Grundbegriffe und das gemeinsame Vokabular
Definitionen zur Fachdisziplin Prozessmanagement
Audio-Podcast
Talk-Format - es unterhalten sich zwei Personen zum Thema
Audio-Podcast (DE): Diskussion zum Nutzen einer gemeinsamen Begriffswelt ( ca. 5min)
Canvas - Infografik
Grafische Darstellung der wichtigsten Aspekte
Abbildung: Teaser mit KI-generiert
Um eine gemeinsame Sprache (Lingua Franca) zu etablieren, werden vom BPM-Office die Basis-Konzepte bereitgestellt und geschult.
- Was ist ein Prozess? (Input → Transformation → Output).
- End-to-End-Sicht: Den Weg von der ersten Kundenanfrage bis zur Auslieferung/Zahlung verstehen.
- Rollen im BPM: Wer ist der Process Owner (Verantwortlicher), wer sind die Process Participant (Ausführende)?
- Was sind Prozessoutputs? Was sind Prozess-Outcomes?
- Was ist einen Prozesslandkarte?
- Was ist ein Prozess-Steckbrief?
- Wie wir der Prozessreifegrad gemessen?
- Was ist das Prozess-Pentagon (KPIs)?
- … und viele weitere Fragen und Begrifee
Methoden zur Wissensvermittlung
Transfer von Wissen von einer Quelle (Experte, Dokument, System) zu einem Empfänger
Um BPM-Grundbegriffe erfolgreich zu vermitteln, werden verschiedenen Methoden angewendet.
1. Das "Analogie-Modell" - BPM greifbar machen
„BPM ist die Architektur des Unternehmens. Die Prozesslandkarte ist unser Stadtplan, der uns die Orientierung gibt; das Prozessmodell ist der Bauplan, der Stein auf Stein vorgibt, wie wir Qualität sicherstellen. Ohne Plan bauen wir kein Haus – warum sollten wir ohne Plan ein Unternehmen führen?“
Abstrakte Begriffe wie "Input", "Output" oder "Instanz" verstehen Menschen am besten durch Vergleiche aus dem Alltag.
- Das Restaurant-Beispiel:
- Prozess: Das Kochen eines Gerichts.
- Input: Die Bestellung und die Zutaten.
- Output: Das servierte Essen.
- Rolle (Process Owner): Der Küchenchef (verantwortlich für das Rezept und die Qualität).
- Instanz: Eine einzelne Bestellung von Tisch 5 (ein konkreter Durchlauf).
- Der Hausbau.Beispiel:
- Die Prozesslandkarte ist der Stadtplan.
- Das Prozessmodell ist der Bauplan für ein einzelnes Haus.
2. Visuelle Vokabelkarten - Cheat Sheets
„Man muss kein Architekt sein, um einen Grundriss zu lesen – und man muss kein Prozess-Experte sein, um einen Workflow zu verstehen. Unsere Vokabelkarten geben jedem die Werkzeuge an die Hand, die eigene Arbeit aktiv mitzugestalten.“
Statt alle 100+ Symbole der BPMN 2.0 zu lehren, konzentrieren Sie sich auf die "Glorreichen Sieben". Erstellen Sie eine einfache Übersichtskarte (digital oder als physischen Aufsteller):
| Symbol | Begriff | Erklärung (für Laien) |
|---|---|---|
| 🟢 | Ereignis (Start) | Der Auslöser: „Kunde ruft an“ oder „Rechnung trifft ein“. |
| 🟦 | Aufgabe (Task) | Hier wird gearbeitet: „Daten prüfen“ oder „Paket packen“. |
| 🔶 | Entscheidung (Gateway) | Die Weiche: „Ja“ oder „Nein“? „Vollständig“ oder „Unvollständig“? |
| 🔴 | Ereignis (Ende) | Das Ziel ist erreicht: „Auftrag abgeschlossen“. |
| ➡️ | Sequenzfluss | Die logische Reihenfolge (der „rote Faden“). |
| 🏊 | Pool / Swimlane | Wer macht es? (Abteilung, Rolle oder System). |
- Poster_BPMN_2.0_Notation.pdf (Quelle = Internet)
3. Die "Prozess-Pyramide" - Struktur verstehen
„Gutes Prozessmanagement bedeutet, Komplexität zu schichten, statt sie zu verstecken. Die Pyramide erlaubt es uns, oben einfach zu bleiben und unten so präzise wie nötig zu werden – für maximale Klarheit auf jeder Ebene.“
Mitarbeiter müssen lernen, auf welcher Flughöhe sie sich bewegen. Das Vokabular unterscheidet sich je nach Ebene:
- Ebene 1: Prozesslandkarte (Strategie) – Begriffe: Leistungsprozesse, Managementprozesse, Serviceprozesse.
- Ebene 2: Geschäftsgebiete (Fachlich) – Begriffe: High-Level End-to-End (E2E)
- Ebene 3: Geschäftsgruppen (Fachlich) – Begriffe: Wertschöpfungskette.
- Ebene 4: Hauptprozesse mit Aktivität/Arbeitsanweisung (Operativ) – Begriffe: Workflows, Schritt-für-Schritt, Checkliste, Screenshot.
4. Gamification: Das "Vokabel-Quiz"
Interaktive Formate bleiben besser im Gedächtnis als Frontalvorträge:
- BPM-Memory: Paare finden (Symbol-Begriff oder Begriff-Definition).
- "Sag es nicht": Ein Tabu-Spiel, bei dem Mitarbeiter BPM-Begriffe erklären müssen, ohne bestimmte Fachwörter zu benutzen (z. B. erkläre "Prozess", ohne "Ablauf" oder "Weg" zu sagen).
5. Das "Living Glossary"
Erstellen Sie eine zentrale Anlaufstelle, die mehr ist als nur Text:
-
Short-Audio-Potcasts.
-
Short-Videos: 60-Sekunden-Clips („Was ist eigentlich ein Process Owner?“).
-
Badges: Mitarbeiter, die ein kurzes Quiz zu den Grundbegriffen bestehen, erhalten ein „BPM Awareness“-Badge in ihrem Profil.