Prozesse modellieren

Themen zum Lifecycle von Informationsmodellen

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Prozesse zu modellieren bedeutet im Kern, die Arbeitsabläufe eines Unternehmens sichtbar, verständlich und gestaltbar zu machen.

Dabei beantwortet jedes Prozessmodell systematisch die folgenden Kernfragen:

• Was wird getan? (Die einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben, Tätigkeiten)
• Wer tut es? (Rollen, Abteilungen oder Leistungsträger)
• Wann passiert es? (Die zeitliche und logische Reihenfolge, Auslöser und Bedingungen)
• Womit wird gearbeitet? (Daten, Dokumente, Checklisten oder Werkzeuge)

Die zwei wichtigsten Phasen der Modellierung

Wenn man in der Praxis Prozesse modelliert, unterscheidet man fast immer zwischen zwei Zuständen:

1. Die IST-Modellierung (Wie läuft es aktuell?): Man nimmt die Realität so auf, wie sie im Moment stattfindet – inklusive aller Umwege, Fehlerquellen, Doppelarbeiten oder Medienbrüche (z. B. wenn Daten händisch von einem System in ein anderes übertragen werden müssen).
2. Die SOLL-Modellierung (Wie soll es idealerweise laufen?): Auf Basis der IST-Analyse entwirft man den optimierten, zukünftigen Prozess. Hier werden unnötige Schritte gestrichen, Abläufe parallelisiert oder Automatisierungen eingeplant.

Warum macht man das? (Der Nutzen)

Ein Unternehmen modelliert seine Prozesse selten als Selbstzweck. Die grafischen Pläne haben handfeste Vorteile:

• Gemeinsame Sprache: Es sorgt dafür, dass die Geschäftsführung, die Fachabteilung (die den Prozess lebt) und die IT (die den Prozess technisch unterstützt) genau dasselbe Bild vor Augen haben.
• Einarbeitung & Wissen sichern: Neue Mitarbeiter sehen sofort, wie die standardisierten Abläufe funktionieren. Das Wissen bleibt im Unternehmen, selbst wenn Experten gehen.
• Fehler finden (Schwachstellenanalyse): Erst wenn man den Ablauf Schwarz auf Weiß sieht, fallen "Flaschenhälse" (Engpässe) oder unnötige Warteschleifen auf.
• Vorbereitung für Automatisierung: Bevor eine Software (wie ein ERP-System, CRM oder eine Workflow-Engine) einen Prozess automatisieren kann, muss er bis ins kleinste Detail fehlerfrei durchdacht und modelliert sein.

Die verschiedenen Perspektiven der Prozessmodellierung

Um einen Geschäftsprozess nicht nur als einfache Kette von Aufgaben zu verstehen, sondern seine gesamte Auswirkung auf die Organisation zu erfassen, betrachtet man ihn aus verschiedenen Modellierungsperspektiven.

1. Die funktionale Perspektive (Die Was-Sicht): Diese Dimension beschreibt die rein fachliche Struktur der Aktivitäten. Sie ignoriert zunächst, wer etwas tut oder welche Systeme im Spiel sind.
   1. Kernfrage: Welche Aufgaben und Aktivitäten werden im Rahmen des Prozesses ausgeführt?
   2. Ziel: Das Aufbrechen komplexer Unternehmensabläufe in handhabbare, logische Arbeitspakete.
2. Die organisationale Perspektive (Die Wer-Sicht): Hier wird festgelegt, wo die Aufgaben im Unternehmen verortet sind und wer die Verantwortung trägt. Sie verknüpft das Prozessmodell direkt mit der Aufbauorganisation.
   1. Kernfrage: Wer führt die Aktivität aus und wer trägt die Gesamtverantwortung?*
   2. Ziel: Schnittstellenklärung zwischen Abteilungen, Vermeidung von Kompetenzgerangel und Definition von klaren Governance-Strukturen.
3. Die Daten- und Dokumentensicht (Die Womit-Sicht): Kein Prozess läuft im luftleeren Raum; Aktivitäten verarbeiten Informationen und erzeugen Ergebnisse. Diese Perspektive verknüpft den Kontrollfluss mit den zugrundeliegenden Datenstrukturen.
   1. Kernfrage: Welche Informationen, Dokumente oder Artefakte werden benötigt (Input) und welche werden verändert oder neu erzeugt (Output)?
   2. Ziel: Datenkonsistenz sichern, Medienbrüche identifizieren und die Basis für die Integration von IT-Systemen (wie ERP, CRM oder ITSM-Plattformen) schaffen.
4. Die Verhaltens- und Steuerungsperspektive (Die Wann- und Wie-Sicht): Diese Perspektive beschreibt die zeitliche und logische Abfolge der Aktivitäten. Sie steuert, wie sich der Prozess unter bestimmten Bedingungen verhält.
   1. Kernfrage: Unter welchen Bedingungen wird eine Aufgabe gestartet, wann verzweigt sich ein Prozess und welche Ereignisse lösen Folgeaktionen aus?
   2. Ziel: Abbildung der Business-Logik und die exakte Definition von Prozesspfaden für Ausnahmesituationen oder Standardfälle.

Bei der Prozessmodellierung unterscheidet man grundsätzlich zwischen Modellierungsformen (der methodische Ansatz und Detaillierungsgrad) und Darstellungsformen (die visuelle oder textuelle Art der Präsentation). Je nachdem, ob Sie mit dem Management, der Fachabteilung oder der IT-Entwicklung sprechen, eignet sich eine andere Form.

Modellierungsformen (Methodische Ansätze)

Diese Formen bestimmen, wie tief und aus welchem Blickwinkel Prozesse strukturiert werden.

LoD - Level of Detail	IST-Modellierung	SOLL-Modellierung
Makromodellierung (Die Vogelperspektive): Hier geht es um High-Level-Prozesse. Es werden keine Einzelschritte abgebildet, sondern die großen Wertschöpfungsketten des Unternehmens (z. B. eine übergeordnete Prozesslandkarte). Perfekt für das Top-Management und zur strategischen Orientierung.	AS-IS Prozesslandkarte	TO-BE Prozesslandkarte
Mikromodellierung (Die Detailansicht): Bildet die operativen Abläufe bis auf die Ebene von Elementaraufgaben, Systeminteraktionen und Datenflüssen ab. Diese Form ist notwendig, wenn Prozesse standardisiert, optimiert oder automatisiert werden sollen.	Dokumentiert den aktuellen, ungeschönten Zustand der Abläufe (inklusive Schwachstellen und Medienbrüchen).	Entwirft den zukünftigen, optimierten Zielzustand des Prozesses nach der Umgestaltung.

Darstellungsformen (Visuelle & Textuelle Formate)

Die visuelle Darstellung ist der Standard im BPM, da das menschliche Gehirn Grafiken schneller erfasst als Fließtext. Es gibt jedoch verschiedene Ausprägungen

A. Grafische Darstellungsformen (Diagramme)

• BPMN Collaborations-Diagramm (Business Process Model and Notation): Der weltweite Industriestandard. Sie nutzt Pools und Swimlanes (Schwimmbahnen) für Abteilungen/Rollen, Rechtecke für Aufgaben und Rauten für Verzweigungen. Sie verbindet die fachliche Logik perfekt mit der technischen IT-Sicht. Ein BPMN-Diagramm ist ein Diagramm, das Sie zum Erstellen einer grafische Darstellung von Geschäftsprozessen und -prozeduren verwenden können.
• BPMN Flussdiagramm (Flowchart): Die einfachste, klassische Form (oft mit DIN-Symbolen). Leicht verständlich, stößt bei komplexen Organisationsstrukturen oder IT-Automatisierungen aber schnell an Grenzen.
• SIPOC-Diagramm (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers): Eine tabellarisch-grafische Form aus dem Lean Six Sigma. Sie zeigt auf einer einzigen Seite die wichtigsten Schnittstellen eines Prozesses, ohne tief in die zeitliche Abfolge einzutauchen.
• Wertstromdesign (Value Stream Map): Fokussiert sich radikal auf den Fluss von Material und Informationen sowie auf wertschöpfende vs. nicht-wertschöpfende Zeiten (Verschwendung).

Folgende Diagrammarten werden angewendet:

📄️Prozesslandkarten modellieren

Prozesslandkarte bietet einen Überblick

📄️BPMN-Collaboration-Diagramm modellieren

Prozesslandkarte bietet einen Überblick

B. Textuelle, tabellarische Darstellungsformen

Manchmal ist eine Grafik zu groß oder unübersichtlich. Tabellen eignen sich hervorragend, um Details strukturiert zu erfassen.

• Verzeichnisse, Listen
• Prozess-Steckbrief (Service Steckbrief): Eine strukturierte, textuelle Beschreibung eines Prozesses auf 1–2 Seiten. Er enthält Metadaten wie Prozessverantwortliche (Process Owner), Trigger, KPIs, Inputs, Outputs und die beteiligten Hauptsysteme.
• RACI-Matrix: Eine reine Zuordnungstabelle, die die organisationale Perspektive schärft. Sie stellt Aktivitäten den Rollen gegenüber und definiert exakt, wer die Aufgabe durchführt (Responsible), wer die Gesamtverantwortung trägt (Accountable), wer beratend unterstützt (Consulted) und wer informiert wird (Informed).

Welche Form für welche Zielgruppe?

Die Wahl der richtigen Darstellungsform entscheidet maßgeblich über die Akzetanz:

Zielgruppe	Bevorzugte Darstellungsform	Warum?
Geschäftsführung / Management	Prozesslandkarte, SIPOC, Wertstrom	Fokus auf Strategie, Wertschöpfung und High-Level-Kennzahlen.
Fachabteilung / Endanwender	BPMN (vereinfacht), Prozess-Steckbriefe, Flussdiagramme	Schnelles Erfassen des eigenen Arbeitsbereichs ohne tiefes Notationswissen.
Business Analysten / BPM-Office	BPMN (vollständig), EPK, RACI-Matrix	Exakte, logische Analyse von Schnittstellen, Governance und Details.
IT-Architekten / Entwickler	BPMN (technisch / ausführbar), UML	Eindeutige Semantik, die direkt als Vorlage für Workflow-Engines oder Systemintegrationen dient.