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BPM-Steuerkreis

Gremiensteckbrief zu BPM-Steuerkreis - BPM Steering Board

Gremien-Steckbrief​

Gremientitel​

Geschäftsprozessmanagement-Steuerkreis
auch Prozessmanagement-Lenkungsausschusss, BPM Council, Process Steering Board bezeichnet.

Gremienkürzel = BPM-G-BPSB

Gremienmission​

Das Gremium auf der Steuerungs- und Programmebene hat den Auftrag ...

  1. die Ergebnisse des strategische Prozessmanagement zu planen, umzusetzen sowie zu kontrollieren und zu steuern. Das Gremium Prozesssteuerkreis fokussiert auf die Gestaltung und der wertorientierten Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmodells mit dem Fokus auf allen Geschäftsprozessen.
  2. der Detailplanung von BPM-Roadmaps als Grundlage für den BPM-Führungskreis sowie
  3. der proaktiven Steuerung und Implementierung von Prozessoptimierungsprojekten (BPI-Initiativen) und
  4. der laufenden Geschäftsprozess-Leistungskontrollen im Kontext aller Geschäftsprozesse der Organisation.

Gremienziele​

Zu den Hauptzielen zählen ...

  1. den Beitrag der Geschäftsprozesse zum Unternehmenserfolg zu kennen/messen und somit die Prozess-Effektivität (die richtigen Prozesse) zu optimieren.

  2. eine hohe Transparenz bei der Prozess-Effizienz (die Prozesse richtig ausführen) sicherstellen und deren kontinuierlichen Verbesserung sicherstellen ud durch den Prozessreifegrad-Status nachzuweisen.

Gremienaufgaben​

Zu den Hauptaufgaben zählen ...

  1. die Definition und Verabschiedung von operativen BPM-Führungsvorgaben, insbesondere der Definition des angestrebten Prozessreifegrades über die Zeit. Die Definition von Key Performance Indicator (KPIs) und Prozessleistungsindikatoren (PLI) und der BPM-Controlling-Richtlinien.
  2. die strategische Prozessplanung - die Definition des Business Process Improvement Portfolios. Darunter fallen u.a. das Erkennen und Qualifizieren von (externen/internen) Ver�nderungstreibern auf das Prozessmodell. Die Ableitung und Aufbereitung von Konzepten und Entscheidungsgrundlagen f�r Prozess�nderungen. Das Einbringen und Abstimmen von BPI-Initiativen in die (BPM-/IT) Roadmap bzw. BPM-Portfolios. Die Definition und Abstimmung des Prozessmodells bis auf Ebene 3, insbesondere der Prozesslandkarte inkl. der Nominierung der jeweiligen Prozessverantwortlichen. Alignment zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation herstellen. Dies umfasst die Identifikation des Bedarfs und der Definition des Umfanges, die Bewertung und Priorisierung, die Kl�rung der Ressourcenverf�gbarkeit sowie der Erstellung und Abstimmung einer BPM-Roadmap.
  3. die strategische Prozessimplementierung - die Umsetzung des Business Process Improvement Portfolios: Diese Gremium normiert und unterst�tzt Ergebnisverantwortliche (Accountable, Projekt-Owner und Projektsponsoren) f�r bedeutende Gesch�ftsprozessoptimierungs-Projekte. Dieses Gremium ist befugt und verpflichtet Review-Approval-Authorization Aktivit�ten bei Hauptmeilenstein (Gates) bei BPI-Projekten durchzuf�hren. Meilenstein- Ergebnisse von strategischen BPI-Initiativen werden gepr�ft und diskutiert, Konzepte und Empfehlungen zu �nderungen von Prozessen aus Gesamtsicht entschieden und die n�chsten Abschnitte sowie Budgets und Ressourceneinsatz autorisieren. Diese umfasst das laufende Monitoring und Controlling der BPI-Projekte, die Kommunikation und Steuerung des Status sowie die Abnahme der BPI-Initiativen.
  4. das Prozess-Controlling durchführen, inbesondere die periodische Evaluierung und kritischen Würdigung des Wertbeitrages der Geschäftsprozesse. Dieses Gremium stellt sicher, dass eine unternehmemsübergreifendes und abgestimmtes Process-Performance-Managementsystem etabliert und weiterentwickelt wird. Die Wirkung (Outcome) der umgesetzten und abgeschlossenen Strategischen BPI-Initiativen solle periodische geprüft werden. Diese Gremium stellt sicher das der Prozessreifegrad (Leadership) und die Prozessperformance laufend verbessert werden. Periodische durchzuführende Prozess-Audits werden unterstützt.
  5. der aktive Informationsaustausch, Vernetzung und Synchronisation in Bezug auf Prozessmanagement-Themen (erkannte Potentiale, Handlungsfelder, Veränderungstreiber,...).
  6. die Behandlung und Entscheidung über an den Steuerkreis kommunizierte Eskalationen und Zielkonflikte.
  7. ein Prozessmanagement-Qualifizierungs-, Kommunikations- und Change Management Praktiken dokumentieren und deren Umsetzung überwachen.

Gremienverantwortung​

Hat die Pflicht ...

  1. die unternehmensweite Prozesslandkarte / Prozessmodelle zu erstellen und zu prüfen. Die Entscheidung sollte der BPM-Führungskreis treffen.
  2. die Prozesslandkarte auf Prozessgebietsebene zu erstellen, zu prüfen und zu entscheiden.
  3. die operative Prozessmanagement Jahresplanung inkl. der Prioritäten von BPI-Initativen abzustimmen und die Ressourcen bereitzustellen und die Umsetzung zu unterstützen.
  4. die operative Prozessleistungen aus der Prozesslandkarten-Perspektive zu kontrollieren und ggf. gegenzusteuern. Die Entwicklung der Prozessverbesserungen, der umgesetzten KVP-Maßnahmen sind transparent darzustellen und anhand eines Prozessreporting nachzuweisen.
  5. kommunizierte Eskalationen und Zielkonflikte zu lösen.
  6. sicherzustellen, dass die Vorgaben, insbesondere der abgestimmten BPM-Richtlinine zur Prozessdokumentation und dem Prozesscontrolling eingehalten werden.

Gremienbefugnisse​

Hat das Recht ...

  1. Änderungen zum Prozessmodell und den Prozesslandkarten einzubringen und deren Auswirkungen zu evaluieren.
  2. Prozessverantwortliche zu nominieren.
  3. die Budgetmittel für das Prozessmanagement festzulegen und deren Einsatz zu überprüfen.
  4. jederzeit Einsicht in die BPM-Dokumentation vorzunehmen.
  5. bei Plan-Ist-Abweichungen > 20% zu eskalieren.

Gremienleiter​

Das Gremium wird vom Leiter des BPM-Office koordiniert und geleitet.

Gremienmitglieder​

  • Das Gremium setzt sich aus Führungskräften (Bereichs-/Abteilungsleiter) und ausgewählten Prozessverantwortlichen zusammen.
  • Die Steuerungs- und Programmebene wird durch das zentrale BPM-Office (Leiter BPM-Office, Prozessarchitekten) unterstützt.
  • Die Gremiengröße sollte 10 Mitglieder nicht überschreiten.

Periodizität​

zeitgesteuert = periodische = monatlich;

ereignisgetrieben, wenn massive Änderungen oder Risiken eintreffen.

Artefakte - Arbeitsprodukte​

  • As-Is Prozesslandkarten und der Darstellung des Prozessreifegrades zum aktuellen Zeitpunkt mit Schwerpunkt Prozessgebiets-Ebene.
  • To-Be Prozesslandkarten und Formulierung des Zukunftsbildes mit Schwerpunkt Prozessgebiets-Ebene.
  • BPM-Fachglossar mit der Bereitstellung der wesentlichen BPM-Begriffe und Ressourcen.
  • Prozessreifegrad-Trenddiagramme zeigt die Veränderungen (Verbesserungen bzw. Verschlechterungen) über die Zeit.
  • BPM-Roadmaps (Fahrplan, Themenlandkarte) zeigt einen groben Termin- und Ressourcenplan zum BPM-Projektportfolio
  • BPM-Ressourcenplan
  • BPM-Projektberichte (zu den A-Projekten, B-Projekten). Project-Performance-Managementsystem mit den Projektreports.
  • BPM-Betriebsberichte (zu den A-Prozessen, B-Prozesse). Process-Performance-Managementsystem mit den Prozessreports.
  • Ergänzung der BPM-Governance-Vorgaben auf Einzelprozessebene (Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Sicherheitsanweisungen).
  • Prozessbebauungsplan klärt die Fragestellung, welche die "richtigen Prozesse" für den Unternehmenserfolg sind und welche Geschäftsprozess primär zu bearbeiten sind.
  • Verzeichnis von BPI-Projektakten als Grundlage für die Dokumentation von Reviews and Approvals.
  • Verzeichnis von KVP-Maßnahmen als Nachweise für die Kultur der kontinuierlichen Verbesserungen.
  • Verzeichnis von BPM-Trainingsressourcen inkl. aktueller Trainingsunterlagen.
  • OE-Berichte zur BPM-Verankerung (Schulungsplan, Qualifikations-/Schulungsnachweise).
  • Prozess-Auditprogramm und Audit-Akten.