Prozesssteckbrief operative Prozessplanung

Prozess-Steckbrief zur Geschäftsprozessplanung als eine Phase der Geschäftsprozessbetriebes - Business Process Refinement Planning (BPR)

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPR-P	operative Geschäftsprozessplanung	Business Process Planning Prozessplanung

Prozesskontext

Dieser Prozess ist ein Hauptprozess der Prozessgruppe Prozessbetrieb. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

• Fachprozesse

• Strategisches Prozesscontrolling

• Performance-Management, Rechnungswesen

• IT-Management

• Human Ressources

• Qualitätsmanagement

Prozesszweck

Die Mission der operativen Geschäftsprozessplanung befasst sich mit der detaillierten Planung der täglichen Betriebsabläufe. Die operative Planung konzentriert sich auf die kurzfristige Sicht. Die operative Planung umfasst idR. eine Leistungsplanung, einer Kostenplanung (Budget), einer Terminplanung und einer Resoucenplanung (Resourcenallokation) sowie einer Qualit�tsplanung und einer OE-Planung. Die Mission der operativen Planung besteht darin, die t�glichen Aktivit�ten eines Gesch�ftsprozesses effektiv zu koordinieren, die Ressourcen bereitzustellen und optimal einzusetzen, die (Produkt- und Prozess-)Qualit�t zu gew�hrleisten und den Betrieb reibungslos und effizient zu gestalten. Durch eine gut durchdachte operative Planung kann ein Unternehmen seine Ziele effizienter erreichen und den Kunden einen qualitativ hochwertigen Service bieten.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. Mitarbeiterzufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen (Prozessakte mit operativen Ziele und Kennzahlen).

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. hohe Qualität der Prozessplannung (3Cs - Completeness-Correcteness-Consitency). Erfüllung der Prozessreifegradkriterien für Einzel-Prozesses.

Eingangskennzahlen (Input) - Aufwandskennzahlen

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Störkennzahl

dienen zur Beurteilung von unerwartete und ungeplanten Störungen und Einflüssen auf den Prozess.

1. #Anzahl Störungen/Zeiteinheit durch fehlende oder falsche Information.

Prozesskunden

Die Prozesskunden dieses Prozesses sind:

1. Prozessverantwortliche des jeweiligen Geschäftsprozesses
2. Prozessmanager des jeweiligen Geschäftsprozesses
3. Kunden des jeweiligen Geschäftsprozesses
4. Prozessmitarbeiter des jeweiligen Geschäftsprozesses
5. Lieferanten des jeweiligen Geschäftsprozesses
6. Performance-Manager, Controller

Prozessbeschreibung

Die Aktivitäten der operativen Prozessplanung variieren je nach Unternehmen und Branche. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch typischerweise folgende Aktivitäten:

1. Rückblick - Analyse der Prozesskennzahlen: Es werden die bestehenden Prozessleistungsindikatoren (PLIs) analysiert, um Engpässe, Effizienzpotenziale oder Schwachstellen zu identifizieren. Dies kann durch die Analyse von Prozessberichten, Prozessaudits, Datenanalysen oder das Einholen von Feedback von Mitarbeitern erfolgen.
2. Ausblick - Definition der operativen Ziele: Die operative Prozessplanung beginnt mit der Festlegung SMARTer-Ziele und Kennzahlen, die erreicht werden sollen. Dies kann die Maximierung der Produktivität, die Optimierung der Ressourcennutzung, die Einhaltung von Qualitätsstandards oder andere spezifische Ziele umfassen. Grundlagen für die Zielplanung sind in den jeweiligen Prozess-Steckbriefen ersichtlich.
   1. Prozessleistungsplanung: Die Prozessergebnisplanung umfasst die Planung der Prozessliefergegenstände und deren geplanten Menge bzw. Kapazitäten sowie Organisation und Planung der Mechanismen zur Überwachung von Leistungszielen und -maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Prozessleistung (Prozessarbeitsprodukte, Work Products) den definierten Standards und Anforderungen entsprechen.
   2. Prozessqualitätsplanung - Anpassung der Prozessanforderungen: Zunächst werden die Anforderungen an die Prozessqualität überprüft und mit dem Prozesskunden festgelegt. Dies umfasst die Beschreibung der internen und externen Kundenanforderungen, gesetzlichen Vorgaben, branchenspezifischen Standards und Unternehmensrichtlinien, die auf die Prozesse anwendbar sind. Basierend auf den Prozessanforderungen werden Qualitätsstandards festgelegt. Dies umfasst die Definition von messbaren Qualitätskriterien, Leistungsindikatoren und Toleranzgrenzen, die die gewünschte Prozessqualität widerspiegeln. Grundlagen für die Erfüllung der "Compliance-Vorgaben" sind im Prozess-Steckbriefen ersichtlich. Die Prozessdokumentation, Rollen und die Vorlagen der Prozessinputs und Prozessoutputs werden auf Aktualität geprüft. Der Status des Prozessreifegrades wird ermittelt und dokumentiert.
   3. Prozessablaufplanung - Arbeitsablaufgestaltung: Die operative Prozessplanung beinhaltet die Verbesserung, bzw. das Finetuning der Arbeitsabläufe und die Festlegung der Reihenfolge und Abhängigkeiten der Aufgaben. Dabei werden die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprochen, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos ablaufen.
   4. Prozessressourcenplanung und -allokation: Es werden die erforderlichen Ressourcen identifiziert und geplant, um die Prozesse durchzuführen. Dazu gehören Personal, Maschinen, Materialien, Werkzeuge und andere erforderliche Ressourcen. Die Ressourcen werden entsprechend den Anforderungen der Prozesse und der Rollen zugewiesen und gegebenenfalls Kapazitätsengpässe vermieden.
   5. Prozessterminplanung: Es wird ein detaillierter Zeitplan in Form eines Prozesskalenders erstellt, der die wesentlichen Abfolge der Prozessaktivitäten, Meilensteine und Termine für die Durchführung festlegt. Bei Bedarf können Gantt-Chats zur Visualisierung eingesetzt werden. Dabei werden auch Pufferzeiten berücksichtigt, um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen abzufangen.
   6. Prozessekontrollenplanung - Kontrolle und Überwachung: Während der Durchführung der operativen Prozesse erfolgt eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Prozesse gemäß den geplanten Standards und Zeitplänen ablaufen. Dabei werden Prozesskennzahlen, Leistungsmessungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen und Prozesskontrollen eingesetzt.
   7. Prozess-KVP-Planung: Die operative Prozessplanung beinhaltet auch die kontinuierliche Bewertung und Verbesserung der Prozesse. Basierend auf den gesammelten Erfahrungen und Feedback werden Anpassungen vorgenommen, um die Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern.

Diese Aktivitäten der operativen Prozessplanung zielen darauf ab, die Prozesse eines Unternehmens effizient, effektiv und qualitativ hochwertig zu gestalten, um die gewünschten operativen Ziele zu erreichen. Sie unterstützen auch die reibungslose Durchführung des Tagesgeschäfts und tragen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit bei.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keine

ereignisgesteuerter Auslöser

Auftrag zur Prozesskonzeption eines ausgewählten Prozesses.

Prozessinput

1. BPM-OHB - Prozessmanagement Organisationshandbuch.
2. BPM-KB (Wissensbasis Prozessmanagement).
3. Prozessakte mit Ziel- und Kennzahlensteckbriefen
4. Prozessdashboard mit Prozessberichten (historische Prozessmessdaten)
5. Prozessmonitoring-System, Process-Datawarehouse
6. Prozessbenchmarks mit Richtwerten zur Orientierung

Prozessdiagramm

Abbildung (Quelle = platinus)

Prozessablauf

1. Prozessplanung initiieren und vorbereiten

In diesem Schritt werden die Grundlagen für die Prozesskonzeption geschaffen. Die Prozessmitglieder werden informiert und das Vorgehen sowie Termine und Ergebnisse abgestimmt. Eine Projektakte wird angelegt. Bei Bedarf erfolgt eine Unterweisung der Teammitglieder. Aktivitäten dieses Prozessschritt sind u.a.:

• die Initiierungsauslöser und Treiber für den Prozess zu verstehen und bei Bedarf ein Process Initiation Statement zu erstellen und abzustimmen.
• ein Briefing für die Prozesskonzeption zu erstellen. Stakeholder identifizieren und deren Erwartungen und Anforderungen an diese Phase verstehen. (Präsentationen)
• Bei Bedarf Wissen und "Awareness" zu Prozessmanagement an die Stakeholder zu vermitteln und BPM-Ressourcen bereitstellen. (Schulungsunterlagen, BPM-Wiki)
• Vorgehen, Ergebnisse und Termine abstimmen. (Projektunterlagen)
• Projektakte anlegen und IT-Infrastruktur konfigurieren.

2. Prozessanalyse durchführen - Ist-Prozesse verstehen und analysieren

6. Prozesskonzept entscheiden

In diesem Schritt erfolgt die Entscheidung (Go/no-Go) zum Prozesskonzept durch die Entscheidungsgremien sowie die Freigabe und Bereitstellung der Mittel für die nächsten Phasen.

1. Prozesskonzept präsentieren. Das Prozesskonzept wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und diskutiert.
2. Prozesskonzept entscheiden. Das Gremium trifft eine Entscheidung über die Annahme der vorgelegten Prozesskonzeptes oder lehnt diese ab. Bei Annahme sind die Ressourcen für die nächsten Phasen bereitzustellen.
3. Entscheidung dokumentieren.
4. Projektakt (für diese Phase) abschließend dokumentieren und archivieren.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

• Prozessakte mit operativer Prozesszielplanung (Targets)
• Prozessakte mit Status zu Prozessreifegrad
• Update Process-Assets: Bei Bedarf Update der Prozesskennzahlen und Prozessdokumentation im BPM-Repository.

Prozessabschluss

• Projektabschlußbericht (PAB) abgenommen.
• Projektakte archiviert.

Prozessrollen

Zur Darstellung von Verantwortlichkeiten wird die RACI-Zuständigkeit verwendet. Innerhalb des Prozesses werden funktionale/prozessuale Rollen aus dem Rollenmodell verwendet.

Prozesszuständigkeiten

• Accountable: Projektauftraggeber (= meist der Prozessverantwortliche).
• Responsible: Projektmanager
• Contribut: Projektteam
• Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten

Im Prozess-Management gibt es verschiedene Rollen, die spezifische Verantwortlichkeiten haben und zum reibungslosen Ablauf beitragen. Die genauen Rollen können je nach Organisation variieren, aber hier sind einige gängige Rollen:

• Prozessarchitekt. Der Prozessarchitekt ist für die inhaltliche Analyse und Ausgestaltung der Prozesse und deren Elemente verantwortlich.
• Prozessmodellierer. Der Prozessmodellierer ist für die Dokumentation und Pflege des BPM-Repositories zuständig. Dabei sind insbesondere die Modellierungskonventionen und die Richtlinien zur Dokumentenlenkung zu berücksichtigen.
• HR-Experte: Der HR-Experte ist für eine harmonisierte Beschreibung der Rollen und deren Einordnung zuständig.
• IT-Servicekatalog-Manager: Diese IT-Rolle ist für die Bereitstellung von Informationen zu IT-Service zuständig.

Prozesstools

• PM-HUB
• BPM-HUB
• BPM-Repository

Prozess-Anhang

• BPM-Tutorials
• BPM-Anleitungen
• BPM-Referenzen
• BPM-Themenleitfäden