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Prozess-Check – Mach deinen Job einfacher!

Ampellogik zur Visualisierung des “Gesundheitszustandes

Diese Anleitung hilft dir dabei, deine täglichen Arbeitsabläufe unter die Lupe zu nehmen. Ziel ist es nicht, mehr Arbeit zu dokumentieren, sondern Hürden abzubauen und Klarheit zu schaffen.

1. Die 5 „W-Fragen“ für deinen Prozess​

Prozess-Check – Mach deinen Job einfacher!

Gehe einen deiner regelmäßigen Abläufe durch und beantworte diese Fragen:

  • Was ist das eigentliche Ergebnis (Workproduct, Prozess-Output) meiner Arbeit? (Was braucht der „Empfänger“ nach mir wirklich?)
  • Welche Informationen (Prozess-Input) fehlen mir oft, um sofort starten zu können? (Wo muss ich ständig nachbohren?)
  • Wer ist mein direkter Ansprechpartner, wenn es in diesem Schritt hakt? (Ist die Zuständigkeit klar?)
  • Warum machen wir diesen Schritt eigentlich? (Gibt es eine Vorschrift oder „haben wir das schon immer so gemacht“?)
  • Womit arbeite ich? (Sind die Tools, Betriebsmittel und Vorlagen hilfreich oder bremsen sie mich aus?)

Wir wollen eine gemeinsame Sprache sprechen, um Missverständnisse zu vermeiden und unsere Abläufe schneller zu verbessern.

1. Grundvokabular (Die 5 wichtigsten Begriffe)​

  • Input: Was brauchen wir, um anzufangen? (Infos, Daten, Dokumente).
  • Output: Was ist das fertige Ergebnis für den nächsten Schritt oder den Kunden?
  • Schnittstelle: Der "Staffelstab-Wechsel" zwischen zwei Personen oder Abteilungen (Hier passieren oft die meisten Fehler!).
  • Instanz: Ein einzelner Durchlauf (z.B. "Die Reklamation von Herrn Müller" ist eine Instanz des Reklamationsprozesses).
  • Engpass (Bottleneck): Die Stelle im Prozess, die alles aufhält (z.B. langes Warten auf eine Freigabe).

2. Rollenklärung (Wer macht was?)​

  • Kennst du den Process Owner für deine wichtigste Aufgabe? (An wen wendest du dich bei Prozess-Problemen?)
  • Bist du dir über deine Rolle als Process Participant bewusst? (Du bist der Experte für die Ausführung und die Quelle für Verbesserungen!)

3. Prozess-Qualität (Der Selbst-Test)​

Frage dich bei deiner täglichen Arbeit:

  • Transparenz: Finden neue Kollegen sofort die aktuelle Beschreibung für diesen Ablauf?
  • Standard: Machen alle Kollegen diesen Schritt auf die gleiche Weise, oder "kocht jeder sein eigenes Süppchen"?
  • Wertschöpfung: Hilft dieser Schritt dem Kunden oder dient er nur der internen Verwaltung?

4. Nächste Schritte​

  • Identifiziere einen Prozess, der dich aktuell am meisten Zeit oder Nerven kostet.
  • Notiere dir, an welcher Schnittstelle die Informationen hängen bleiben.
  • Bring diesen Punkt zum nächsten Meeting mit – wir schauen uns den Ablauf gemeinsam an.

2. Suchtrupp: Finde die „Zeitfresser“​

Achte in der nächsten Woche auf folgende 7 Anzeichen für schlechte Prozesse:

  1. Warten: Musst du oft auf Zuarbeit oder Freigaben warten?
  2. Suchen: Verbringst du viel Zeit damit, die richtige Datei oder den richtigen Ansprechpartner zu finden?
  3. Doppelarbeit: Erfasst du Daten in einem System, die eigentlich schon woanders stehen?
  4. Korrekturschleifen: Kommen Aufgaben oft zu dir zurück, weil vorher Informationen fehlten?
  5. Medienbrüche: Musst du digitale Daten ausdrucken, händisch bearbeiten oder wieder einscannen?
  6. Überflüssige Schritte: Gibt es Aufgaben, bei denen du dich fragst: "Liest das überhaupt jemand?"
  7. Schatten-IT: Nutzt du eigene Excel-Listen, weil die offiziellen Tools nicht funktionieren?

3. Der Quick-Check: Ist mein Prozess „gesund“?​

Benutze diese Ampel-Skala für deine wichtigsten Prozessaufgabe:

  • 🟢 Grün: Ich weiß genau, was zu tun ist, habe alle Infos und das Ergebnis stiftet Nutzen.
  • 🟡 Gelb: Es läuft meistens, aber es gibt immer wieder Rückfragen oder kleine Verzögerungen.
  • 🔴 Rot: Der Ablauf ist jedes Mal ein kleiner „Kampf“. Ohne Improvisation geht nichts.

4. Dein Feedback-Kanal​

Wenn du einen roten oder gelben Punkt identifiziert hast, melde ihn!

Vorschlag für deine Nachricht an den Prozessverantwortlichen: "In der Rolle als xxx ist mir aufgefallen, dass im Prozess [Name] oft [Problem] auftritt. Das kostet uns pro Woche ca. [Zeit] Stunden. Mein Vorschlag wäre, dass wir [Lösungsidee]."

Was du jetzt tun kannst​

Wähle einen Ablauf aus, der dich diese Woche am meisten geärgert hat. Skizziere ihn kurz auf Papier (Start -> Schritt 1 -> Schritt n -> Ende) und markiere den Punkt, an dem es hakt.