Prozesssteckbrief operative Prozessausführung

Prozess-Steckbrief zur Geschäftsprozessausführung als eine Phase der Geschäftsprozessbetriebes - Business Process Refinement Planning (BPR)

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Der Prozesssteckbrief liefert einen schnellen Überblick über alle wichtigen Prozessmerkmale.

Prozess-ID

Prozess-ID	Prozess-Titel	weitere Bezeichnungen
BPM-BPR-P	operative Geschäftsprozessausführung	Business Process Execution Prozessausführung

Prozesskontext

Dieser Prozess ist ein Hauptprozess der Prozessgruppe Prozessbetrieb. Es bestehen Beziehungen zu folgenden Prozessen:

• Fachprozesse

• Strategisches Prozesscontrolling

• Performance-Management, Rechnungswesen

• IT-Management

• Human Ressources

• Qualitätsmanagement

Prozesszweck

Die Mission der operativen Prozessausführung besteht darin, den Geschäftsprozesse gemäß den Vorgaben effizient und effektiv auszuführen, um die operativen Ziele und Qualitätsanforderungen zu erreichen. Sie bezieht sich auf die tatsächliche Durchführung der operativen Abläufe, bei denen die erforderlichen Aufgaben, Tätigkeiten und Schritte - die in der Prozessdokumentation spezifiziert ist - ausgeführt werden, um Arbeitsprodukte herzustellen, Dienstleistungen zu erbringen oder andere gewünschte Ergebnisse zu erzielen.

Prozesskennzahlen

Erfolgskennzahl (Outcome, Impact)

dienen zur Beurteilung des Erfolges bzw. der angestrebten Wirkung eines Prozesse.

1. Mitarbeiterzufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen (Prozessakte mit operativen Ziele und Kennzahlen).

Ergebniskennzahlen (Output) - Leistungskennzahlen

dienen zur Beurteilung der Ergebnisse bzw. der gelieferten Liefergegenstände eines Prozesse.

1. hohe Qualität der Prozessplannung (3Cs - Completeness-Correcteness-Consitency). Erfüllung der Prozessreifegradkriterien für Einzel-Prozesses.

Eingangskennzahlen (Input) - Eingangskennzahlen (Input)

dienen zur Beurteilung der eingesetzten Inputfaktoren für den Prozess.

1. Inputkennzahlen: #Aufwand in PT

Störkennzahl

dienen zur Beurteilung von unerwartete und ungeplanten Störungen und Einflüssen auf den Prozess.

1. #Anzahl Störungen/Zeiteinheit durch fehlende oder falsche Information.

Prozesskunden

Die Prozesskunden dieses Prozesses sind:

1. Prozessverantwortliche des jeweiligen Geschäftsprozesses
2. Prozessmanager des jeweiligen Geschäftsprozesses
3. Kunden des jeweiligen Geschäftsprozesses
4. Prozessmitarbeiter des jeweiligen Geschäftsprozesses
5. Lieferanten des jeweiligen Geschäftsprozesses
6. Performance-Manager, Controller

Prozessbeschreibung

Die Aktivitäten der operativen Prozessausführung variieren je nach Unternehmen und Branche. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch typischerweise folgende Aktivitäten:

1. Arbeitsvorbereitung: Die operative Prozessausführung beginnt mit der Vorbereitung der Arbeitsaufgaben und -mittel. Dies beinhaltet die Bereitstellung der erforderlichen Materialien und Werkzeuge sowie die Zuweisung von Aufgaben an die Mitarbeiter.
2. Durchführung der Arbeitsaufgaben: Die eigentliche Durchführung der operativen Aufgaben steht im Mittelpunkt der operativen Prozessausführung. Die Mitarbeiter setzen die definierten Arbeitsabläufe um, führen die erforderlichen Schritte aus, bedienen Maschinen und nutzen die zur Verfügung gestellten Ressourcen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
3. Überwachung des Prozessfortschritts: Während der Ausführung der operativen Prozesse ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen. Dies beinhaltet die Überwachung der Arbeitszeiten, die Erfassung von Daten und Leistungskennzahlen, um den aktuellen Status der Prozesse zu verfolgen. Bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos verlaufen.
4. Qualitätskontrolle: Während der operativen Prozessausführung ist die Kontrolle der Qualität von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet die Überwachung der Produktqualität, die Durchführung von Inspektionen und Tests, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen den definierten Qualitätsstandards entsprechen. Bei Abweichungen werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um Korrekturen vorzunehmen.
5. Problemlösung und Fehlerbehebung: Während der operativen Prozessausführung können Probleme oder Fehler auftreten. Die Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, diese zu identifizieren, zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zur Behebung zu ergreifen. Dies kann die Kommunikation mit anderen beteiligten Personen, die Zusammenarbeit in Teams oder die Einbeziehung von Fachexperten umfassen.
6. Dokumentation und Berichterstattung: Eine wichtige Aktivität der operativen Prozessausführung besteht darin, die durchgeführten Arbeiten, erzielten Ergebnisse und festgestellten Abweichungen zu dokumentieren. Dies umfasst die Erfassung von Daten, die Erstellung von Berichten und die Aktualisierung von Protokollen. Die Dokumentation dient zur Nachverfolgung, Analyse und Kommunikation der Prozessergebnisse.
7. Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen beteiligten Personen oder Abteilungen sind entscheidend für eine erfolgreiche operative Prozessausführung. Es beinhaltet den Austausch von Informationen, die Koordination von Aufgaben, die Lösung von Problemen und die gemeinsame Arbeit an der Erreichung der Ziele.

Die genauen Aktivitäten können je nach Art der Prozesse variieren, aber diese Punkte geben einen Überblick über die wichtigsten Aktivitäten, die bei der operativen Prozessausführung auftreten.

Prozessauslöser

zeitgesteuerter Auslöser

keine

ereignisgesteuerter Auslöser

Auftrag zur Prozesskonzeption eines ausgewählten Prozesses.

Prozessinput

1. BPM-OHB - Prozessmanagement Organisationshandbuch.
2. BPM-KB (Wissensbasis Prozessmanagement).
3. Prozessakte mit Ziel- und Kennzahlensteckbriefen
4. Prozessdashboard mit Prozessberichten (historische Prozessmessdaten)
5. Prozessmonitoring-System, Process-Datawarehouse
6. Prozessbenchmarks mit Richtwerten zur Orientierung

Prozessdiagramm

Abbildung (Quelle = platinus)

Prozessablauf

1. Prozessplanung initiieren und vorbereiten

In diesem Schritt werden die Grundlagen für die Prozesskonzeption geschaffen. Die Prozessmitglieder werden informiert und das Vorgehen sowie Termine und Ergebnisse abgestimmt. Eine Projektakte wird angelegt. Bei Bedarf erfolgt eine Unterweisung der Teammitglieder. Aktivitäten dieses Prozessschritt sind u.a.:

• die Initiierungsauslöser und Treiber für den Prozess zu verstehen und bei Bedarf ein Process Initiation Statement zu erstellen und abzustimmen.
• ein Briefing für die Prozesskonzeption zu erstellen. Stakeholder identifizieren und deren Erwartungen und Anforderungen an diese Phase verstehen. (Präsentationen)
• Bei Bedarf Wissen und "Awareness" zu Prozessmanagement an die Stakeholder zu vermitteln und BPM-Ressourcen bereitstellen. (Schulungsunterlagen, BPM-Wiki)
• Vorgehen, Ergebnisse und Termine abstimmen. (Projektunterlagen)
• Projektakte anlegen und IT-Infrastruktur konfigurieren.

2. Prozessanalyse durchführen - Ist-Prozesse verstehen und analysieren

6. Prozesskonzept entscheiden

In diesem Schritt erfolgt die Entscheidung (Go/no-Go) zum Prozesskonzept durch die Entscheidungsgremien sowie die Freigabe und Bereitstellung der Mittel für die nächsten Phasen.

1. Prozesskonzept präsentieren. Das Prozesskonzept wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und diskutiert.
2. Prozesskonzept entscheiden. Das Gremium trifft eine Entscheidung über die Annahme der vorgelegten Prozesskonzeptes oder lehnt diese ab. Bei Annahme sind die Ressourcen für die nächsten Phasen bereitzustellen.
3. Entscheidung dokumentieren.
4. Projektakt (für diese Phase) abschließend dokumentieren und archivieren.

Prozessoutput

Wesentlich Outputs bzw. Arbeitsprodukte sind:

• Prozessakte mit operativer Prozesszielplanung (Targets)
• Prozessakte mit Status zu Prozessreifegrad
• Update Process-Assets: Bei Bedarf Update der Prozesskennzahlen und Prozessdokumentation im BPM-Repository.

Prozessabschluss

• Projektabschlußbericht (PAB) abgenommen.
• Projektakte archiviert.

Prozessrollen

Zur Darstellung von Verantwortlichkeiten wird die RACI-Zuständigkeit verwendet. Innerhalb des Prozesses werden funktionale/prozessuale Rollen aus dem Rollenmodell verwendet.

Prozesszuständigkeiten

• Accountable: Projektauftraggeber (= meist der Prozessverantwortliche).
• Responsible: Projektmanager
• Contribut: Projektteam
• Inform: BPM Steering Boards, Prozessmanager, Prozessmitglieder, BPM-Office Team

Objektzuständigkeiten

Im Prozess-Management gibt es verschiedene Rollen, die spezifische Verantwortlichkeiten haben und zum reibungslosen Ablauf beitragen. Die genauen Rollen können je nach Organisation variieren, aber hier sind einige gängige Rollen:

• Prozessarchitekt. Der Prozessarchitekt ist für die inhaltliche Analyse und Ausgestaltung der Prozesse und deren Elemente verantwortlich.
• Prozessmodellierer. Der Prozessmodellierer ist für die Dokumentation und Pflege des BPM-Repositories zuständig. Dabei sind insbesondere die Modellierungskonventionen und die Richtlinien zur Dokumentenlenkung zu berücksichtigen.
• HR-Experte: Der HR-Experte ist für eine harmonisierte Beschreibung der Rollen und deren Einordnung zuständig.
• IT-Servicekatalog-Manager: Diese IT-Rolle ist für die Bereitstellung von Informationen zu IT-Service zuständig.

Prozesstools

• PM-HUB
• BPM-HUB
• BPM-Repository

Prozess-Anhang

• BPM-Tutorials
• BPM-Anleitungen
• BPM-Referenzen
• BPM-Themenleitfäden