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Prozesssteckbrief Prozessoptimierung

Prozesssteckbrief der Prozessgruppe zur Geschäftsprozessoptimierung - Business Process Improvement (BPI)

info

Geschäftsprozessoptimierung sind meist einmalige Initiativen, die in Form von Organisationsprojekten oder BPI-Programmen abgewickelt werden. Ziel ist es, die Ausrichtung und Leistung ausgewählter Geschäftsprozessen unter der Berücksichtigung von Organisationszielen, Kundenerwartungen und Serviceanforderungen zu verbessern. Der Umfang von BPI fokussiert meist auf einzelne Prozesse oder Prozesscluster. Der laufende Betrieb und die Steuerung der Geschäftsprozesse ist im Umfang nicht enthalten.

Das Operative Prozessmanagement setzt Prozessoptimierungen einzelner Geschäftsprozesse um und betreibt bzw. entwickelt die bestehenden Prozesse im Tagesgeschäft bestmöglich ab, um die vorgegebenen Leistungskennzahlen zu erreichen und die Potenziale bestehender Prozesse auszuschöpfen. Operatives Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des jeweiligen Prozessverantwortlichen.

Der Umfang (LoD - Level of Detail) zur Prozessbeschreibung der BPM-Practices erfolgt auf folgenden Ebene.

Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID​

Prozess-IDProzess-Titelweitere Bezeichnungen
BPM-BPIGeschäftsprozessoptimierungBusiness Process Improvement (BPI)

Prozesskontext​

Dieser Prozess ist ein Prozess des Prozessmanagements und der Enterprise Architectur. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

  • Strategisches Management
  • alle BPM-Prozesse
  • Projektmanagement
  • Produktmanagement
  • IT-Management

Prozesszweck​

Die Mission / der Auftrag dieses BPM-Prozesses ist es:

  1. ausgewählte Geschäftsprozesse zu optimieren.

Prozesskontext​

Die Prozessoptimierung ist ein Prozess im BPM und in der Enterprise Architektur. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

  1. Strategisches Management (Input BPI-Auftrag, Output Projektreporting)
  2. BPM-Prozesse

Prozessziele​

Ziel des Prozessoptimierungs-Prozesses ist es,

ein

Prozesskennzahlen​

Ergebniskennzahlen​

  1. Zufriedenheit der Prozesskunden (Prozessdokumentation).
  2. Zufriedenheit der Prozessverantwortlichen (Prozessdokumentation).
  3. Prozessreifegrad des Einzel-Prozesses je Periode; Trendentwicklung des Prozessreifegrad

Leistungskennzahlen​

  1. Liefergegenständen des BPI-Prozesses
  2. Nachweisliche RoI bei Prozessoptimierungsprojekten

Aufwandskennhalten​

  1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Prozesskunden​

Die Prozesskunden des Operativen Prozessmanagement - Prozessoptimierungs-Prozesses sind:

  1. Führungskräfte (Mitglieder des BPM Governance Boards, Mitglieder der BPM Steering Boards)
  2. Prozessverantwortliche
  3. Prozessmitarbeiter

Prozessbeschreibung​

Geschäftsprozessoptimierung sind meist einmalige Initiativen, die in Form von Organisationsprojekten oder BPI-Programmen abgewickelt werden. Ziel ist es, die Ausrichtung und Leistung ausgewählter Geschäftsprozessen unter der Berücksichtigung von Organisationszielen, Kundenerwartungen und Serviceanforderungen zu verbessern. Der Umfang von BPI fokussiert meist auf einzelne Prozesse oder Prozesscluster. Der laufende Betrieb und die Steuerung der Geschäftsprozesse ist im Umfang nicht enthalten.

Das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) umfasst verschiedene Hauptprozesse, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse effektiv zu gestalten und zu optimieren. Hier sind die typischen Prozesse des BPM:

  1. Prozessanalyse: In diesem Schritt werden die bestehenden Geschäftsprozesse identifiziert, dokumentiert und analysiert, um ihre Stärken und Schwächen zu verstehen. Dabei können Prozessdiagramme, Checklisten und andere Werkzeuge zur Prozessmodellierung verwendet werden.
  2. Prozessdesign: Auf Basis der Analyseergebnisse werden neue Prozesse entwickelt, die eine bessere Leistung oder höhere Effizienz bieten. In diesem Schritt werden auch KPIs (Key Performance Indicators) definiert, um den Erfolg der Prozessverbesserungen messbar zu machen.
  3. Prozessimplementierung: Die neuen Prozesse werden in der Organisation implementiert und die erforderlichen Änderungen an der IT-Infrastruktur und den Geschäftsprozessdokumentationen vorgenommen. Die Mitarbeiter müssen geschult werden, um die neuen Prozesse zu verstehen und anzuwenden.

Diese Prozesse des BPM sind in der Regel zyklisch und wiederholen sich kontinuierlich, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse stets auf dem neuesten Stand sind und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Prozessauslöser​

zeitgesteuerter Auslöser​

keine

ereignisgesteuerter Auslöser​

Auftrag vom sBIM zur Prozessoptimierung

Prozessinput​

  1. Bestandsdaten BPM-Repository
  2. KVP-Maßnahmen aus Prozessaudit
  3. Status Prozessreifegrad

Prozessdiagramm​

Prozessablauf​

  • Prozesskonzeption: Prozesse analysieren, designen und prüfen. Requirement2Design
  • Prozessimplementierung: Prozesse bauen und verifizieren. Design2Solution
  • Prozessbetriebseinführung: Prozesse einführen und abnehmen. Solution2Service

Prozessoutput​

siehe BPM-Dokumente

Prozessabschluss​

Projektsbschlußbericht (PAB).

Prozessrollen​

Prozesszuständigkeiten​

  • Accountable: Projektauftraggeber (=meister der Prozessverantwortliche).
  • Responsible: Projektmanager
  • Contribut: Projektteam
  • Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten​

Prozesstools​

  • BPM-HUB
  • BPM-Repository
  • PM-HUB