Business Process Area Teams

Gremiensteckbrief zu Business Process Management Process Area Teams

---

Gremien-Steckbrief

Gremientitel

Business Process Area Team

Gremienkürzel = BPM-G-PAT

Gremienmission

Die lokale Umsetzungsebene ist verantwortlich für das operative BPM einzelner Geschäftsprozesse. Abhängig von der Struktur der Prozesslandkarte werden mehrere Business Process Area Teams gebildet. Das Gremien der Business Process Area Teams fokussiert auf die Durchführung (Design-Develop-Deploy) von BPI-Initiativen sowie auf die kontinuierlichen Verbesserung im laufenden Betrieb. Das Gremium Business Process Area Team setzt sich i.d.R. aus Process-Owner, Process Managern und Process-Architects sowie Knowledge Domain Experts zusammen. Zur Umsetzung von BP-Improvement Initiativen werden temporäre BPI Project Teams gebildet. Diese Teams sind für die Durchführung von Projektaufträgen aus der BPM-Roadmap als auch für Spezialthemen zuständig.

Anforderungen und Änderungen auf Einzelprozessebene (Process Areas, Prozess Chains, Teilprozesse, Prozess-Schritte sowie Schnittstellen) werden in diesem Gremium vorgestellt, diskutiert und idealerweise auch zur Entscheidung gebracht. Dabei sollen geschäftsbereichsübergreifenden Prozessgemeinsamkeiten erarbeitet und die einzelnen Prozessvarianten bzw. geschäftsbereichsspezifischen Ausprägungen verwaltet werden.

Mit diesen Gremium wird das operative Geschäftsprozessmanagement in der Organisation etabliert und verankert.

Gremienziele

Zu den Hauptzielen zählen ...

1. die Prozess-Transparenz, die Prozess-Effizienz und den Prozessreifegrad zu verbessern.
2. eine hohe Transparenz sicherstellen bei den Prozessabläufen und einer vollständigen und aktuellen Prozessdokumentation.
3. die Prozess-Effizienz (die Prozesse richtig ausführen) sicherstellen und durch den Prozessleistungsberichte nachzuweisen.
4. die kontinuierlichen Verbesserung sicherstellen und durch den Prozessreifegrad-Status nachzuweisen.

Gremienaufgaben

Zu den Hauptaufgaben zählen ...

1. die Durchführung der operativen BPM-Prozesses (oBPM). Die Definition von BPI-Vorhaben und die Einmeldung als Input für das BPM-Portfolio. Dies umfasst die Identifikation des Bedarfs und der Definition der Anforderungen und des Umfanges, die Bewertung und Priorisierung, die Klärung der Ressourcenverfügbarkeit sowie den Entwurf eines groben Implementierungsplan als Input für die BPM-Roadmap.
2. die Durchführung und Unterstützung von Geschäftsprozessoptimierungsprojekten (BPI). Darunter fallen u.a. die Konzeption von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung von Standards und GP-Modellierungsrichtlinien, die Umsetzung von freigegebene Prozesskonzepten sowie die Einführung. Umsetzung der abgestimmten BPI-Projekte. Diese umfasst das laufende Monitoring und Controlling der BPI-Projekte, die Kommunikation und Steuerung des Status sowie den Review and Approval von Schlüsselergebnissen.
3. die Ausführung und Unterstützung bei der laufende Überwachung, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung des GP-Betriebes. Darunter fallen u.a. die periodische Überwachung der Prozessleistungsfähigkeit sowie die Prüfung und Entscheidung von Steuerungsmaßnahmen. Weiters werden die BPM-Fähigkeiten auf Einzelprozesseben periodische überprüft, Verbesserungsmaßnahmen identifiziert und vorgestellt, diskutiert und idealerweise auch zur Entscheidung gebracht. Ziel ist es eine proaktiven Beitrag zur Steigerung der Prozesseffizienz und des Prozessreifegrades auf Einzelprozessebene zu erreichen. Das Prozess-Controlling bei den zugewiesenen durchführen, insbesondere die periodische Evaluierung und kritischen Würdigung des Wertbeitrages der Geschäftsprozesse.
4. Qualifizierungsmaßnahmen im Zusammenhang mit BPM umsetzten. Die Mitwirkung beim Aufbau, der Einführung und der Pflege der von „Knowledge-Bases“ für wissensintensive Geschäftsprozesse.
5. die laufende Unterstützung von installierten Gremien bei den Reviews-Approvals-Authorization Aktivitäten.

Gremienverantwortung

Hat die Pflicht ...

1. größere Änderungen des Prozessmodells aktive kommunizieren und Informationen hierzu austauschen.
2. die Prozessmanagement Jahresplanung inkl. der Prioritäten von BPI-Initativen abzustimmen und die Umsetzung zu unterstützen.
3. die Prozessleistungen kontrollieren und ggf. bei Abweichungen gegenzusteuern. Die Entwicklung der Prozessverbesserungen, der umgesetzten KVP-Maßnahmen sind transparent darzustellen und anhand eines Prozessreporting nachzuweisen.
4. Abweichungen zu erkennen und zu kommunizieren.
5. sicherzustellen, dass die Vorgaben, insbesondere der abgestimmten BPM-Richtlinine eingehalten werden.

Gremienbefugnisse

Hat das Recht ...

1. Änderungen zur Prozessabläufen / Workflows einzubringen und deren Auswirkungen zu evaluieren.
2. den Budgetbedarf zu ermitteln und deren Freigabe zu beantragen.
3. jederzeit Einsicht in die BPM-Dokumentation bei den zugewiesenen Prozessen vorzunehmen.
4. bei Plan-Ist-Abweichungen > 20% zu eskalieren.

Gremienleiter

Das Gremium wird vom Prozessverantwortlichen koordiniert und geleitet und vom Process Architect operativ unterstützt.

Gremiensmitglieder

Das Gremium setzt sich aus

• Prozessmanagern,
• Prozessarchitekten sowie
• Projektmanagern

zusammen.

Periodizität

zeitgesteuert = periodische = monatlich;

ereignisgetrieben, wenn massive Änderungen oder Risiken eintreffen.

Artefakte - Liefergegenstände

• AS-IS und To-BE Prozessbeschreibungen im BPM-Repository.
• Ermitteln und Darstellung des aktuellen Prozessreifegrad-Status.
• Projektakte mit den BPI-Initiativen.
• Prozessreporting
• Liste von KVP-Maßnahmen.

Verweise

• BPM-OHB
• Prozessmitarbeiter-Rollenspezifikation.
• BPM-Training-Ressourcen.