Prozesssteckbrief Prozessimplementierung

Prozess-Steckbrief zur Geschäftsprozessimplementierung als eine Phase der Geschäftsprozessoptimierung - Business Process Improvement (BPI)

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPI-K	Geschäftsprozessimplementierung	Business Process Construction Geschäftsprozessbau

Prozesskontext

Dieser Prozess ist ein Hauptprozess der Prozessgruppe Prozessoptimierung. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

• Fachprozess

• Projektmanagement

  • Anforderungsmanagement - Business Analyse
  • Enterprise Architecture

• Produktmanagement

• IT-Management

• Human Ressources

• Rechnungswesen

• Qualitätsmanagement

Prozesszweck

Die Mission der Geschäftsprozessimplementierung besteht darin, das freigegebene Prozesskonzept in einer kontrollierten Umgebung und die geplanten Veränderungen und Verbesserungen der Geschäftsprozesse tatsächlich umzusetzen und in die Praxis umzusetzen, um die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Es geht darum, die neuen Prozesse, Systeme, Technologien und Verfahren zu bauen und sicherzustellen, dass sie effektiv funktionieren und die angestrebten Ziele erreicht werden. Die Geschäftsprozessimplementierung hat das Ziel, die Leistungsfähigkeit, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern und positive Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Die Mission der Geschäftsprozessimplementierung ist es letztendlich, sicherzustellen, dass die geplanten Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden und die beabsichtigten Geschäftsvorteile erzielt werden.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. Kundenzufriedenheit mit der Prozesslösung. Nachweise zur Funktionsfähigkeit des Prozesses in der Testumgebung. Nachweise zur Prozesseffizienzsteigerung anhand der Prozessleistungsindikatoren.
   1. Zufriedenheit der Prozesskunden (Qualität der Prozesslösung und der Prozessdokumentation, hohe Informationsqualität).
   2. Zufriedenheit der Prozessverantwortlichen (Qualität der Prozesslösung, der Projektakte und der Prozessakte).

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. hohe Qualität der Prozesslösung (3Cs - Completeness-Correcteness-Consitency). Erfüllung der Anforderung des Prozesskonzeptes

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Störkennzahl

dienen zur Beurteilung von unerwartete und ungeplanten Störungen und Einflüssen auf den Prozess.

1. #Anzahl Störungen/Zeiteinheit durch fehlende oder falsche Information oder Einmeldungen.

Steuerungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Effizienz des Prozesses.

1. durchschnittliche Prozessmenge. Anzahl der aktiven BPI-Vorhaben.
2. durchschnittliche Prozesskosten für Prozesskonzepte. Diese Kennzahl misst die (Personal-)Kosten, die mit der Durchführung des Prozesses verbunden sind.
3. durchschnittliche Durchlaufzeit misst die Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Eine kürzere Durchlaufzeit deutet auf eine effizientere Prozessausführung hin.
4. die Bearbeitungszeit bezieht sich auf die Zeit, die zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder eines Schrittes innerhalb eines Prozesses benötigt wird. Sie kann dazu beitragen, Engpässe oder ineffiziente Teilprozesse zu identifizieren.
5. Prozessproduktivität = Output/Input = Prozesskonzept / Personalaufwand in €

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Operativen Prozessmanagement - Prozessoptimierungs-Prozesses sind:

1. Führungskräfte (Mitglieder des BPM Governance Boards, Mitglieder der BPM Steering Boards)
2. Prozessverantwortliche
3. Prozessmitarbeiter
4. Kunden des Prozesses (Friendly User)

Prozessbeschreibung

Die Prozessimplementierung folgt der Phase der Prozesskonzeption nach. Geschäftsprozessoptimierung sind meist einmalige Initiativen, die in Form von Organisationsprojekten abgewickelt werden. Typischen Aktivitäten in der Prozessimplementierung sind:

1. Prozessimplementierung initiieren und vorbereiten.
2. Prozesslösung bauen - Soll-Prozesse errichten und Prozesslösung implementieren.
3. Prozesslösung testen - Soll-Prozess verifizieren.
4. Transformationsplan erstellen - Soll-Prozesseinführung planen und abstimmen.
5. Prozesslösung zusammenfassen - Entscheidungsinformationen aufbereiten und bereitstellen .
6. Prozesslösung entscheiden.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keine

ereignisgesteuerter Auslöser

Auftrag zur Prozessimplementierung eines freigegebenen Prozesskonzeptes.

Prozessinput

Wesentlich Inputs für diesen Prozess sind:

1. PM-OHB - Projektmanagement Organisationshandbuch.
2. BPM-OHB - Prozessmanagement Organisationshandbuch.
3. BPM-KB (Wissensbasis Prozessmanagement).
4. Projektakte
5. Prozessakte (aus Vorphase)

Prozessdiagramm

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Abbildung WKD-Diagramm-BPI-Implementierung (Quelle = platinus)

Prozessablauf

Prozesskonzeption: Prozesse analysieren, designen und prüfen. Requirement2Design

Zu aktuellen Aktivitätsbeschreibungen siehe BPM-Repository.

1. Prozessimplementierung initiieren und vorbereiten

In diesem Schritt werden die Grundlagen für die Prozessimplementierung geschaffen. Die Prozessmitglieder werden informiert und das Vorgehen sowie Termine und Ergebnisse abgestimmt. Eine Projektakte wird bereitgestellt. Bei Bedarf erfolgt eine Unterweisung der Teammitglieder. Aktivitäten dieses Prozessschritt sind u.a.:

• ein Briefing für die Prozessimplementierung zu erstellen. Stakeholder benenne, Prozesskonzept vorstellen und die Anforderungen an diese Phase verstehen. (Präsentationen)
• Bei Bedarf Wissen und "Awareness" zu Prozessmanagement an die Stakeholder zu vermitteln und BPM-Ressourcen bereitstellen. (Schulungsunterlagen, BPM-Wiki)
• Vorgehen, Ergebnisse und Termine abstimmen. (Projektunterlagen)
• Umgebungen klären und aufbauen. Eine kontrollierte Umgebung besteht in der Regel aus einer Entwicklungsumgebung und einer Testumgebung. Es sollte tunlichst nicht auf einer Produktivumgebung die Prozessimplementierung erfolgen.
• Projektakte anlegen und IT-Infrastruktur konfigurieren.

2. Prozesslösung bauen - Soll-Prozesse errichten und Prozesslösung implementieren

funktionsfähige Prozesslösung in der Entwicklungsumgebung

In diesem Schritt werden die geplanten Prozessänderungen, die während der Prozessgestaltung entwickelt wurden, in die Praxis umgesetzt. Dies beinhaltet die Implementierung neuer Prozesse, die Aktualisierung bestehender Prozesse und die Integration von Systemen, Technologien und Tools, sowie die Fähigkeitsentwicklung der Leistungsträger die zur Unterstützung der Prozesse erforderlich sind.

1. Process: Organisatorische Veränderungen: Die Implementierung von Geschäftsprozessen erfordert oft organisatorische Veränderungen, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse effektiv funktionieren. Dies kann die Umstrukturierung von Teams, die Neuverteilung von Verantwortlichkeiten (RACI), die Einführung neuer Rollen sowie die Schulung von Mitarbeitern und die Schaffung einer prozessorientierten Kultur umfassen.
2. Product: Technologische Implementierung: Die Einführung neuer Technologien, Softwarelösungen oder IT-Systeme ist oft ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozessimplementierung. Dies beinhaltet die Auswahl geeigneter Technologien, die Konfiguration und Anpassung von IT-Systemen und IT-Services, die Integration mit bestehenden Systemen und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Technologien.
3. People: Change-Management: Die Implementierung von Geschäftsprozessen erfordert ein effektives Change-Management, um sicherzustellen, dass die betroffenen Mitarbeiter die Veränderungen akzeptieren und unterstützen. Dies beinhaltet die Kommunikation der Veränderungen, das Einholen von Feedback, das Management von Widerständen und die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Anpassung an die neuen Prozesse. Ein wichtiger Punkt und oft unterschätzter Punkt ist Das People-Assessment die Vorbereitung der Fähigkeitsentwicklungen.
4. Partner: Integrationsmanagement: Prozesse sind ein ein System eingebettet mit Beziehungen zu anderen Prozessen und Stakeholdern. Diese müssen bei Änderungen ebenfalls berücksichtigt werden.
5. Prozesslösung dokumentieren.
6. Feedback zur Phase wird eingeholt, KVPs erfasst und die Dokumentation im Projektakt abgeschlossen und bereitgestellt.

3. Prozesslösung testen - Soll-Prozess verifizieren

getestete Prozesslösung in der Testumgebung

In diesem Schritt wird die gebaute Prozesslösung getestet. Die Prozessverifikation umfasst verschiedene Aufgaben, die durchgeführt werden, um die Wirksamkeit und Effizienz eines implementierten Geschäftsprozesses zu überprüfen und zu überwachen.

1. Überprüfung der Funktionsfähigkeit, der Effizienz und Effektivität: Es wird überprüft, ob der implementierte Prozess effizient und effektiv funktioniert. Dies beinhaltet die Analyse der Prozessabläufe, die Identifizierung von Verschwendung oder unnötigen Schritten sowie die Bewertung der Prozessergebnisse im Vergleich zu den angestrebten Zielen. Bei der Prozessverifikation werden potenzielle Engpässe, Schwachstellen oder Problembereiche im implementierten Prozess identifiziert. Dies kann auf der Grundlage von Rückmeldungen von Mitarbeitern, Kunden oder anderen Stakeholdern erfolgen.
   1. Structured Walkthrough. Ein Structured Walkthrough ist eine Methode, die verwendet wird, um ein System oder andere Artefakte strukturiert und systematisch zu �berpr�fen. Es handelt sich um eine Art formelle Inspektion, bei der ein Team von Entwicklern, Testern oder anderen relevanten Stakeholdern die zu �berpr�fende L�sung gemeinsam durchgeht und Feedback gibt. Der Zweck eines Structured Walkthroughs besteht darin, potenzielle Fehler, Schwachstellen, Verbesserungsm�glichkeiten und Inkonsistenzen zu identifizieren, bevor die L�sung in die n�chste Phase �bergeht. Der Structured Walkthrough unterst�tzt die Qualit�tssicherung und die Fehlererkennung. Er erm�glicht eine kooperative �berpr�fung der L�sung durch mehrere Personen mit unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen. Dies hilft, Kosten und Aufwand f�r sp�tere Fehlerbehebungen zu reduzieren und die Gesamtqualit�t zu verbessern.
   2. Anwendungsfälle. Dies beinhaltet das durchspielen der definierten Anwendungsfälle oder die Durchführung von Testszenarien, um sicherzustellen, dass die Prozesslösung wie beabsichtigt funktioniert und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Dabei dienen die Anwendungsfälle als Testeingaben.
2. Überwachung der Prozessleistung: Die Prozessverifikation beinhaltet die Überwachung der angestrebten Leistung (Output) des implementierten Prozesses. Dies kann die Überprüfung der produzierten Arbeitsprodukte, von Kennzahlen, Messgrößen und Leistungsindikatoren umfassen, um sicherzustellen, dass der Prozess die gewünschten Ergebnisse erzielt.
3. Prüfung der Einhaltung des Konzeptes, von Richtlinien und Standards: Es wird überprüft, ob der implementierte Prozess dem Konzept, den geltenden Richtlinien, Vorschriften und Qualitätsstandards entspricht. Dies kann interne Unternehmensrichtlinien, branchenspezifische Standards oder gesetzliche Bestimmungen umfassen.
4. Überprüfung der Prozessdokumentation: Die Prozessverifikation beginnt oft mit der Überprüfung der dokumentierten Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und anderen relevanten Dokumenten. Es wird überprüft, ob die Dokumentation vollständig, aktuell und verständlich ist.
5. Abgleich mit den Anforderungen und Zielen: Der implementierte Prozess wird mit den ursprünglichen Anforderungen und Zielen verglichen, um sicherzustellen, dass er den beabsichtigten Zweck erfüllt. Es wird überprüft, ob der Prozess die gewünschten Ergebnisse liefert und den definierten Zielen entspricht.
6. Prozesslösung aus Sicht der Qualitätssicherung freigeben.
7. Feedback einholen: Bieten Sie den Prozessmitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Klarstellungen zu erbitten oder weitere Informationen anzufordern. Nehmen Sie Feedback entgegen und klären Sie mögliche Missverständnisse, um sicherzustellen, dass die Informationen richtig verstanden und interpretiert werden. KVPs erfasst und die Dokumentation im Projektakt und Prozessakte abgeschlossen und bereitgestellt.

Die Prozessverifikation spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung, dass der implementierte Geschäftsprozess den Anforderungen entspricht und die gewünschten Ergebnisse erzielt.

4. Transformationsplan erstellen - Soll-Prozesseinführung planen und abstimmen

Deployment-Plan, Releaseplan, Rolloutplan, Einführungsplan

Bei der Erstellung eines Transformationsplans, der die Umsetzung von Veränderungen und Verbesserungen in Geschäftsprozessen ermöglicht, werden verschiedene Aktivitäten durchgeführt. Die genauen Aktivitäten können je nach Kontext und Umfang der Transformation variieren, aber hier sind einige typische Aktivitäten, die bei der Erstellung eines Transformationsplans berücksichtigt werden:

1. Definition der Transformationsstrategie: Es werden Smarte-Ziele und eine Vision für die Transformation definiert. Es wird festgelegt, was mit der Transformation erreicht werden soll und welche Ergebnisse angestrebt werden. Basierend auf den Zielen und der Ausgangssituation wird eine Transformationsstrategie entwickelt. Es wird entschieden, welche Ansätze (Big-Bang, Phased-Rollout), Methoden und Techniken verwendet werden, um die Veränderungen umzusetzen.
2. Transformationsplan erstellen. Identifizierung der Transformationsmaßnahmen: Es werden konkrete Maßnahmen und Aktivitäten definiert, die erforderlich sind, um die Transformation durchzuführen. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zeitplänen, Ressourcenbedarf und Meilensteinen für jede Maßnahme. An dieser Stelle wir auf den Prozess der Projektplanung verwiesen.
   1. Ressourcenplanung: Es wird festgelegt, welche Ressourcen, wie beispielsweise Personal, Budget, Technologie oder externe Unterstützung, für die Durchführung der Transformation benötigt werden. Es wird ermittelt, welche Ressourcen vorhanden sind und welche zusätzlichen Ressourcen möglicherweise beschafft werden müssen.
   2. Risikoanalyse und -management: Potenzielle Risiken und Hindernisse werden identifiziert und bewertet. Es werden Maßnahmen definiert, um die Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Ablauf der Transformation sicherzustellen. Dies kann die Entwicklung von Maßnahmenplänen, Kontrollmechanismen oder Alternativstrategien umfassen.
   3. Kommunikations- und Change-Management: Ein Plan für die Kommunikation und das Change-Management wird entwickelt. Es werden Strategien festgelegt, um die betroffenen Mitarbeiter und Stakeholder einzubeziehen, Widerstände zu minimieren und eine positive Einstellung zur Transformation zu fördern.
   4. Erstellung eines Zeitplans und Meilensteine: Es wird ein detaillierter Zeitplan erstellt, der die Durchführung der Transformationsmaßnahmen und die Erreichung von Meilensteinen abbildet. Der Zeitplan dient als Leitfaden für die Umsetzung und Überwachung des Transformationsprozesses.
   5. Überwachung und Kontrolle: Mechanismen zur Überwachung und Kontrolle des Transformationsprozesses werden definiert. Es wird festgelegt, wie der Fortschritt gemessen und überwacht wird, um sicherzustellen, dass die Transformation gemäß Plan verläuft und die gewünschten Ergebnisse erreicht werden.
3. Transformationsplan prüfen. Der Transformationsplan wird überprüft und bei Bedarf angepasst. Es werden Feedback und Lerneffekte aus dem Transformationsprozess berücksichtigt, um den Plan kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass die Transformation erfolgreich verläuft.

Diese Aktivitäten bei der Erstellung eines Transformationsplans dienen dazu, eine strukturierte und methodische Vorgehensweise sicherzustellen, um eine erfolgreiche Betriebseinführung der Veränderungen und Verbesserungen im Unternehmen zu ermöglichen.

5. Prozesslösung zusammenfassen - Entscheidungsinformationen aufbereiten und bereitstellen

In diesem Schritt wird das Prozesslösung zusammengefasst sowie die Entscheidungsinformationen (in Form einer Arbeitsmappe) aufbereitet, vorabgestimmt und bereitgestellt.

1. Zusammenfassung der Ergebnisse: Fassen Sie die identifizierten Informationen und Erkenntnisse in einer prägnanten und verständlichen Form zusammen. Verwenden Sie klare und präzise Sprache, um die Kernpunkte zu vermitteln. Dies kann in Form von Berichten, Präsentationen, Zusammenfassungen oder anderen geeigneten Kommunikationsmitteln geschehen. Die Modelle im BPM-Repository werden für den Freigabe-Workflow vorbereitet. Verknüpften Informationen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. Dokumentenlenkung durchführen.
2. Visualisierung: Nutzen Sie Diagramme, Grafiken oder andere visuelle Darstellungen, um komplexe Informationen leichter verständlich zu machen. Visualisierungen können helfen, Trends, Zusammenhänge oder Abweichungen deutlicher zu erkennen und die Kommunikation zu unterstützen.
3. Kommunikation: Kommunizieren Sie die zusammengefassten Informationen klar und verständlich an die relevanten Stakeholder. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil und Ihre Präsentation an das Publikum an, um sicherzustellen, dass die Informationen effektiv vermittelt werden und die Entscheidungsträger angemessen informiert sind. Bei Bedarf Workshops mit den Prozessverantwortlichen für die Vorbereitung der Freigaben durchführen.
4. Feedback einholen: Bieten Sie den Empfängern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Klarstellungen zu erbitten oder weitere Informationen anzufordern. Nehmen Sie Feedback entgegen und klären Sie mögliche Missverständnisse, um sicherzustellen, dass die Informationen richtig verstanden und interpretiert werden. KVPs erfasst und die Dokumentation im Projektakt und Prozessakte abgeschlossen und bereitgestellt.

6. Prozesslösung entscheiden

In diesem Schritt erfolgt die Entscheidung (Go/no-Go) zur Prozesslösung durch die Entscheidungsgremien sowie die Freigabe und Bereitstellung der Mittel für die nächsten Phasen.

1. Prozesslösung präsentieren. Die getestete Prozesslösung wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und diskutiert.
2. Prozesslösung entscheiden. Das Gremium trifft eine Entscheidung über die Annahme der Prozesslösung oder lehnt diese ab. Bei Annahme bzw. Genehmigung sind die Ressourcen für die nächsten Phasen bereitzustellen.
3. Entscheidung dokumentieren.
4. Projektakt (für diese Phase) abschließend dokumentieren und archivieren.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

• Projektakte
  • Process Initiation Statement
  • Briefing für die Prozessimplementierung
  • Projekthandbuch
  • Transformationsplan
• Prozessakte
  • Prozesslösung
  • Prozessdokumentation
  • BPM-Repository (Modelle und Objekte)

Prozessabschluss

• Projektabschlußbericht (PAB) abgenommen.
• Projektakte archiviert.

Prozessrollen

Zur Darstellung von Verantwortlichkeiten wird die RACI-Zuständigkeit verwendet. Innerhalb des Prozesses werden funktionale/prozessuale Rollen aus dem Rollenmodell verwendet.

Prozesszuständigkeiten

• Accountable: Projektauftraggeber (= meist der Prozessverantwortliche).
• Responsible: Projektmanager
• Contribut: Projektteam
• Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten

Im Prozess-Management gibt es verschiedene Rollen, die spezifische Verantwortlichkeiten haben und zum reibungslosen Ablauf beitragen. Die genauen Rollen können je nach Organisation variieren, aber hier sind einige gängige Rollen:

• Prozessarchitekt. Der Prozessarchitekt ist für die inhaltliche Umsetzung des Prozesskonzeptes und deren Elemente verantwortlich.
• Prozessmodellierer. Der Prozessmodellierer ist für die Dokumentation und Pflege des BPM-Repositories zuständig. Dabei sind insbesondere die Modellierungskonventionen und die Richtlinien zur Dokumentenlenkung zu berücksichtigen.
• HR-Experte: Der HR-Experte ist für die People-Readiness-Assessments und die Unterstützung bei der Fähigkeitsentwicklung zuständig.
• IT--Manager: Diese IT-Rolle ist für die Entwicklung und Tests der T-Services zuständig.
• Tester.

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)

Prozess-Anhang

• BPM-Tutorials
• BPM-Anleitungen
• BPM-Referenzen
• BPM-Themenleitfäden