Handlunsgrahmen zur Einführung von BPM

Vorgehensplan zur Einführung von BPM in Organisationen

---

Ein Teil des BPM-Implementation Modell befasst sich mit der Fragestellung, wie Prozessmanagement in einer Organisation eingeführt werden kann.

Die Einführung des Geschäftsprozessmanagements (Business Process Management, BPM) erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Hier sind einige Schritte, die bei der Einführung von BPM hilfreich sein können:

1. AS-IS: Analyse und Bewertung der bestehenden Situation zu BPM:
   1. Beginnen Sie mit einer Analyse und Bewertung des aktuellen Mindsets zu Geschäftsprozessmanagement mit dem Top-Management. Identifizieren Sie involvierten Entscheidungsträger und Gremien. Bei Bedarf sind "Arwarness"-bildende Maßnahme abzuleiten und durchzuführen.
   2. Analyse und Bewertung des aktuellen Ruleset für Geschäftsprozessmanagement durchführen. Identifizieren Sie vorhanden Elemente eines BPM-Managementsystem.
   3. Analyse und Bewertung des aktuellen Skillset für Geschäftsprozessmanagement durchführen. Identifizieren Sie involvierten Rollen und deren Leistungsträger und führen sie einen "People-Readiness"-Check durch. Bei Bedarf sind Qualifikations-Maßnahme abzuleiten und durchzuführen.
   4. Analyse und Bewertung des aktuellen Toolset für Geschäftsprozessmanagement durchführen. Identifizieren Sie die verwendeten Werkzeuge und vorhandenen Informationssystem für die Dokumentation und Bereitstellung von Informationen zu Geschäftsprozessen. Führen sie einen "Tool-Readiness"-Check durch. Bei Bedarf sind Maßnahme zur BPM-Infrastruktur abzuleiten und durchzuführen.
   5. Analyse und Bewertung der aktuellen Liefergegenstände des Geschäftsprozessmanagement. Identifizieren Sie Stärken, Schwächen, Engpässe und Verbesserungspotenziale und bewerten sie die Qualität der Informationsprodukte zu den Arbeitsproduktbeschreibungen.
   6. Analyse und Bewertung der aktuellen Prozesse des Geschäftsprozessmanagement. Identifizieren Sie die PLK-BPM, die Workflows, Inputs und Outputs, Engpässe und Verbesserungspotenziale und bewerten sie die Qualität der Informationsprodukte zu den Prozessbeschreibungen .
2. TO-BE: Gestaltung, Spezifikation und Festlegung geplanter BPM-Ausprägungen zum BPM-Managementsystem:
   1. Entwickeln und dokumentieren Sie das BPM-Managementsystem. Insbesondere die Elemente der normativen BPM mit der BPM-Governance und dem BPM-Enablement sind zu beschreiben.
   2. Definieren und dokumentieren Sie Ziele für das BPM. Verabschieden Sie Prozessreifegradziele. Mögliche Ziele könnten die Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Qualitätsverbesserung oder Kundenzufriedenheit ausgewählter Geschäftsprozesse sein.
   3. Auswahl und Schulung von BPM-Methodiken: Wählen Sie eine geeignete BPM-Methodik aus, die zu den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. Beispiele für Methoden sind Prozessanalysen, Benchmarks, Lean Management, Six Sigma oder die Business Process Modeling Notation (BPMN).
   4. Entwickeln und pflegen Sie eine BPM-Wissensbasis. Die Bereitstellung von strukturierten Wissen zu Geschäftsprozessmanagement in Form von Fachglossaren, Knowledge-Bases und Community-Foren unterstützt dabei eine nachhaltig Fähigkeitsentwicklung und die Kommunikation.
3. TO-BE: Gestaltung, Spezifikation und Festlegung geplanter BPM-Ausprägungen zum strategischen BPM:
   1. Prozesslandkarte erstellen und Geschäftsprozesse priorisieren: Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Priorisieren Sie die zu optimierenden Prozesse basierend auf ihrer Relevanz für die Geschäftsziele und die erwarteten Verbesserungen.
   2. Prozesse klassifizieren und Prozessportfolios erstellen und Geschäftsprozesse priorisieren: Entwickeln Sie eine Prozesslandkarte Priorisieren Sie die zu optimierenden Prozesse basierend auf ihrer Relevanz für die Geschäftsziele und die erwarteten Verbesserungen.
4. Prozessmodellierung: Modellieren Sie die ausgewählten Prozesse mit Hilfe von BPMN oder anderen geeigneten Notationen. Dies ermöglicht eine klare Darstellung der Prozessabläufe, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten.
5. Prozessoptimierung: Identifizieren Sie Potenziale zur Prozessoptimierung und -automatisierung. Überlegen Sie, wie technologische Lösungen wie Workflow-Management-Systeme oder Robotic Process Automation (RPA) eingesetzt werden können, um die Prozesse effizienter zu gestalten.
6. Implementierung und Schulung: Setzen Sie die optimierten Prozesse in der Praxis um. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die neuen Prozesse verstehen und erfolgreich umsetzen können. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Ressourcen und Werkzeuge verfügen, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen.
7. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung: Überwachen Sie die implementierten Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefern. Analysieren Sie die Leistung und ergreifen Sie bei Bedarf Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
8. Change-Management: Verwalten Sie den Veränderungsprozess sorgfältig, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Prozesse sicherzustellen. Kommunizieren Sie die Vorteile des BPM und geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinungen und Bedenken zu äußern.
9. Top-Management-Unterstützung: Sorgen Sie dafür, dass das Top-Management das BPM unterstützt und die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt. Eine starke Führung und Unterstützung von oben ist entscheidend für den Erfolg der BPM-Initiative.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Einführung von BPM ein kontinuierlicher Prozess ist und eine ständige Anpassung und Verbesserung erfordert. Es ist auch ratsam, externe Beratung oder Expertise hinzuzuziehen, um den Erfolg der BPM-Initiative zu unterstützen.