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Chief Process Officer

Stellensteckbrief (Job Description) des Leiter des BPM-Office - Head of BPM-Office, Director of BPM

Stellen-Steckbrief​

Stellentitel​

**Leiter BPM-Office **
auch Chief Process Officer (CPO), Leiter Geschäftsprozessmanagement-Office bezeichnet. Für die Rolle eines Chief Process Officer (CPO) gibt es je nach Unternehmenskultur, Branche und Fokus (IT, Strategie oder Operations) sehr unterschiedliche Bezeichnungen. Da der Begriff „Process“ oft als Teilbereich anderer Funktionen gesehen wird, überschneiden sich die Titel häufig mit der Geschäftsführung oder dem Qualitätsmanagement.

Kürzel = BPM-OR-CPO

Stellenmission - Architekten der Wertschöpfung​

Chief Process Officer ist die Stellenbezeichnung für die Leitung des Business Process Management Office. Mit dieser Stelle wird das Prozessmanagement in der Unternehmensführung etabliert und verankert. Die Mission eines Chief Process Officer (CPO) lässt sich am besten als die Rolle eines „Architekten der Wertschöpfung“ beschreiben.

Seine Kernmission besteht darin, das Unternehmen zu einer fließenden, end-to-end prozessorientierten Organisation zu führen.

Der CPO ist für die alle Elemente des normativen und des strategischen Geschäftsprozessmanagements verantwortlich, insbesondere für die BPM-Governance und das BPM-Enablement. Der CPO verantwortet das BPM als Ganzes – das strategische Prozessmanagement ist nur ein Teilbereich davon.

Der CPO ist die Schnittstelle zwischen Unternehmens-, Prozess und IT-Strategie. Er hat die Aufgabe, die Prozessstrategie zu planen und mit der IT-Strategie sowie dem Projektportfolio abzustimmen, die unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse zu koordinieren und ein unternehmensspezifisches Prozess-, Organisations- und Informationsmodell zu entwickeln und bereitzustellen. Damit fallen viel Aufgaben des strategischen Geschäftsprozessmanagements in seinen Aufgabenbereich.

Die 4 Säulen der CPO-Mission

  1. Strategische Ausrichtung (Alignment). Die Mission ist es, die Unternehmensstrategie in operative Abläufe zu übersetzen. Der CPO stellt sicher, dass jeder Prozess direkt auf die strategischen Ziele (z. B. Marktführerschaft durch Schnelligkeit) einzahlt. Leitsatz: „Wir tun die richtigen Dinge auf die effizienteste Weise.“
  2. Wertschöpfung für den Kunden (Value Scouting): Der CPO betrachtet das Unternehmen aus der Sicht des Kunden. Seine Mission ist die Optimierung der sogenannten End-to-End-Prozesse (z. B. vom Bestelleingang bis zur Lieferung), um Reibungsverluste an Abteilungsgrenzen zu eliminieren.
  3. Kultureller Wandel (Change Management): Eine zentrale Mission ist der Aufbau einer „Prozesskultur“. Mitarbeiter sollen nicht mehr nur in ihrer Fachabteilung denken („Ich bin Buchhalter“), sondern verstehen, welchen Beitrag sie im Gesamtprozess leisten („Ich sorge für eine reibungslose Zahlungsabwicklung für unsere Kunden“).
  4. Technologische Enabler (Digitalisierung & KI): Der CPO fungiert als Brücke zwischen Business und IT. Seine Mission ist es, Technologien wie Process Mining, Automatisierung oder KI nicht als Selbstzweck einzuführen, sondern um messbare Prozessverbesserungen zu erzielen.

Die Mission des Chief Process Officer ist es, eine reaktionsschnelle, transparente und hocheffiziente Organisation zu schaffen, die sich durch kontinuierliche Verbesserung (KVP) selbst optimiert und so langfristig wettbewerbsfähig bleibt.

Stellenziele​

Zu den Hauptzielen zählen ...

  1. eine hohe Transparenz und Qualität sicherstellen bei den BPM-Governance Vorgaben.
  2. eine hohe Transparenz und Qualität sicherstellen bei den BPM-Enablement-Ressourcen.
  3. den angestrebten Prozessreifegrad gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen zu erreichen und zu halten.
  4. eine hohe Transparenz bei der Prozess-Effizienz & Kosten (Value) gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen schaffen.
  5. sind Compliance -Anforderungen kennen, kommunizieren und deren Einhaltung sicherstellen.

Stellenaufgaben​

Die Aufgaben, Prozessabläufe und Element zum Prozessmanagements sind im BPM-Process-Repository beschrieben. Diese Prozessmodell bildet die Grundlage für die Aufgaben.

Zu den Hauptaufgaben zählen ...

  1. die Leitung des Business Process Management Office und die Koordination der GPM-Gremien.
  2. die Transformation der Unternehmensstrategie in das Prozessmanagement.
  3. die Definition, das Assessment und die unternehmensweite Entwicklung der BPM-Fähigkeiten.
  4. den Aufbau, Einführung, Bereitstellung & die Pflege der BPM-Governance Ergebnisse. Darunter fallen auch Abstimmungen mit anderen Disziplinen wie Risiko-, Qualitätsmanagement sowie Business Development. Die Definition und Anwendung von BPM-Methodenstandards vorantreiben.
  5. den Aufbau, Einführung, Bereitstellung & die Pflege der EPM-Enablement Ergebnisse. Darunter fallen die BPM-Knowledbase und die BPM-Werkzeuge.
  6. die Leitung des strategischen BPM-Prozesses (sBPM) = Process Owner für sBPM. Die Definition der Prozessmanagementstrategie und der daraus abgeleiteten Ziele.
  7. den Aufbau, Bereitstellung & die Pflege von unternehmensspezifischen Prozess- und Organisationsmodellen in Abstimmung mit den Gremien, um einen möglichst vollständigen Überblick über alle Geschäftsprozesse und deren Zusammenspiel im Unternehmen zu haben sowie eine nachvollziehbare Zuordnung der Verantwortungsbereiche sicherzustellen. Die Entwicklung, Dokumentation, Pflege und Publikation des Prozessmodells zählt zu den zentralen Aufgaben. Compliance der Prozesse sicherstellen.
  8. die Entwicklung und das Management des (GPM-/IT-) Projekt- und Ressourcen-Portfolios (BPM-Roadmap) in Abstimmung mit den Gremien. Gestaltung des Change-Prozesses.
  9. den Aufbau, Bereitstellung & die Pflege eines unternehmensspezifischen Prozess-Performance-Systeme.
  10. Prozessmanagement als Managementaufgabe im Unternehmen verankern. Aufbau / Transformation zu einer prozessorientierten Organisation vorantreiben.

Verantwortung​

Hat die Pflicht ...

  1. die Erarbeitung, Abstimmung, Einführung und Einhaltung der Process-Governance Workproducts sicherzustellen.
  2. die Erarbeitung, Einführung und Bereitstellung der Process-Enablement Workproducts sicherzustellen.
  3. das BPM-Office Team zu nominieren und zu führen.
  4. die BPM-Gremien zu koordinieren und einzuberufen.
  5. das BPM als Gesamtheit zu entwickeln.

Befugnisse​

Hat das Recht ...

  1. Änderungen/Verbesserungen zum Prozessmodell und der Aufbauorganisation in die Gremien einzubringen und anzustoßen.
  2. Prozessaudits, Prozessanalysen und Machbarkeitsstudien für Prozessoptimierungen als Vorleistungen für die Gremien im Umfang von max. 5% des BPM-Budgets zu beauftragen.
  3. die Erhebung festgelegter Messgrößen und die Durchführung von Prozessbewertungen einzufordern.
  4. übergeordneten Verantwortlichen Prozessziele zur Verabschiedung vorzuschlagen.
  5. an den Process Owner bei qualifizierten Prozessrisiken und/oder Abweichungen zu eskalieren.
  6. die 3Cs (Completeness-Correctness-Consitency) bei der Prozessdokumentation zu prüfen und ggf. Maßnahmen einzufordern.
  7. Qualifizierungsbedarf zur effizienten Durchführung von Prozesses aufzuzeigen und Schulungsmaßnahmen einzufordern.

Artefakte​

  1. BPM-Dokumentation = Gesamtheit der BPM-Dokumenten verwalten und bereitstellen.
  2. Ergebnisse des normativen BPM
  3. Ergebnisse des strategischen BPM
  4. Prozessbeschreibungen im Process-REPOSITORY (Wissen über den Prozess) mit den Process-Interfaces.
  5. Prozessleistungsbeurteilung, Rückmeldung im Process-FEEDBACK. Prozess-Cockpit.
  6. KVP-Maßnahmen beschreiben und anstoßen im Process-TICKET.

Verweise​

  • Prozesslieferant-Rollenspezifikation.
  • BPM-Training-Ressourcen.