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Prozessmodellierer

Rollensteckbrief eines Geschäftsprozessmodellierers - Process Modeler

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Rollen-Steckbrief​

Rollentitel​

Geschäftsprozessmodellierer (Process Modeler), häufig auch als Fachexperte für die Prozessdokumenation, Process-Writer, Prozessmoderator oder Process Document Manager bezeichnet.

Jobgrades - Fähigkeitsstufen​

  1. Level: Junior-Geschäftsprozessmodellierer - Associate Junior Process Modeler (Novice): Dokumentation nach Vorgabe, Workshop-Begleitung
  2. Level: Geschäftsprozessmodellierer - Process Modeler (Professional): Eigenständige Modellierung, Methodensicherheit
  3. Level: Senior-Geschäftsprozessmodellierer - Senior Process Modeler (Master): Architekturverantwortung, Lead in Großprojekten

Rollenbeschreibung​

Der Geschäftsprozessmodellierer ist jene Person, die Aufgaben der Business-Dokumentation und der BPM-Applikationsbetreuung übernimmt und durchführt. Der Prozessmodellierer ist eine Funktionsrolle im BPM-Office. Der Prozessmodellierer wird idR. BPM-Office ernannt und bereitgestellt. Der Prozessmodellierer ist eine Art Bindeglied und Dolmetscher zwischen den Fachabteilungen und dem Prozessmanagement.

Der Prozessmodellierer ist für die Prozessdokumentation, das Prozessdokumentationskonzept und dessen Umsetzung, der Administration der Dokumentationssysteme sowie regelmäßige Evaluierung der deskriptiven BPM-Informationsprodukten im Kontext der Informationsmodellqualität durchführungsverantwortlich.

Rollenziele​

Zu den Hauptzielen zählen ...

  1. a. eine hohe Transparenz - Vollständigkeit bei der BPM-Dokumentation sicherstellen. Dies umfasst die Ist-Aufnahme (Discovery) inkl. das Sammelt bestehende Dokumente, Arbeitsanweisungen und Checklisten als auch die Prozessübersetzung & Visualisierung in standardisiertes Modell. Dabei erfolgt eine Abstraktion der Soll-Prozesse in Bezug auf Abstraktion - den Prozess so detailliert wie nötig, aber so übersichtlich wie möglich darzustellen, damit er für verschiedene Stakeholder lesbar bleibt als auch die systematische Strukturierung - Zerlegung von Prozessen in logische Sequenzen, Gateways (Entscheidungen), Events (Auslöser/Ergebnisse) und Lanes (Verantwortlichkeiten). [KPI = Fiteness for Use, Fiteness for Purpose, Artifact Coverage Ratio]
  2. eine hohe Qualität bei den deskriptiven BPM-Informationsprodukten sicherstellen. Dabei ist das gesammelte Wissen in ein standardisiertes Dokumentationskonzept (Objekte, Modelle) übergeführt.

Rollenaufgaben​

Seine Hauptaufgabe ist es, komplexe Geschäftsabläufe zu verstehen, zu strukturieren und in einer standardisierten, visuellen Form zu dokumentieren.

Zu den Hauptaufgaben zählen ...

  1. BPM-Governance unterstützen: BPM-Richtlinien für die Dokumentation definieren und bereitstellen. Der Aufbau, Verankerung und die begleitende Pflege eines unternehmensweiten Process-Dokumentationskonzeptes. Es werden die Leitplanken, Standards und Werkzeuge in Form von BPM-Richtlinien für die Dokumentation definiert, dazu zählen u.a. die Notationsauswahl, Tool-Auswahl und -Konfiguration, Dokumentenintegration (DMS) und Integration in bestehende Toll-Landschaft (Userverwaltung, IT-Services, ...), Bereitstellung der Modellierungskonventionen, Definition der Ebenenarchitektur - Level of Detail (LoD), Definition der zu modellierenden Objekte - Level of Information (LoI), Modeling Guidelines - Definition der Darstellungsformen. Es geht darum, das Fundament zu gießen, damit im gesamten Unternehmen "dieselbe Sprache" gesprochen wird. Weiterentwicklung des Konzepts: Anpassung des Dokumentationskonzepts an neue organisatorische Gegebenheiten.
  2. BPM-Enablement unterstützen: Den Wissenstransfer und die BPM-Fähigkeitsentwicklung unterstützen. Durchführung von Schulungen/Trainings für Modellierer (Tool- und BPMN-Kompetenz) sowie Awareness-Workshops für Process Owner - wie lese und interpretiere ich ein Modell, einen Objektsteckbrief? Community-Arbeit & Best Practices: Moderation einer internen BPM-Community (z. B. regelmäßige Treffen aller Prozessmodellierer), um Neuerungen im Konzept zu besprechen, Unklarheiten auszuräumen und Best Practices zu teilen.
  3. BPM-Informationssysteme administrieren. Auswahl und Einrichtung des zentralen BPM-Repositorys inklusive der Festlegung von Pflicht-Metadaten (Systeme, Inputs/Outputs, Risiken). Backup & Recovery des BPM-Repositories sicherstellen.
  4. BPM-Assets einpflegen und bereitstellen. Der Aufbau, Bereitstellung, Verankerung und die Pflege des Process-REPOSITORY für eine einheitlichen Beschreibung und Verwaltung der Process-ASSETS.
  5. BPM-Informationsprodukte begleitend pflegen und bereitstellen. Die Modellierung von Geschäftsprozessen methodisch unterstützen. Prozesse verändern sich ständig. Ohne kontinuierliche Pflege veraltet die Information und verliert an Glaubwürdigkeit.
  6. Änderungsmanagements (Change Workflow) etablieren: Definition von Abläufen, wie Mitarbeiter Feedback oder Änderungswünsche zu veröffentlichten Prozessen einreichen können und wie diese eingearbeitet werden.
  7. Freigabeprozesses (Sign-off Workflow) umsetzen: Etablierung eines festen Workflows, wie ein Prozess von der Ist-Aufnahme über die Qualitätssicherung (Syntax-Check) bis zur fachlichen Freigabe durch den Process Owner gelangt.
  8. Prozess-Audits & Qualitätsprüfungen unterstützen: Die Unterstützung bei der Analyse und Validierung von Geschäftsprozessen. Analytische BPM-Informationsprodukte bereitstellen. Regelmäßige (z. B. jährliche) Überprüfung der Modelle im Repository auf Aktualität, Vollständigkeit und Einhaltung der Konventionen im Kontext der QM-Anforderungen zur Dokumentenlenkung.
  9. Verzahnung mit Nachbardisziplinen fördern: Integration des Konzepts in bestehende Managementsysteme (z. B. ITIL im IT-Service-Management, IKS/Risikomanagement, Informationssicherheit nach ISO 27001).

Artefakte - Liefergegenstände​

  1. BPM Governance Policy:
    1. BPM-Richtlinien für die Prozessdokumentation / BPM-Dokumentationskonzept, Modellierungskonventionen & Styleguide (Modeling Guidelines).
    2. Objekt- und Metadatenkatalog. Spezifikation und Definition aller Pflicht- und Optional-Attribute für Prozessobjekte.
    3. Modell- und Metadatenkatalog: Spezifikation der Darstellungsformen.
  2. BPM Enablement-Resources:
    1. Product-Enablement: Die technische Betriebsumgebung (BPM-Informationssysteme (Process-REPOSITORY, Process-PORTAL) in der Prozess-Assets (Modelle, Objekte, Verknüpfungen) zentral, konsistent und fehlerfrei hinterlegt sind. Schnittstellen- und Integrationskonzept (Verknüpfung mit der Benutzerverwaltung via SSO/Active Directory, Synchronisation mit der CMDB/IT-Service-Katalog, Rollenkonzept mit HR, ...). Templates und vordefinierte (Standard-)Auswertungen. Betriebs- und Konfigurationshandbuch für das BPM-Tool. Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept (Backup & Recovery SOP):
    2. Process-Enablement: Freigabe-Workflow-Spezifikation (Sign-off Workflow) und Konfiguration des Freigabe-Workflows, Versions-Management, -ein dokumentierter und im Tool technisch implementierter Ablauf für die Qualitätssicherung und fachliche Freigabe. Änderungsmanagement-Prozess (Change Workflow) - ein definierter Feedback- und Review-Prozess (Eingabe von Änderungswünschen durch Mitarbeiter, Zuweisung an Modellierer, Re-Zertifizierung). Audit- und Prüfberichte (QM-Konformität) Regelmäßig erstellte Qualitätsberichte - Analytische BPM-Informationsprodukte über den Zustand des Repositorys (Vollständigkeitsreports, Aktualitätsprüfungen, Dokumentenlenkungs-Nachweise für ISO 9001 Audits). Deskriptive BPM-Informationsprodukte - Standardisierte Auswertungen und Exporte aus dem System.
    3. People-Enablement: BPM-Trainingsressourcen zur Prozessdokumentation für Modellierer.
    4. Partner-Enablement: Awareness-Kit & -Workshops für Process Owner and Process-Participants. Community-Plattform & Kommunikationsmatrix: Bereitstellung eines zentralen Kommunikationskanals - MS Teams inklusive Dokumentation der Protokolle, FAQ-Listen und "Best Practice"-Beispielmodelle aus den regelmäßigen Community-Treffen.
  3. BPM Core-Resources: Process-REPOSITORY - Process-Assets
    1. Prozesstopologie (Ebenenarchitektur, Prozess-Hierarchie) im Process-Repository zur systematischen Einordnung (LoD)
    2. Management-System Modell für Process-Areas zur systematischen Erfassung (LoI)
    3. Deskriptive BPM-Informationsprodukte: Standardisierte Auswertungen und Exporte aus dem System.
    4. Analytische BPM-Informationsprodukte: Standardisierte Auswertungen und Exporte aus dem System.