Prozesssteckbrief Prozessanalyse

Prozess-Steckbrief - Process Analysis - Support-the-Business: Dienstleistung zur Prozessanalyse

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPS-PA	Geschäftsprozessanalyse	Business Process Analysis Prozessanalyse

Prozesskontext

Der Prozessanalyse-Prozess wird in die Prozessgruppe Prozessmanagement-Support eingeordnet. Es bestehen Beziehungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Prozessen:

1. BPI - Prozessoptimierung
2. oBPR - Prozessbetrieb
3. Qualitätsmanagement
4. Enterprise Architektur - die Prozessarchitektur ist eine Teil des Unternehmensarchitektur

Prozesszweck

Die Mission der Prozessanalyse besteht darin, Geschäftsprozesse zu verstehen, zu analysieren und Potentiale zu erkennen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Business Process Management (BPM) und befasst sich mit der systematischen Untersuchung von bestehenden Geschäftsprozessen, um deren Effizienz, Effektivität und Qualität zu erhöhen.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. hohe Transparenz bei den As-Is-Prozessabläufen und deren Elementen.
2. hohe Transparenz bei den As-Is-Prozessleistungsindikatoren.
3. hohe Transparenz bei den As-Is-Prozessarbeitsprodukten.

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. eine hohe Informationsqualität der Prozessanalyse.
2. eine nachweisliche hohe Informationsqualität bei den Evidenzdaten erreichen [Schulnotensystem, Qualität der Evidenzdaten, Nachvollziehbarkeit]

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. eine hohe Transparenz bei den Aufwänden der Prozessinputs sicherzustellen [#Aufwand in PT].

Prozesskunden

Die Prozesskunden des Strategischen Prozessmanagement Prozesses sind:

1. Führungskräfte - Mitglieder der BPM Steering Boards
2. Prozessverantwortliche
3. Prozess-Stakeholder - die gesamte Organisation.

Prozessbeschreibung

Die Prozessanalyse umfasst typischerweise mehrere Schritte, darunter:

1. Identifizierung und Dokumentation der bestehenden Geschäftsprozessabläufe.
2. Erfassen der Prozessleistungsindikatoren und Analyse der Prozesseffizienz.
3. Bewertung der Prozessqualität und Beurteilung des Prozessreifegrades.
4. Qualifikation und Berechnung des Verbesserungspotentials
5. Anstoßen der Optimierungsmaßnahmen

Die Prozessanalyse trägt dazu bei, Transparenz zu schaffen, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Fehler zu reduzieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu erhöhen.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keiner

ereignisgesteuerter Auslöser

• (mündlicher oder schriftlicher) Auftrag zur Prozessanalyse
• Besondere Entwicklungen in der Organisation.

Prozessinput

Wesentlich Inputs für das sBPM sind:

1. vorhandene Process-Assets (BPM-Repository, Process Insight)
2. Prozess- und Arbeitsaufzeichnungen (Records)

Prozessablaufs

Zu aktuellen Prozess-Diagrammen siehe BPM-Repository.

Die Prozessanalyse umfasst typischerweise mehrere Schritte, darunter:

1. Identifizierung und Dokumentation der bestehenden Geschäftsprozesse: In diesem Schritt werden die vorhandenen Prozesse erfasst und in Form von Brown Papers, Diagrammen, Stakeholderlisten oder anderen Modellen dokumentiert. Weiters werden die Erwartungen und Stakeholder-Anforderungen an den Prozesse erhoben und dokumentiert.
2. Erfassen der Prozessleistungsindikatoren und Analyse der Prozesseffizienz: Die Absolutkennzahlen des Prozesspentagons (Menge, Kosten, Zeit, Qualität, Zufriedenheit) werden ermittelt und auf Plausibilität geprüft, die Prozesskosten werden berechnet. Die Prozesse werden auf Engpässe, Verzögerungen, unnötige Schritte oder ineffiziente Abläufe untersucht. Das Ziel ist es, Schwachstellen zu identifizieren und Möglichkeiten zur Optimierung zu finden. Die ESIA-Regel (Eliminate-Simplify-Integrate-Automate) findet dabei Anwendung.
3. Bewertung der Prozessqualität und Beurteilung des Prozessreifegrades: Dieser Schritt beinhaltet die Prüfung der Qualität der Arbeitsergebnisse (Work Products), die durch den Prozess erzeugt werden. Es können Metriken oder Qualitätsstandards definiert werden, um die Leistung des Prozesses zu bewerten. Die Prozessreifegradbeurteilung liefert eine Standortbestimmung der Prozessreife.
4. Qualifikation und Berechnung des Verbesserungspotentials: Auf Grundlage der Analyseergebnisse werden Maßnahmen zur Prozessoptimierung abgeleitet, qualifiziert und qualitativ und quantitativ bewertet. Dies kann die Vereinfachung von Abläufen, die Automatisierung von Aufgaben, die Beseitigung von Redundanzen oder andere Veränderungen umfassen. Bei Bedarf kann eine Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe) erstellt werden.
5. Anstoßen der Optimierungen: Die identifizierten Verbesserungen werden zur Umsetzung angestoßen.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

1. Liste von Prozess-Arbeitsprodukte, Produktsteckbriefe
2. Liste von Prozess-Stakeholdern und deren Anforderungen.
3. Prozessdokumentation
4. Auswertungen zu Prozessleistungsindikatoren (Prozesspentagon)
5. Liste von Verbesserungsmaßnahmen
6. Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe)
7. Prozessanalyse-Bericht / -Präsentation

Prozessabschluss

Quality Stage Gate:

• freigegebene Prozessanalyse-Bericht

Prozessrollen

Strategisches Prozessmanagement liegt in der Verantwortung des Managements.

• Accountable: CPO = Prozessverantwortlicher.

• Responsible: Prozessanalyst

• Contribut: Prozessverantwortliche, Prozessmanager, Prozessmitglieder, Prozesskunde, Prozesslieferanten

• Inform: die Auftraggeber

Prozesstools

• BPM-HUB (für zentrale Dokumentenablage)
• BPM-Repository (für Bereitstellung der Informationsmodelle)
• PM-HUB (für Prozessoptimierungsprojekte)
• Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe)-Tool

Prozess-Anhang

• siehe BPM-KB