Geschäftsprozessmanager
Rollensteckbrief Geschäftsprozessmanager - ausführungsverantwortlich - Process Manager
„A process manager actually performs and coordinates the work on a process or processes. Process managers are involved in measuring and monitoring process metrics and drive continuous process improvements“.
Der Prozessmanager unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der operativen Ausführung des Prozesses. Im Unternehmensalltag ist er oftmals für das operative Management des Prozesses verantwortlich.
Rollen-Steckbrief
| Rollenattribute | Rollenausprägungen |
|---|---|
| Rollentitel | Geschäftsprozessmanager |
| Rollenkürzel | BPM-FR-PM |
| Jobgrades Fähigkeitsstufen | Junior-Geschäftsprozessmanager Geschäftsprozessmanager Senior-Geschäftsprozessmanager |
| Rollenbeschreibung | Der Geschäftsprozess-Manager ist eine funktionale Rolle des Prozessmanagements (BPM) in der Linienorganisation, die Aufgaben der Fachdisziplin Geschäftsprozessmanagement durchführt. Ein Prozessmanager ist eine Person oder eine Rolle in einer Organisation, die für die Steuerung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen verantwortlich ist. Der Prozessmanager spielt eine wichtige Rolle im Prozessmanagement und hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Prozesse effektiv, effizient und kundenorientiert sind. Jeder Geschäftsprozess hat einen oder mehrere durchführungsverantwortliche Geschäftsprozessmanager. |
| Rollenziele | Zu den Hauptzielen zählen ... a. die spezifizierten Sachziele des Prozesses zu liefern, insbesondere die spezifizierten Prozessleistungen (Output) innerhalb des gesetzten Kosten-, Termin- und Qualitätsrahmens und diese anhand des Prozessreportings nachzuweisen. b. einen effizienten Einsatz der Prozessressourcen (Input) zu gewährleisten. c. eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Prozessergebnisse bei den Stakeholdern sicherzustellen. |
| Rollenaufgaben | |
| Verantwortung Hat die Pflicht ... | |
| Befugnisse Hat das Recht ... | |
| Artefakte | a. Prozessbeschreibungen im Process-REPOSITORY (Wissen über den Prozess). b. Prozessleistungsberichte / Process-CHARTS mit Trenddiagrammen (Wissen im Prozess). c. Prozesstransaktionsdaten im Process-HUB (Aufzeichungen, Nachweise, Daten und Status zur Prozessausführung). d. MA-Leistungsbeurteilung. |
| Verweise | Prozessmanager-Rollenspezifikation. BPM-Training-Ressourcen. |
Tabelle Rollensteckbrief
Rollenaufgaben
Die Aufgaben für einen Process-Managers leiten sich aus dem BPM-Framework ab und fokussieren auf das operative Prozessmanagement, insbesondere den Prozessbetrieb.
Zu den Hauptaufgaben zählen ...
- PLAN: die operative (Leistungs- und Ressourcen-) Prozessplanung durchführen und mit dem Prozessverantwortlichen abstimmen. Operative Kompetenz- und Ressourcenplanung des Prozesses.
- DO/EXECUTE: die Durchführung und Steuerung der operativen Prozessaktivitäten und somit den laufenden Geschäftsprozessbetrieb sicherzustellen. Dazu gehören die operative Ausführung der definierten Prozessaufgaben im Tagesbetrieb (Execution-Activities). Koordination mit anderen Prozessen (Nahtstellen).
- Stakeholder-Management: Der Prozessmanager arbeitet eng mit den verschiedenen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen und Erwartungen in den Prozessen berücksichtigt und erfüllt werden. Dies umfasst die Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, Kunden, Lieferanten und anderen Partnern, um eine effektive Zusammenarbeit und einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
- CHECK/MONITOR: das begleitende operative Prozess-Controlling durchzuf�hren mit der laufende Kontrolle bzw. �berwachung des Ablaufes, der Outputs und Outcomes. Dazu geh�ren mit Ermittlung und Speicherung von Prozessmessdaten, die Durchf�hren von Prozesskontrollen/Monitoring, die Erstellung von Abweichungsanalyse (Plan-Ist-Leistungsl�cken), operative Korrekturma�nahmen ableiten, bewerten, entscheiden und umsetzen und nachvollziehbar dokumentieren und die Steuerung sowie die Aufbereitung von Prozessberichten/Reporting. Die Berichterstattung umfasst dabei idR. das a.) Leistungs-Reporting (Produktivit�t), b.) Kosten-Reporting, c.) Termin-Reporting, d.) Qualit�ts-Reporting. �berpr�fung und Analyse der Einhaltung der unternehmensweiten Prozessmanagement-Methodik.
- Prozessüberwachung und -steuerung: Der Prozessmanager überwacht die Leistung der Prozesse anhand von definierten PPIs (Process Performance Indicators) und Metriken. Er identifiziert Abweichungen, Engpässe oder Probleme und ergreift entsprechende Maßnahmen, um die Prozessleistung zu verbessern und die Ziele zu erreichen.
- ACT: eine begeleitende kontinuierlichen Prozessverbesserung (BPR – Business Process Refinement) durchzuführen und die Verbesserungsmaßnahmen nachvollziehbar dokumentieren. Koordination von Prozessnahtstellen und Klärung auftretender Konflikte.
- Kontinuierliche Verbesserung: Der Prozessmanager treibt die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse voran. Durch die Anwendung von Methoden wie Lean Management, Six Sigma oder kontinuierlicher Verbesserung identifiziert er Verbesserungspotenziale, führt Veränderungen durch und überwacht die Auswirkungen auf die Prozessleistung.
- STAFFING: Prozessmitarbeiter vorschlagen, führen und motivieren. Dies umfasst neben administrativen Aktivitäten u.a. die MA-Auswahl, das Führen von Zielvereinbarungsgesprächen inkl. Feedbacks, die Förderung der MA-Weiterentwicklung als auch die MA-Leistungsbeurteilung.
- CHANGE: die proaktive Mitwirkung bei Initiativen zur Geschäftsprozessoptimierung, insbesondere bei der Konzeption, Implementierung und Einführung seine Geschäftsprozesse. Sparringpartner für inhaltliche Diskussionen mit den Prozessverantwortlichen.
- Prozessgestaltung und -optimierung: Der Prozessmanager ist mitverantwortlich für die Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dies beinhaltet die Analyse der bestehenden Prozesse, die Identifizierung von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen sowie die Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung.
- Prozessimplementierung: Der Prozessmanager ist für die erfolgreiche Implementierung neuer oder überarbeiteter Prozesse mitverantwortlich. Dies beinhaltet die Kommunikation der Änderungen an die betroffenen Mitarbeiter, Schulung und Unterstützung bei der Anpassung an die neuen Prozesse sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen.
Die Rolle des Prozessmanagers erfordert ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse, analytische Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz, Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen. Durch ihre Arbeit tragen Prozessmanager maßgeblich zur Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit in einer Organisation bei.