Geschäftsprozessverantwortlicher
Rollensteckbrief des Geschäftsprozessverantwortlicher - Process Owner
Audio-Podcast
Talk-Format - es unterhalten sich zwei Personen zum Thema
Audio-Podcast zur Rolle Prozessverantwortlicher - Process Owner (Prozess-Eigner)
Audio-Podcast zur Rolle Prozessverantwortlicher (umfassend)
Zusammenfassung
The process owner has the ongoing responsibility and accountability for the successful design, development, deployment, execution, and performance of a complete end-to-end business process. Process ownership can be a full-time responsibility or an added responsibility such as a line or staff function.
Der Prozessverantwortliche ist für die zielorientierte, strategische und operative Steuerung seiner Prozesse zuständig. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl die Zielausrichtung des eigenen Prozesses mit anderen Prozessen als auch die Auswahl nachhaltiger Kennzahlen für die Erfolgsmessung der Prozessleistung. Alle für die Prozesssteuerung und -ausführung benötigten Ressourcen werden von ihm koordiniert.
Rollen-Steckbrief
Kurzbeschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer funktionalen Rolle
| Rollenattribute | Rollenausprägungen |
|---|---|
| Rollentitel | Geschäftsprozessverantwortlicher häufig auch als Prozesseigner, Prozessleiter, Business Process-Owner bezeichnet. |
| Rollen-ID /-kürzel | BPM-FR-BPO |
| Jobgrades Fähigkeitsstufen | Junior-Geschäftsprozessverantwortlicher Geschäftsprozessverantwortlicher Senior-Geschäftsprozessverantwortlicher |
| Kurzbeschreibung | Der Geschäftsprozess-Verantwortliche ist eine funktionale Rolle des Prozessmanagements (BPM) in der Linienorganisation, die die Gesamtverantwortung (Ergebnisverantwortung) für einen bestimmten Geschäftsprozess trägt. Diese Rolle ist das oberste Entscheidungsorgan für den Einzelprozess. Der Prozessverantwortliche hat die Aufgabe, den Prozess zu planen, zu organisieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern, um sicherzustellen, dass die Prozessziele erreicht werden. Der Prozesseigner hat die Letztentscheidung bezüglich der Prozessziele, der Prozesssteuerung beziehungsweise der Veränderungen im Prozess und ist das Bindeglied zum Prozesssteuerkreis. Geschäftsprozessmanagement (BPM–Business Process Management) ist das Anwenden von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Werkzeugen auf Geschäftsprozesse, damit die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder erfüllt werden. Geschäftsprozessmanagement ist ein integriertes Konzept von Führung, Planung & Organisation und Controlling das eine zielgerichtete Überwachung und Steuerung der Geschäftsprozesse ermöglicht. Es ist auf die Erfüllung der Bedürfnisse von Interessensgruppen ausgerichtet und trägt wesentlich dazu bei, die strategischen und operativen Unternehmensziele zu erreichen. Jeder Geschäftsprozess hat einen (1x) ergebnisverantwortlichen und rechenschaftspflichtigen Geschäftsprozess-Verantwortlichen. |
| Rollenziele | Zu den Hauptzielen zählen ... a. eine hohe Transparenz (Control) über den Status und Verlauf des Prozesses sicherzustellen und mittels Prozessreifegrad regelmässig nachweisen. b. die Erreichung der Formalziele (Outcome, Benefits) des Prozesses zu unterstützen. c. die spezifizierten Sachziele des Prozesses zu liefern, insbesondere die spezifizierten Prozessleistungen (Output) innerhalb des gesetzten Kosten-, Termin- und Qualitätsrahmens. d. einen effizienten Einsatz der Prozessressourcen (Input) zu gewährleisten. e. eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Prozessergebnisse bei den Stakeholdern sicherzustellen. |
| Rollenaufgaben | |
| Verantwortung Hat die Pflicht ... | - die Zielerreichung und Performance in seinen Prozessen sicherzustellen. - die kontinuierlichen Verbesserung seines Prozesses sicherzustellen, d.h. kontinuierliche Erhöhung der Prozessleistung (Effektivität & Effizienz) und Steigerung der Prozessreife (und damit der Nachhaltigkeit). - die Prozessreife zu erhöhen: Prozessausrichtung erfolgt ressortübergreifend und End-to-End am Kunden orientiert. Abläufe sind durchgängige und effizient. Entscheidungen werden schnell und übergreifend getroffen. Vereinbarte Zielgrößen werden ständig gemessen. Prozessorientierung ist verankert. - die 3Cs (Completeness-Correctness-Consitency) bei seiner Prozessdokumentation sicherzustellen. |
| Befugnisse Hat das Recht ... | - prozess- und produktbezogene Anforderungen in seinen Prozess einzubringen. - fachliche Prozessvorgaben und Prozessziele festzulegen. - Prozessziele, die zur Messung der Stabilität und Fähigkeit des Prozesses dienen (z.B. Prozessreife), direkt in den betreffenden Organisationseinheiten einzufordern. - die Erhebung festgelegter Messgrößen und die Durchführung von Prozessbewertungen (u.a. Audits) einzufordern. - überarbeitete Prozesse zu prüfen und abzunehmen und gibt die Prozessdokumentation frei. - die Finanzierung/Ressourcenverfügbarkeit/Priorität der prozessualen Themen freizugeben. - Sitz- und Stimmrecht in entsprechenden Gremien - übergeordneten Verantwortlichen Prozessziele zur Verabschiedung vorzuschlagen. - bei Nichteinhaltung über Hierarchie und/oder Regelkreise zu eskalieren. |
| Artefakte | a. Prozessbeschreibungen im Process-REPOSITORY (Wissen über den Prozess). b. Prozessreifegrad-Berichte mit der Beurteilung des Status. c. Prozessakten mit der Dokumentation von BPI-Ergebnissen (Änderungen). d. Prozessführungsvorgaben der Process-Governance (operative Prozessplanung Process-KPIs, Richtlinien). e. Prozessleistungsberichte / Process-CHARTS mit Trenddiagrammen (Wissen im Prozess). f. Prozesstransaktionsdaten im Process-HUB (Aufzeichungen, Nachweise, Daten und Status zur Prozessausführung). |
| Verweise | Prozessverantwortlicher-Rollenspezifikation. BPM-Training-Ressourcen. |
Tabelle Rollensteckbrief
Rollenaufgaben
Die Aufgaben für einen Process-Owner leiten sich aus dem BPM-Framework ab und fokussieren auf das strategische und perative Prozessmanagement. Der Geschäftsprozess-Verantwortliche ist dauerhaft dafür zuständig, komplette end-to-end-Prozesse oder Teile davon zu gestalten, umzusetzen und auszuführen.
Zu den Hauptaufgaben zählen ...
- strategische und operative Planung, Weiterentwicklung, Führung und Ausführung seiner zugewiesenen Geschäftsprozesse. Der Geschäftsprozess-Verantwortliche wirkt auch proaktiv beim strategischen GPM mit und unterstützt die übergreifende Weiterentwicklung der Gesamtheit der Geschäftsprozesse. Er identifiziert prozess- und produktbezogene Anforderungen in seinen Prozessen. Er entwickelt das Prozess-Zielbild für die künftige Ausrichtung seine Prozesse und treibt die Standardisierung seines Prozesses voran.
- Stakeholder-Management: Der Prozessverantwortliche arbeitet eng mit den Stakeholdern des Prozesses zusammen, wie z. B. internen Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Partnern. Er kommuniziert mit ihnen, berücksichtigt ihre Anforderungen und Erwartungen und stellt sicher, dass der Prozess ihre Bedürfnisse erfüllt.
- Prozessoptimierungsprojekte (BPI - Business Process Improvement Initiatives) zu konzipieren, zu implementieren und einzuf�hren. Er beauftragt Prozessanalysen hinsichtlich Optimierung und Automatisierung. Diese Rolle ist h�ufig Auftraggeber der Phasen des Design, Development, Deployment bei Prozessoptimierungsprojekten. Der Gesch�ftsprozess-Verantwortliche �berpr�ft (review), gibt Ergebnisse und Meilensteine von BPI-Initiativen frei (approve) und autorisiert bzw. beauftragt die n�chsten BPI-Abschnitte. Diese Rolle sorgt f�r die Einhaltung IKS relevanter Vorgaben. Er sorgt f�r eine effiziente Gestaltung der Prozessschnittstellen und stimmt sich mit den Schnittstellenpartnern dazu ab. Er sorgt f�r die Dokumentation der Prozesse. Er sorgt f�r Prozess-Know-How-Aufbau bei den Fachexperten.
- Prozessdesign und -planung: Der Prozessverantwortliche ist für die Gestaltung des Prozesses verantwortlich. Dies beinhaltet die Analyse der Anforderungen und Ziele des Prozesses, die Definition der Prozessschritte, die Festlegung der Verantwortlichkeiten und die Entwicklung von Verfahrensanweisungen oder Prozessdokumentationen.
- Gesch�ftsprozessbetrieb zu betreiben, zu �berwachen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Er sorgt f�r die Definition und Implementierung von durchg�ngigen Prozessmessgr��en und deren operativen Zielwerten. Er sorgt f�r den Aufbau und die Ausf�hrung eines funktionsf�higen Prozesscontrollings. Der Gesch�ftsprozess-Verantwortliche f�hrt seine Prozessteams. Der Process Owner hat regelm��ig �ber den Erfolg und die Prozessleistungen (Process Performance, Prozessleistungsindikator) seiner zugeordneten Prozesse Rechenschaft abzulegen. Er sorgt f�r die Durchf�hrung von Soll-Ist Vergleichen anhand der Ziele und der Prozessmessgr��en. Er berichtet regelm��ig zu Prozessleistung, -reife und -ma�nahmen.
- Ressourcenmanagement: Der Prozessverantwortliche ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die erforderlichen Ressourcen für den Prozess zur Verfügung stehen. Dies umfasst die Zuweisung von Personal, Materialien, Technologie oder anderen Ressourcen, um einen reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten.
- Prozessüberwachung und -steuerung: Der Prozessverantwortliche überwacht die Leistung des Prozesses und stellt sicher, dass er gemäß den definierten KPIs (Key Performance Indicators) und Metriken durchgeführt wird. Bei Abweichungen oder Problemen ergreift der Prozessverantwortliche Maßnahmen, um die Prozessleistung zu verbessern und die Ziele zu erreichen. Diese Rolle sorgt für die laufende Kontrolle, Steuerung und (Leistungs-/ Kosten-/ Risiko/ Qualitäts-) Reporting aller Prozesse, Services und Fähigkeiten (Capabilities). Er sorgt für die Planung und Ausführung der operativen Prozessleistungen. Hat bei Abweichungen vom Ziel rechtzeitige zu eskalieren.
- Kontinuierliche Verbesserung: Der Prozessverantwortliche treibt die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses voran. Dies umfasst die Identifizierung von Schwachstellen, Engpässen oder Verbesserungspotenzialen, die Durchführung von Prozessoptimierungen und die Implementierung von Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz, Qualität oder Kundenzufriedenheit.
Die genaue Rolle und Verantwortung eines Prozessverantwortlichen kann je nach Organisation und Prozess variieren. Prozessverantwortliche arbeiten oft eng mit Prozessmanagern, Prozessmitarbeitern und anderen beteiligten Personen zusammen, um sicherzustellen, dass der Prozess effektiv und effizient abläuft und die Ziele der Organisation erreicht werden. Ihre Arbeit trägt zur kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung der Geschäftsprozesse bei.