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Methoden der Informationsaufbereitung

BPM-Methoden zur Informationsdarstellung dienen dazu, Ergebnisse des Prozessmanagement darzustellen.

Im Rahmen des Business Process Managements (BPM) dienen diverse Methoden dazu, komplexe Prozessinformationen strukturiert aufzubereiten und transparent zu visualisieren. Diese Aufbereitung ist die Voraussetzung dafür, Potenziale zu heben und Verschwendung im System aufzudecken. Die nachfolgend dargestellten Methoden sind disziplinübergreifend im Lean- und Qualitätsmanagement verankert.

Methoden der Informationsdarstellung​

Informationsstrukturierung und -aufbereitung

Die effektive Informationsdarstellung basiert auf einer zielgerichteten Strukturierung und Aufbereitung relevanter Daten. Dies umfasst neben der klassischen Erstellung von Berichten und Präsentationen vor allem ein professionelles Dokumentationsmanagement sowie die softwaregestützte Modellierung von Prozessen in BPM-Repositories. Ergänzt wird dieses Methodenset durch Instrumente wie das Business Process Mapping und die Wertstromanalyse, die eine visuelle und analytische Durchdringung der Wertschöpfungskette ermöglichen. Die systematische Pflege von Wissensdatenbanken und Glossaren stellt dabei sicher, dass Informationen unternehmensweit konsistent zur Verfügung stehen.

  1. Aufbereitung von Glossaren. Redaktionelle Aufbereitung von Glossaren und Wissensbeständen. Aufbau und Pflege von Wissensdatenbanken sowie fachspezifischen Glossaren zur Sicherung der Informationstransparenz.
  2. Business Process Mapping - Prozesslandkartenerstellung.
  3. Modellierung von Prozessen und Objekten in BPM-Repositories. Visuelle Darstellung von Geschäftsabläufen mittels Business Process Mapping und fachspezifischer Objektmodellierung in BPM-Repositories.
  4. Präsentationen, Berichte, Auswertungen. Zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen in Form von Berichten und Management-Präsentationen.
  5. Value Stream Mapping - Wertstromanalyse. Durchführung von Wertstromanalysen (Value Stream Mapping) zur Identifikation von Verschwendung und Optimierung der Durchlaufzeiten.
  6. Projektakte im Zuge von BPI-Initiativen.

Methoden des Prozessdesign und Kreativität​

Diese Methoden bilden die Brücke zwischen der reinen Analyse (Ist-Zustand) und der Neugestaltung (Soll-Zustand) von Prozessen. Während die Analyse Fakten liefert, helfen diese Werkzeuge dabei, innovative Lösungen zu generieren und komplexe Anforderungen strukturiert zu lösen. Diese Methoden dienen dazu, den „Lösungsraum“ zu öffnen und in kurzer Zeit viele Ansätze zu generieren. Zur Entwicklung innovativer Soll-Prozesse werden gezielt Methoden des Prozessdesigns und der Kreativität eingesetzt. Während intuitive Techniken wie Brainstorming und die Methode 6-3-5 eine hohe Dichte an Lösungsansätzen generieren, ermöglicht der Morphologische Kasten eine systematische Kombination von Prozessvarianten. Um die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen prozessualen Anforderungen und struktureller Architektur zu beherrschen, wird das Twin-Peaks-Modell angewendet, welches eine iterative und synchrone Entwicklung von Anforderungen und Prozessdesign sicherstellt.

  1. Brainstorming. Freies Assoziieren in der Gruppe. Quantität geht vor Qualität; Kritik ist während der Phase streng verboten.
  2. Methode 6-3-5. 6 Teilnehmer schreiben je 3 Ideen auf ein Blatt und reichen dieses 5-mal weiter. Jeder baut auf den Ideen des Vorgängers auf.
  3. Morphologischer Kasten. Ein Problem wird in seine Parameter (Teilprobleme) zerlegt. Für jeden Parameter werden in einer Matrix verschiedene Ausprägungen (Lösungen) aufgelistet.
  4. Twin-Peaks-Modell. Das Modell bricht die traditionelle Trennung von Anforderungen (Was brauchen wir?) und Architektur/Design (Wie setzen wir es um?) auf. Es beschreibt, dass Anforderungen und Design sich gegenseitig beeinflussen und parallel entwickelt werden sollten. Anstatt erst ein fertiges Lastenheft zu schreiben, entwickelt man Prozessanforderungen und die strukturelle Prozessarchitektur (BPM-Modelle) in kurzen Zyklen gleichzeitig.

Methoden der Entscheidungsfindung​

Um eine fundierte Auswahl zwischen verschiedenen Prozessalternativen zu treffen, werden sowohl qualitative als auch quantitative Bewertungsmethoden eingesetzt.

  1. Nutzwertanalyse (Scoring-Modell). Systematische Bewertung von Alternativen anhand gewichteter Kriterien, um eine objektive Vergleichbarkeit bei komplexen Fragestellungen sicherzustellen.
  2. Wirtschaftlichkeitsrechnung (WiRe, Business Case & Investitionsrechnung): Ermittlung monetärer Kennzahlen (z. B. ROI, Amortisationsdauer) zur finanziellen Absicherung der Entscheidung.
  3. Entscheidungsbaum-Analyse: Visuelle Darstellung von mehrstufigen Entscheidungssituationen unter Berücksichtigung von Eintrittswahrscheinlichkeiten und Konsequenzen.
  4. Risikoanalyse: Poaktive Identifikation und Bewertung potenzieller Störfaktoren sowie deren Auswirkungen auf die Umsetzung des Soll-Konzepts.
  5. Argumenten-Bilanz / Argumenten-Waage: Strukturierte Gegenüberstellung von Pro- und Contra-Argumenten zur abschließenden qualitativen Verifizierung der favorisierten Lösung.