfolgreiche Unternehmen oder Branchenexperten konsultiert werden, um bewährte Vorgehensweisen zu verstehen und zu dokumentieren.
5. Erstellung von Empfehlungen: Auf Grundlage der identifizierten Best Practices und der ermittelten Schwachstellen werden konkrete Empfehlungen zur Verbesserung der eigenen Prozesse erstellt. Diese Empfehlungen können Veränderungen in den Prozessabläufen, der Organisation, den Technologien oder anderen relevanten Bereichen umfassen.
6. Umsetzung der Verbesserungen: Die entwickelten Empfehlungen werden in die Praxis umgesetzt. Dies kann Änderungen in der Prozessgestaltung, Schulungen für Mitarbeiter, Anpassungen an IT-Systemen oder andere Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse beinhalten.
7. Überwachung und Kontrolle: Nach der Umsetzung der Verbesserungen ist es wichtig, die Auswirkungen zu überwachen und zu kontrollieren. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung der aktualisierten Leistungsindikatoren, um sicherzustellen, dass die gewünschten Verbesserungen erreicht werden.

Die Aktivitäten im Prozessbenchmarking dienen dazu, die Leistung der eigenen Prozesse zu analysieren, bewährte Vorgehensweisen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung abzuleiten. Durch den Vergleich mit anderen Organisationen können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

1. Prozessbenchmark-Bericht / -Präsentation

Prozessabschluss

Quality Stage Gate:

• freigegebene Prozessbenchmark-Bericht

Prozessrollen

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

• Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

• Responsible: Prozessanalyst.

• Contribut: Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder, Prozesskunde, Prozesslieferanten, Benchmarkpartner

• Inform: die Auftraggeber und Benchmarkpartner

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)

Prozess-Anhang

• siehe BPM-KB