Prozesssteckbrief operative Prozessmonitoring

Prozess-Steckbrief zur Geschäftsprozessüberwachung als eine Phase der Geschäftsprozessbetriebes - Business Process Refinement Monitoring (BPR)

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPR-P	operative Geschäftsprozessüerwachung	Business Process Monitoring Prozessplanung

Prozesskontext

Dieser Prozess ist ein Hauptprozess der Prozessgruppe Prozessbetrieb. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

• Fachprozesse

• Strategisches Prozesscontrolling

• Performance-Management, Rechnungswesen

• IT-Management

• Human Ressources

• Qualitätsmanagement

Prozesszweck

Die Mission der operativen Prozessüberwachung besteht darin, die effiziente und reibungslose Ausführung der operativen Geschäftsprozesse zu messen und zu kontrollieren. Sie dient dazu, den Prozessfluss zu überwachen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Prozessleistung zu erbringen. Die operative Prozessüberwachung zielt darauf ab, die Effektivität, Effizienz, Qualität und Einhaltung von Standards in den operativen Abläufen sicherzustellen.

Die wichtigsten Ziele der operativen Prozessüberwachung sind:

1. Überwachung der Prozessleistung: Die operative Prozessüberwachung überwacht kontinuierlich die Leistung der operativen Geschäftsprozesse. Dabei werden verschiedene Leistungskennzahlen, wie z.B. Durchlaufzeiten, Produktivität, Fehlerquoten oder Kundenzufriedenheit, erfasst und analysiert. Dadurch können potenzielle Engpässe, Probleme oder Schwachstellen identifiziert werden.
2. Früherkennung von Abweichungen: Die operative Prozessüberwachung hat die Aufgabe, Abweichungen von den definierten Prozessstandards oder -zielen frühzeitig zu erkennen. Dies erfolgt durch die kontinuierliche Beobachtung und Analyse der Prozessdaten sowie durch den Einsatz von automatisierten Überwachungssystemen und -werkzeugen. Dadurch können Probleme rechtzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
3. Kontrolle und Einhaltung von Standards: Die operative Prozessüberwachung stellt sicher, dass die definierten Standards und Vorgaben in den operativen Abläufen eingehalten werden. Dies umfasst beispielsweise die Einhaltung von Qualitätsstandards, Sicherheitsrichtlinien, gesetzlichen Vorschriften oder internen Richtlinien. Abweichungen werden erkannt und korrigiert, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten.
4. Fehlererkennung und -korrektur: Die operative Prozessüberwachung erkennt Fehler und Mängel in den Prozessabläufen und ergreift geeignete Maßnahmen zur Korrektur. Dies kann die Identifizierung von Ursachen, die Implementierung von Sofortmaßnahmen zur Fehlerbehebung und die Einleitung von Maßnahmen zur langfristigen Prozessverbesserung umfassen.
5. Kontinuierliche Prozessoptimierung: Die operative Prozessüberwachung trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der operativen Geschäftsprozesse bei. Durch die Analyse von Prozessdaten und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen können Prozesse effizienter gestaltet, Engpässe beseitigt und Abläufe optimiert werden. Dies führt zu einer Steigerung der Effektivität, Effizienz und Qualität der operativen Prozesse.

Die Mission der operativen Prozessüberwachung besteht darin, die operative Leistung zu überwachen, Abweichungen zu erkennen,

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. Mitarbeiterzufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen (Prozessakte mit operativen Ziele und Kennzahlen).

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. hohe Qualität der Prozessplannung (3Cs - Completeness-Correcteness-Consitency). Erfüllung der Prozessreifegradkriterien für Einzel-Prozesses.

Eingangskennzahlen (Input) - Eingangskennzahlen (Input)

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Störkennzahl

dienen zur Beurteilung von unerwartete und ungeplanten Störungen und Einflüssen auf den Prozess.

1. #Anzahl Störungen/Zeiteinheit durch fehlende oder falsche Information.

Prozesskunden

Die Prozesskunden dieses Prozesses sind:

1. Prozessverantwortliche des jeweiligen Geschäftsprozesses
2. Prozessmanager des jeweiligen Geschäftsprozesses
3. Kunden des jeweiligen Geschäftsprozesses
4. Prozessmitarbeiter des jeweiligen Geschäftsprozesses
5. Lieferanten des jeweiligen Geschäftsprozesses
6. Performance-Manager, Controller

Prozessbeschreibung

Die Aktivitäten der operativen Prozessüberwachung variieren je nach Unternehmen und Branche. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch typischerweise folgende Aktivitäten:

1. Überwachung der Prozessleistung: Die operative Prozessüberwachung misst und überwacht kontinuierlich die Leistung der operativen Geschäftsprozesse. Dabei werden verschiedene Leistungskennzahlen, wie z.B. Mengen, Prozesskosten, Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Produktivität, Fehlerquoten oder Kundenzufriedenheit, erfasst und analysiert. Dadurch können potenzielle Engpässe, Probleme oder Schwachstellen identifiziert werden.
2. Früherkennung von Abweichungen: Die operative Prozessüberwachung hat die Aufgabe, Abweichungen von den definierten Prozessstandards oder -zielen (Targets, Threahold-Values) frühzeitig zu erkennen. Dies erfolgt durch die kontinuierliche Beobachtung und Analyse der Prozessdaten sowie durch den Einsatz von automatisierten Überwachungssystemen und -werkzeugen. Dadurch können Probleme rechtzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
3. Kontrolle und Einhaltung von Standards: Die operative Prozessüberwachung stellt sicher, dass die definierten Standards und Vorgaben in den operativen Abläufen eingehalten werden. Dies umfasst beispielsweise die Einhaltung von Qualitätsstandards, Sicherheitsrichtlinien, gesetzlichen Vorschriften oder internen Richtlinien. Abweichungen werden erkannt und korrigiert, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten.
4. Fehlererkennung und -korrektur: Die operative Prozessüberwachung erkennt Fehler und Mängel in den Prozessabläufen und ergreift geeignete Maßnahmen zur Korrektur. Dies kann die Identifizierung von Ursachen, die Implementierung von Sofortmaßnahmen zur Fehlerbehebung und die Einleitung von Maßnahmen zur langfristigen Prozessverbesserung umfassen.
5. Kontinuierliche Prozessverbesserung und Finetuning: Die operative Prozessüberwachung trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der operativen Geschäftsprozesse bei. Durch die Analyse von Prozessdaten und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen können Prozesse effizienter gestaltet, Engpässe beseitigt und Abläufe optimiert werden. Dies führt zu einer Steigerung der Effektivität, Effizienz und Qualität der operativen Prozesse.

Die Aufgabe der operativen Prozessüberwachung besteht darin, die operative Leistung zu überwachen, Abweichungen zu erkennen.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keine

ereignisgesteuerter Auslöser

Auftrag zur Prozesskonzeption eines ausgewählten Prozesses.

Prozessinput

1. BPM-OHB - Prozessmanagement Organisationshandbuch.
2. BPM-KB (Wissensbasis Prozessmanagement).
3. Prozessakte mit Ziel- und Kennzahlensteckbriefen
4. Prozessdashboard mit Prozessberichten (historische Prozessmessdaten)
5. Prozessmonitoring-System, Process-Datawarehouse
6. Prozessbenchmarks mit Richtwerten zur Orientierung

Prozessdiagramm

Abbildung (Quelle = platinus)

Prozessablauf

1. Prozessplanung initiieren und vorbereiten

In diesem Schritt werden die Grundlagen für die Prozesskonzeption geschaffen. Die Prozessmitglieder werden informiert und das Vorgehen sowie Termine und Ergebnisse abgestimmt. Eine Projektakte wird angelegt. Bei Bedarf erfolgt eine Unterweisung der Teammitglieder. Aktivitäten dieses Prozessschritt sind u.a.:

• die Initiierungsauslöser und Treiber für den Prozess zu verstehen und bei Bedarf ein Process Initiation Statement zu erstellen und abzustimmen.
• ein Briefing für die Prozesskonzeption zu erstellen. Stakeholder identifizieren und deren Erwartungen und Anforderungen an diese Phase verstehen. (Präsentationen)
• Bei Bedarf Wissen und "Awareness" zu Prozessmanagement an die Stakeholder zu vermitteln und BPM-Ressourcen bereitstellen. (Schulungsunterlagen, BPM-Wiki)
• Vorgehen, Ergebnisse und Termine abstimmen. (Projektunterlagen)
• Projektakte anlegen und IT-Infrastruktur konfigurieren.

2. Prozessanalyse durchführen - Ist-Prozesse verstehen und analysieren

6. Prozesskonzept entscheiden

In diesem Schritt erfolgt die Entscheidung (Go/no-Go) zum Prozesskonzept durch die Entscheidungsgremien sowie die Freigabe und Bereitstellung der Mittel für die nächsten Phasen.

1. Prozesskonzept präsentieren. Das Prozesskonzept wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und diskutiert.
2. Prozesskonzept entscheiden. Das Gremium trifft eine Entscheidung über die Annahme der vorgelegten Prozesskonzeptes oder lehnt diese ab. Bei Annahme sind die Ressourcen für die nächsten Phasen bereitzustellen.
3. Entscheidung dokumentieren.
4. Projektakt (für diese Phase) abschließend dokumentieren und archivieren.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

• Prozessakte mit operativer Prozessmessdaten (Berichten)
• Prozessakte mit Trendiagrammen
• Prozess-Dashboards

Prozessabschluss

• Projektabschlußbericht (PAB) abgenommen.
• Projektakte archiviert.

Prozessrollen

Zur Darstellung von Verantwortlichkeiten wird die RACI-Zuständigkeit verwendet. Innerhalb des Prozesses werden funktionale/prozessuale Rollen aus dem Rollenmodell verwendet.

Prozesszuständigkeiten

• Accountable: Projektauftraggeber (= meist der Prozessverantwortliche).
• Responsible: Projektmanager
• Contribut: Projektteam
• Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten

Im Prozess-Management gibt es verschiedene Rollen, die spezifische Verantwortlichkeiten haben und zum reibungslosen Ablauf beitragen. Die genauen Rollen können je nach Organisation variieren, aber hier sind einige gängige Rollen:

• Prozessarchitekt. Der Prozessarchitekt ist für die inhaltliche Analyse und Ausgestaltung der Prozesse und deren Elemente verantwortlich.
• Prozessmodellierer. Der Prozessmodellierer ist für die Dokumentation und Pflege des BPM-Repositories zuständig. Dabei sind insbesondere die Modellierungskonventionen und die Richtlinien zur Dokumentenlenkung zu berücksichtigen.
• HR-Experte: Der HR-Experte ist für eine harmonisierte Beschreibung der Rollen und deren Einordnung zuständig.
• IT-Servicekatalog-Manager: Diese IT-Rolle ist für die Bereitstellung von Informationen zu IT-Service zuständig.

Prozesstools

• PM-HUB
• BPM-HUB
• BPM-Repository

Prozess-Anhang

• BPM-Tutorials
• BPM-Anleitungen
• BPM-Referenzen
• BPM-Themenleitfäden