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BPM-Methoden

BPM-Methoden dienen dazu, Prozessmanagement umzusetzen.

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BPM-Methoden

Im Business Process Managements steht eine Vielzahl an Methoden zur Verfügung, wodurch komplexe Zusammenhänge und Prozesse transparent abgebildet und dadurch Potenziale als auch Verschwendungen festgestellt werden können.

Im Folgenden werden einige BPM-Methoden samt ihren Chancen und Risiken dargestellt. Diese Methoden werden u.a. auch im Qualitätsmanagement und im Lean Management angewendet.

Methoden der Informationsbeschaffung, -strukturierung und -aufbereitung​

  1. Desk Research / Internet-Recherche
  2. Interviews / Expertenbefragungen
  3. Beobachtung
  4. Workshops, Moderation
  5. Präsentationen, Berichte
  6. Dokumentationsmanagement, Dokumentenlenkung, Dokumentationskonzepte
  7. Modellierung von Prozessen, Objekten, Repositories
  8. Wissensdatenbanken

Methoden der Situationsdefinition​

Methoden der Organisationsanalyse​

  1. Organisationsstrukturanalyse (Organigramm, Rolllen)
  2. Kontroll-Spanne
  3. Kräftebilder

Methoden der Systemanalyse​

  1. Produktanalysen,
  2. ABC-DB-Analyse
  3. Prozessablaufanalyse, Prozesslandkarten, Prozessreifegrade, Pain-Point-Analysen, Prozesskostenrechnung ; https://www.youtube.com/watch?v=ALuVVdcoouQ
  4. Informationsanalysen
  5. Applikationsanalysen und IT-Systemlandkarten

Methoden des Prozessdesign und Kreativität​

  1. Brainstorming
  2. Methode 6-3-5
  3. Morphologischer Kasten
  4. Twin-Peaks-Modell

Methoden der Zieldefinition und Strategieanalyse​

  1. SMART
  2. Zielgitter
  3. Value Chain, Geschäftsmodell-Analyse; https://www.youtube.com/watch?v=tT60_TofYf4
  4. SWOT-Analysen; https://www.youtube.com/watch?v=I_6AVRGLXGA
  5. Five-Forces-Modell nach Porter; https://www.youtube.com/watch?v=fsClL9ytlgE
  6. Portfolio-Matrixen; https://www.youtube.com/watch?v=sNAUWpk_yvs; https://www.youtube.com/watch?v=j54nbyuJuU8
  7. Lebenszyklusanalyse

Methoden der Entscheidungsfindung​

  1. Entscheidungsbaum
  2. Argumenten-Waage
  3. Business Case Analyse, Investitionsrechnung
  4. Nutzwertanalyse
  5. Risikoanalyse

Wertstromanalyse / Value Stream Mapping​

Mit der Wertstromanalyse wird ein Gesamtüberblick über den Prozess vom Lieferanten bis zum Kunden für Produkte ermöglicht. Diese Übersicht bildet die Grundlage, um Verbesserungspotenziale zu entdecken und ein nachhaltiges Prozessmanagement zu verfolgen.

Erster Schritt der Wertstromanalyse beinhaltet die Auswahl des Produktes oder der Produktfamilie, die betrachtet werden soll. Danach folgt die Erstellung der Ist-Zustands-Wertstromanalyse, um Verschwendungen, Engpässe und Wertschöpfung identifizieren zu können. Mit der Analyse wird am Ende des Prozesses beim Warenausgang begonnen, um den Wertstrom aus Kundensicht betrachten zu können. Es wird sich somit schrittweise zum Wareneingang vorgearbeitet. Dabei werden folgende Daten erfasst:

  • Zykluszeit
  • Rüstzeit
  • Betriebszeit
  • Lagerbestand
  • Kapazitäten
  • Losgrößen
  • Nachbearbeitungsquote
  • Ausschussquote
  • Weitere Prozessdaten bei Bedarf

Neben dem Materialfluss wird der interne Informationsfluss mit Daten über Vorgaben und Planungen sowie der externe Informationsfluss vom Kunden zum Unternehmen und vom Unternehmen zum Lieferanten abgebildet. Im dritten Schritt wird der zukünftige Zustand der Prozesse in einem Soll-Zustands-Wertstrom dargestellt. Dieser beinhaltet möglichst keine Verschwendung und ist auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt.

PDCA-Zyklus​

Der PDCA-Zyklus ist eine Qualitätsmanagement Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. „PDCA" steht für Plan, Do, Check und Act

Hier folgt die Charakterisierung dieser Lean Management Methode.

  • Plan – Planen: Begonnen wird mit der Analyse der Ausgangssituation sowie der Definition des Problems und der Festlegung von Zielen. Darauffolgend werden Strategien und Maßnahmen zur Zielerreichung erarbeitet.
  • Do – Tun: Im zweiten Schritt werden die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt. Je nach Umfang des Problems wird zuerst eine Testphase vor der eigentlichen Umsetzung durchgeführt.
  • Check – Checken: In diesem Schritt werden die angewendeten Maßnahmen und ihre Auswirkungen überprüft. Es wird analysiert, ob das Ergebnis das geplante Ziel erreicht. Sollte die Maßnahme sich als nicht geeignet herausstellen, wird mit dem Zyklus neu begonnen und im Bereich der Planung neue Maßnahmen erarbeitet. War die Maßnahme erfolgreich, wird mit dem nächsten Schritt „Act" fortgefahren.
  • Act – Agieren: In der letzten Phase wird analysiert, ob das Problem gelöst worden ist, die Ziele erreicht wurden oder ein weiterer PDCA-Durchlauf nötig ist. Wenn der Prozess erfolgreich war, werden die Ergebnisse als Standards in den Prozess eingeführt.

Die 3 Mu​

Die 3 Mu stehen für die japanischen Begriffe „Muda" (Verschwendung), „Muri" (Überlastung) und „Mura" (Unausgeglichenheit, Schwankungen)

Muda steht somit für einen nicht wertschöpfenden Aufwand, der Kosten verursacht und damit zu vermeiden ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es mehrere Arten von Verschwendung gibt. Diese lauten:

  1. Überproduktion
  2. Überflüssige Bewegung
  3. Wartezeit
  4. Transport
  5. Prozessübererfüllung
  6. Bestände
  7. Fehler, Ausschuss und Nacharbeit
  8. nicht genutzte Mitarbeiterwissen, wodurch Ideen, Erfahrungen und bestehende Fähigkeiten nicht berücksichtigt oder genutzt werden.

Muri kann neben Überlastung auch eine nicht ergonomische Tätigkeit bedeuten. Tritt Überlastung langfristig auf, können Auswirkungen, zum Beispiel Ausfall von Mitarbeitern oder Anlagen sein oder Organisationen sowie die Lieferkette betreffen.

Mura tritt bei nicht zyklischen Tätigkeiten auf und kann sich in Nebentätigkeiten und Unterbrechungen des Prozessen zeigen.

Zwischen Muda, Muri und Mura bestehen Wechselwirkungen. Durch Mehrarbeit an einem Prozessschritt (Muri), kann es zu Stillstand an einem anderen Ort kommen (Muda). Schwankt diese Situation abwechselnd, ist Mura und somit eine falsche Auslastung festzustellen.

5S-Methode​

Die 5S-Methode des Lean Managements stellt eine fünfstufige Vorgehensweise dar, mit der eine dauerhafte Sauberkeit und Ordnung an Arbeitsplätzen geschaffen werden soll.

Stufe 1: Seiri – Sortieren: Gegenstände, die nicht mehr benötigt werden, sind vom Arbeitsplatz zu entfernen. Dadurch entsteht mehr Übersichtlichkeit und es wird keine Zeit mehr zum Suchen von Gegenständen verschwendet.

Stufe 2: Seiton – Systematisieren: Innerhalb dieser Stufe werden die notwendigen Dinge auf dem Arbeitsplatz aufgeräumt und entsprechend der Wichtigkeit angeordnet.

Stufe 3: Seiso – Säubern: Bei diesem Schritt werden der Arbeitsplatz und die vorhandenen Gegenstände gesäubert. Durch die Vermeidung von Verschmutzung können Fehler und Abnutzungen schneller entdeckt und Mängel erkannt werden.

Stufe 4: Seiketsu – Standardisieren: Die Ergebnisse der drei vorherigen Stufen werden in diesem Schritt zur dauerhaften Regel gemacht und standardisiert. Das heißt Arbeitsplätze werden nach Beendigung der Tätigkeit aufgeräumt und gesäubert.

Stufe 5: Shitsuke – Selbstdisziplin: Im letzten Schritt sollen Mitarbeiter zum dauerhaften Erhalt der Ordnung und Sauberkeit beitragen. Die Überprüfung durch Führungskräfte ist sinnvoll, um auf Abweichungen hinzuweisen und eine nachhaltige Verbesserung zu erreichen.