Geschäftsprozessmitarbeiter
Rollensteckbrief Geschäftsprozessmitarbeiter - Prozessbeteiligte - Process Member
Für alle im Prozess beschriebenen Tätigkeiten sind Prozessbeteiligte für die Prozessausführung zu bestimmen. Mit diesen Rollen wird die zielorientierte Leistungsausführung sichergestellt. Prozessbeteiligte benötigen daher ein grundlegendes Verständnis von Prozessmanagement als Methode und den konkreten Anforderungen in der operativen Ausführung in einzelnen Prozessschritten. Zusätzlich ist die prozessorientierte Denk- und Arbeitsweise in einer konsequenten Wert- und Kundenorientierung bis hin zur permanenten Verbesserung aller Prozessschritte fundamentaler Bestandteil dieser Rollenanforderung.
Rollen-Steckbrief
| Rollenattribute | Rollenausprägungen |
|---|---|
| Rollentitel | Geschäftsprozessmitarbeiter auch Prozessleistungsträger, Prozessmitglieder, Prozessexperten, Subject Matter Experts (SME), Sachbearbeiter oder Process Employee bezeichnet. |
| Rollenkürzel | BPM-FR-MA |
| Jobgrades Fähigkeitsstufen | keine |
| Rollenbeschreibung | Ein Prozessmitarbeiter ist eine funktionale Rolle des Prozessmanagements (BPM) in der Linienorganisation oder eine Person, die aktiv an der Ausführung eines Geschäftsprozesses beteiligt ist. Prozessmitarbeiter sind diejenigen, die die operativen Aufgaben im Rahmen des Prozesses durchführen und dazu beitragen, dass der Prozess reibungslos abläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Unter Prozessmitarbeiter versteht man also jene Rolle die aktive Prozessaufgaben ausführen. Prozessmitarbeiter tragen zur Aufgabendurchführung in den Geschäftsprozessen bei (Contribute). Häufig gibt es in den Geschäftsprozesse noch weitere funktionale (Sub-)Rollen, die dieser Gruppe zugeordnet werden können. |
| Rollenziele | Zu den Hauptzielen zählen ... a. eine effiziente Ausführung der Prozessaufgaben. |
| Rollenaufgaben | Zu den Hauptaufgaben zählen ... 1. Mitwirken bei der Ausführung von zugewiesenen Prozessaufgaben. Einsatz aller definierter Prozessmethoden und Prozessdokumente. Messung der konkreten Prozessleistung im eigenen Prozessumfeld. 2. Mitwirken bei der laufenden Prozessverbesserung/Finetuning. 3. auf Einladung bei Prozessoptimierungsprojekte (BPI - Business Process Improvement Initiatives) mitwirken. Unternehmerisch orientierte Mitgestaltung bei der Gestaltung von Soll-Prozessen. Innerhalb eines Prozesses wird aus den Inputs auf eine definierte Art und Weise ein Output erzeugt. Dazu sind Verfahrensanweisungen, Vorschriften und Rahmenbedingungen zu dokumentieren und deren Einhaltung bei Bedarf/Anfrage nachzuweisen. |
| Verantwortung Hat die Pflicht ... | - die Weiterentwicklung des Prozesses durch Eingabe operativer Verbesserungsvorschlage sicherzustellen. - die Einhaltung der Process-Governance Vorgaben sicherzustellen. - Prozess- und/oder Systemfehler einzumelden. - bei Prozessaudits, insbesondere bei den Nachweisen zu Prozesskontrollen mitzuwirken. |
| Befugnisse Hat das Recht ... | - an den Process Owner bei qualifizierten Prozessrisiken zu eskalieren. - Unterstützung vom Process Owner bei der Verbesserung von Prozessen einzufordern. - seinen Qualifizierungsbedarf zur effizienten Durchführung des Prozesses aufzuzeigen und einzufordern. |
| Artefakte | Prozesstransaktionsdaten im Process-HUB (Aufzeichnungen, Nachweise, Daten und Status zur Prozessausführung). Prozessleistungsbeurteilung, Rückmeldung im Process-FEEDBACK. KVP-Maßnahmen beschreiben und anstoßen im m Process-TICKET. |
| Verweise | Prozessmitarbeiter-Rollenspezifikation. BPM-Training-Ressourcen. |
Tabelle Rollensteckbrief
Rollenaufgaben
Die Rolle des Prozessmitarbeiters umfasst in der Regel folgende Aufgaben:
- Ausführung von Prozessschritten: Der Prozessmitarbeiter ist dafür verantwortlich, die einzelnen Schritte des Prozesses gemäß den definierten Verfahren und Anweisungen durchzuführen. Dies beinhaltet die Bearbeitung von Aufgaben, die Erfassung und Verarbeitung von Daten, die Kommunikation mit Kunden oder anderen Abteilungen und die Einhaltung von Qualitätsstandards.
- Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften: Prozessmitarbeiter müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Richtlinien, Vorschriften und Compliance-Anforderungen einhalten, die für den Prozess gelten. Dies kann den Schutz von Daten, die Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen oder die Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen umfassen.
- Qualitätskontrolle: Prozessmitarbeiter spielen eine wichtige Rolle bei der Qualitätskontrolle. Sie überprüfen die bearbeiteten Aufgaben oder die erzeugten Outputs auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität. Bei Bedarf ergreifen sie Korrekturmaßnahmen oder leiten das Ergebnis an die nächste Phase des Prozesses weiter.
- Dokumentation: Prozessmitarbeiter sind oft für die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten verantwortlich. Dies umfasst das Erfassen von relevanten Daten, das Führen von Protokollen, das Erstellen von Berichten oder das Aktualisieren von Systemen oder Datenbanken.
- Kommunikation: Prozessmitarbeiter müssen möglicherweise mit anderen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten kommunizieren, um Informationen auszutauschen, Anfragen zu beantworten oder Probleme zu lösen. Eine effektive Kommunikation trägt dazu bei, den Informationsfluss innerhalb des Prozesses aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Die genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Prozessmitarbeiters hängen von der Art des Geschäftsprozesses und der spezifischen Organisationsstruktur ab. Prozessmitarbeiter arbeiten oft eng mit dem Prozessmanager und anderen Beteiligten zusammen, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient und effektiv abläuft. Ihre Arbeit trägt zur Erreichung der Prozessziele und zur Kundenzufriedenheit bei.