Prozesssteckbrief operative Prozesssteuerung

Prozess-Steckbrief zur Geschäftsprozessplanung als eine Phase der Geschäftsprozessbetriebes - Business Process Refinement Planning (BPR)

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPR-P	operative Geschäftsprozesssteuerung	Business Process Steering Prozesssteuerung

Prozesskontext

Dieser Prozess ist ein Hauptprozess der Prozessgruppe Prozessbetrieb. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

• Fachprozesse

• Strategisches Prozesscontrolling

• Performance-Management, Rechnungswesen

• IT-Management

• Human Ressources

• Qualitätsmanagement

Prozesszweck

Die Mission der operativen Prozesssteuerung besteht darin, die operativen Geschäftsprozesse aktiv zu steuern, um die Zielerreichung und Leistungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen. Sie befasst sich mit der Anpassung der Planung, der Koordination und der Kontrolle der operativen Abläufe, um eine effiziente Ressourcennutzung, eine hohe Produktivität, eine gute Qualität und die Einhaltung von Terminen zu gewährleisten.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. Mitarbeiterzufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen (Prozessakte mit operativen Ziele und Kennzahlen).

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. hohe Qualität der Prozessplannung (3Cs - Completeness-Correcteness-Consitency). Erfüllung der Prozessreifegradkriterien für Einzel-Prozesses.

Eingangskennzahlen (Input) - Eingangskennzahlen (Input)

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Störkennzahl

dienen zur Beurteilung von unerwartete und ungeplanten Störungen und Einflüssen auf den Prozess.

1. #Anzahl Störungen/Zeiteinheit durch fehlende oder falsche Information.

Prozesskunden

Die Prozesskunden dieses Prozesses sind:

1. Prozessverantwortliche des jeweiligen Geschäftsprozesses
2. Prozessmanager des jeweiligen Geschäftsprozesses
3. Kunden des jeweiligen Geschäftsprozesses
4. Prozessmitarbeiter des jeweiligen Geschäftsprozesses
5. Lieferanten des jeweiligen Geschäftsprozesses
6. Performance-Manager, Controller

Prozessbeschreibung

Die Aktivitäten der operativen Prozesssteuerung variieren je nach Unternehmen und Branche. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch typischerweise folgende Aktivitäten:

1. Effiziente Ressourcennutzung: Die operative Prozesssteuerung zielt darauf ab, die Ressourcen des Prozesses, wie z.B. Personal, Maschinen, Materialien und Finanzen, effizient einzusetzen, insbesondere bei auftretenden Prozessstörungen. Dies umfasst die optimale Zuweisung von Ressourcen zu den einzelnen Prozessschritten, um Engpässe zu vermeiden und eine reibungslose Durchführung der Prozesse sicherzustellen.
2. Produktivitätssteigerung: Die operative Prozesssteuerung strebt nach einer kontinuierlichen Steigerung der Produktivität in den operativen Geschäftsprozessen. Dies beinhaltet die Identifizierung von Potenzialen zur Effizienzsteigerung, die Verbesserung von Arbeitsabläufen, den Einsatz von Technologien und die Förderung einer prozessorientierten Kultur. Ziel ist es, die Ausbringungsmenge oder Leistung pro Einheit der eingesetzten Ressourcen zu maximieren.
3. Sicherstellung der Prozessqualität: Die operative Prozesssteuerung hat das Ziel, eine hohe Prozessqualität sicherzustellen. Dies umfasst die Definition von Qualitätsstandards, die Implementierung von Qualitätskontrollen und -maßnahmen, um Fehler oder Mängel in den Prozessen zu erkennen und zu korrigieren. Durch eine effektive Prozesssteuerung wird die Einhaltung der Qualitätsstandards überwacht und sichergestellt.
4. Einhaltung von Terminen: Die operative Prozesssteuerung legt großen Wert auf die Einhaltung von Terminen und Fristen in den operativen Abläufen. Dies beinhaltet die rechtzeitige Planung, Koordination und Überwachung der einzelnen Prozessschritte, um Verzögerungen zu vermeiden und die pünktliche Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen sicherzustellen.

Die Mission der operativen Prozesssteuerung besteht darin, die operativen Geschäftsprozesse effizient und effektiv zu steuern, um eine hohe Produktivität, Qualität, Termintreue und Ressourceneffizienz zu erreichen.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keine

ereignisgesteuerter Auslöser

Auftrag zur Prozesskonzeption eines ausgewählten Prozesses.

Prozessinput

1. BPM-OHB - Prozessmanagement Organisationshandbuch.
2. BPM-KB (Wissensbasis Prozessmanagement).
3. Prozessakte mit Ziel- und Kennzahlensteckbriefen
4. Prozessdashboard mit Prozessberichten (historische Prozessmessdaten)
5. Prozessmonitoring-System, Process-Datawarehouse
6. Prozessbenchmarks mit Richtwerten zur Orientierung

Prozessdiagramm

Abbildung (Quelle = platinus)

Prozessablauf

1. Prozessplanung initiieren und vorbereiten

In diesem Schritt werden die Grundlagen für die Prozesskonzeption geschaffen. Die Prozessmitglieder werden informiert und das Vorgehen sowie Termine und Ergebnisse abgestimmt. Eine Projektakte wird angelegt. Bei Bedarf erfolgt eine Unterweisung der Teammitglieder. Aktivitäten dieses Prozessschritt sind u.a.:

• die Initiierungsauslöser und Treiber für den Prozess zu verstehen und bei Bedarf ein Process Initiation Statement zu erstellen und abzustimmen.
• ein Briefing für die Prozesskonzeption zu erstellen. Stakeholder identifizieren und deren Erwartungen und Anforderungen an diese Phase verstehen. (Präsentationen)
• Bei Bedarf Wissen und "Awareness" zu Prozessmanagement an die Stakeholder zu vermitteln und BPM-Ressourcen bereitstellen. (Schulungsunterlagen, BPM-Wiki)
• Vorgehen, Ergebnisse und Termine abstimmen. (Projektunterlagen)
• Projektakte anlegen und IT-Infrastruktur konfigurieren.

2. Prozessanalyse durchführen - Ist-Prozesse verstehen und analysieren

6. Prozesskonzept entscheiden

In diesem Schritt erfolgt die Entscheidung (Go/no-Go) zum Prozesskonzept durch die Entscheidungsgremien sowie die Freigabe und Bereitstellung der Mittel für die nächsten Phasen.

1. Prozesskonzept präsentieren. Das Prozesskonzept wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und diskutiert.
2. Prozesskonzept entscheiden. Das Gremium trifft eine Entscheidung über die Annahme der vorgelegten Prozesskonzeptes oder lehnt diese ab. Bei Annahme sind die Ressourcen für die nächsten Phasen bereitzustellen.
3. Entscheidung dokumentieren.
4. Projektakt (für diese Phase) abschließend dokumentieren und archivieren.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

• Prozessakte mit operativer Prozesszielplanung (Targets)
• Prozessakte mit Status zu Prozessreifegrad
• Update Process-Assets: Bei Bedarf Update der Prozesskennzahlen und Prozessdokumentation im BPM-Repository.

Prozessabschluss

• Projektabschlußbericht (PAB) abgenommen.
• Projektakte archiviert.

Prozessrollen

Zur Darstellung von Verantwortlichkeiten wird die RACI-Zuständigkeit verwendet. Innerhalb des Prozesses werden funktionale/prozessuale Rollen aus dem Rollenmodell verwendet.

Prozesszuständigkeiten

• Accountable: Projektauftraggeber (= meist der Prozessverantwortliche).
• Responsible: Projektmanager
• Contribut: Projektteam
• Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten

Im Prozess-Management gibt es verschiedene Rollen, die spezifische Verantwortlichkeiten haben und zum reibungslosen Ablauf beitragen. Die genauen Rollen können je nach Organisation variieren, aber hier sind einige gängige Rollen:

• Prozessarchitekt. Der Prozessarchitekt ist für die inhaltliche Analyse und Ausgestaltung der Prozesse und deren Elemente verantwortlich.
• Prozessmodellierer. Der Prozessmodellierer ist für die Dokumentation und Pflege des BPM-Repositories zuständig. Dabei sind insbesondere die Modellierungskonventionen und die Richtlinien zur Dokumentenlenkung zu berücksichtigen.
• HR-Experte: Der HR-Experte ist für eine harmonisierte Beschreibung der Rollen und deren Einordnung zuständig.
• IT-Servicekatalog-Manager: Diese IT-Rolle ist für die Bereitstellung von Informationen zu IT-Service zuständig.

Prozesstools

• PM-HUB
• BPM-HUB
• BPM-Repository

Prozess-Anhang

• BPM-Tutorials
• BPM-Anleitungen
• BPM-Referenzen
• BPM-Themenleitfäden