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Kompetenzmodelle im Prozessmanagement

Fachlich und methodische Bereitschaft der Prozessmitarbeiter

Lieber grün als grün hinter den Ohren. ~ Exler, Georg-Wilhelm

Ein Kompetenzmodell ist eine strukturierte Darstellung der verschiedenen Kompetenzen oder Fähigkeiten, die für eine bestimmte Rolle relevant sind. Es beschreibt die Wissensbasis, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Verhaltensweisen und Einstellungen, die eine Person benötigt, um erfolgreich in einem bestimmten Prozess oder in einer bestimmten funktionalen Rolle zu agieren.

Der Befähigungsnachweis oder Sachkundenachweis ist eine personenbezogene Bescheinigung für die nachgewiesene Fachkompetenz und/oder Methodenkompetenz (=Befähigung) zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit. Um einen solchen Nachweis zu erhalten, müssen daher in der Regel theoretische und praktische Schulungen und Prüfung abgelegt werden.

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Um sicherzustellen, dass die Rollenträger die Ausübung der in den Prozessen und funktionalen Rollen definierten Tätigkeiten auch fachgerecht ausüben, ist bei der Rollenzuweisung ein sogenannte "People Readiness-Check" vorgesehen.

Der People-Readiness-Check basiert auf den Grundlagen des Kompetenzmanagements und des Wissensmanagement.

Hintergrund

Lernenden Organisation​

Die Grundvoraussetzung für die Schaffung einer lernenden Organisation und der Schlüssel für einen effektiven und gleichzeitig effizienten Wissenstransfer liegt insbesondere in einer Durchlässigkeit von Systemen. Diese Durchlässigkeit hat sowohl eine kulturelle wie auch eine technische Komponente. Zentrale Erfordernisse sind zunächst ein klares Bekenntnis der Führungskraft zur Herstellung von Durchlässigkeit und die Bereitschaft der Mitarbeiter diesem Bekenntnis zu folgen. Technische Systeme können die Prozesse des Wissensmanagements - inbesondere durch die strukturierte Abbildung von Geschäftsprozesse im BPM-REPOSITORY und der Bereitstellung im BPM-PORTAL - unterstützen. So bietet das BPM-REPOSITORY und das BPM-PORTAL eine technologische Basis, um die organisationinterne und organisationsübergreifende Durchlässigkeit im Bereich der Informationsbeschaffung und -bearbeitung zu ermöglichen. Eine Weiterentwicklung des Instruments, bspw. in Form einer Optimierung des Auffindens bzw. Teilens von für eine bestimmte Fragestellung relevanten Informationen könnte die Durchlässigkeit weiter fördern.

Trotz neuer technologischer Entwicklungen können relevante Informationen in großen Datenspeichersystemen nur dann effizient gefunden werden, wenn sie nach bestimmten Regeln gezielt und strukturiert abgelegt wurden. Insofern bedarf es nicht nur der Bereitschaft, Informationen zu teilen, sondern auch einer entsprechenden Methodenkompetenz in Bezug auf die Informationseingabe und Pflege.

Eine weitere Barriere, in Bezug auf die Durchlässigkeit von Systemen, besteht darin, dass tatsächlich vorhandenes und korrekt gespeichertes Wissen nicht bekannt bzw. bewusst ist. Oft fehlt das Know-how, wo welche Informationen für welches Projekt oer Prozess und welche Entwicklungen im eigenen Informationsmanagement zu finden sind. Daher ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter Kenntnis darüber besitzen:

  • wo relevantes Wissen zu finden ist,
  • wie diese Informationen im Kontext der jeweiligen Aufgabenstellung zu bewerten ist, und
  • wozu diese Information (im Sinne eines »handlungsanleitenden Wissens«) eingesetzt wird.

Entsprechend der Devise »Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, indem man sie teilt«, ist gerade die Durchlässigkeit von Wissen innerhalb von Organisationen, insbesondere in Zeiten von Personalknappheit und komplexer werdenden Systembedingungen eine Überlebensstrategie.

Wissensorientiertes Prozessmanagement​

Systemisches Wissensmanagement erfolgt prozessbegleitend. Es ist daher Aufgabe des Prozessverantwortlichen in Zusammenarbeit mit dem Prozessarchitekten und wenn vorhanden mit dem Wissensmanager und HR-Organisation, den Rahmen für aktives / laufendes Wissensmanagement zur Verfügung zu stellen, indem Führungskraft und MitarbeiterIn Wissensmanagement aktiv prozessbegleitend betreiben.

WM-MitarbeiterInnen-Arbeitszyklus

Abbildung Wissensmanagement iWM-MitarbeiterInnen-Arbeitszyklus

Auf der Grundlage des Wissenswürfels, der implizites und explizites, individuelles und kollektives sowie internes und externes Wissen visualisiert, lassen sich drei zentrale Herausforderungen identifizieren:

  1. Implizites Wissen in explizites Wissen transferieren.

  2. Individuelles Wissen in kollektives Wissen überführen.

  3. Externes Wissen verfügbar machen und in die organisationale Wissensbasis integrieren bzw. internalisieren