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BPM-Nutzen für Mitarbeiter

Operative Ebene - Mitarbeiter profitieren vor allem von Klarheit und weniger Stress - Rollenklarheit & Entlastung von Routine.

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„BPM ist kein Selbstzweck. Es ist das Versprechen an die Mitarbeiter, dass ihre Zeit zu wertvoll ist, um sie mit ineffizienten Abläufen zu verschwenden.“

Wenn man Mitarbeitern BPM schmackhaft machen will, darf man nicht primär über "Unternehmensziele" oder "Shareholder Value" sprechen. Man muss die Frage beantworten: "Was habe ich persönlich davon, wenn ich meine Prozesse sichtbar machen, dokumentiere und optimiere?"

User-Story Map - Anforderungs-Verzeichnis aus Prozessmitarbeiter-Sicht​

Was sind User-Story Map? Struktur ersetzt Chaos​

Eine User Story Map ist im Grunde die visuelle Brücke zu zahlreichen Anforderungen. Aus Sicht eines Prozessmitarbeiters (also jemandem, der im operativen Geschäft steckt), ist sie ein Werkzeug, um sicherzustellen, dass Prozessmanagement nicht nur theoretisch funktioniert, sondern den echten Arbeitsalltag sinnvoll unterstützt.

Stell dir eine User Story Map wie eine Wand voller Post-its vor, die von links nach rechts zahlreichen Geschichte (User Stories) erzählt.

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Abbildung: Auszug von Anforderungen aus Prozessmitarbeiter-Sicht erfasst im BPM-Repository (Quelle = platinus)

Zum besseren Verständnis ist hier ein Auszug von Stakeholder- Anforderungen an das für Geschäftsprozessmanagement (BPM) angeführt.

BEMERKUNG:

  • Die Stakeholder-Anforderungen werden im BPM-Repository modelliert und im BPM-Portal bereitgestellt.
  • Das Verzeichnis der Stakeholder-Anforderungen stellt sicher, dass wichtige Anforderungen sichtbar werden und bei der Prozessoptimierung berücksichtigt werden.

Warum sind Anforderungs-Verzeichnis sinnvoll?​

1. Klarheit und Sicherheit - weniger Stress​

Nichts ist stressiger als Unklarheit. BPM schafft eine verlässliche Basis für die tägliche Arbeit.

  • Transparenz der Arbeitsprodukte (Outputs): Ein Arbeitsprodukt ist alles Greifbare, das ein Prozessschritt oder der Gesamtprozess am Ende auswirft.
  • Transparenz der Prozessleistung (Performance, KPIs): Hierbei geht es darum, wie effizient die Arbeitsprodukte erstellt werden. Man macht die "Maschine" unter der Haube sichtbar:
    • Durchlaufzeit: Wie lange dauert es vom Startsignal bis zum fertigen Arbeitsprodukt? Wo liegen die Liegezeiten (Flaschenhälse)?
    • Prozessmenge - Output-Rate: Wie viele Einheiten (Arbeitsprodukte) schaffen wir pro Tag/Woche?
    • Prozesskosten: Wieviel Arbeitszeit und damit Kosten verursacht der Ablauf?
    • Prozessstabilität: Schwankt die Qualität der Ergebnisse stark, oder liefern wir immer das gleiche, verlässliche Niveau?
  • Transparenz bei Aufgaben (Workflows): Prozess-Diagramme sind kein netter Nebeneffekte, sondern die ökonomische Basis für effizientes Arbeiten. Wenn Mitarbeiter genau wissen, was sie wie tun müssen und warum, sinkt die Fehlerquote drastisch und die psychologische Belastung nimmt ab.
  • Transparenz bei Rolle - eindeutige Verantwortlichkeiten: Weg von vagen Jobtiteln hin zu klaren Prozessrollen. „Wer muss das genehmigen?“ oder „Bin ich dafür zuständig?“ Solche Fragen klären sich durch den Prozess. Das verhindert Kompetenzstreitigkeiten und schützt vor Fehlern. Die RACI-Matrix dient dabei als Standard: Für jede Aufgabe ist definiert:
    • Responsible: Wer führt sie aus?
    • Accountable: Wer trägt die Letztverantwortung?
    • Consulted: Wer muss gefragt werden? Wer arbeite mit?
    • Informed: Wer muss über das Ergebnis informiert werden?
  • Onboarding: Neue Kollegen werden durch grafische Prozessbeschreibungen schnell produktiv. Eliminierung der „Kognitiven Last“ (Klarheit).
  • Sicherheit: „Was darf ich? Was muss ich?“ Klare Prozesse geben Sicherheit und reduzieren Stress durch Unklarheit, indem Wissensressourcen zum Nachschlagen bereitgestellt werden. Transparenz verhindert Schuldzuweisungen (Psychologische Sicherheit).
  • Fokus auf Wertschöpfung: BPM eliminiert „Waste“ (Verschwendung). Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Suchen, Warten oder dem Klären von Zuständigkeiten und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Vermeidung von „Schattenarbeit“ und Unterbrechungen.
  • Vertretung ohne Chaos: Wenn ein Kollege krank wird oder Urlaub hat, kann die Vertretung dank der Prozessbeschreibung sofort sehen, an welchem Punkt die Arbeit steht und was als Nächstes zu tun ist.

Der Beitrag von Business Process Management zur Stressreduktion lässt sich auf eine einfache Formel bringen: Struktur ersetzt Chaos. Stress entsteht in der Arbeitswelt oft nicht durch die Menge der Arbeit, sondern durch Unklarheit, Doppelarbeit und das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren.

Mit der Beantwortung von typischen Fragen und der Bereitstellung von bewährten Informationsmodellen je Prozessgebiet trägt BPM zum einen zu einer hohen Transparenz und gezielten Optimierung von organisatorischen Fähigkeiten bei und zum anderen werden dabei auch regulatorischen Anforderungen an das Unternehmen abgedeckt.

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Abbildung: Struktur der Informationsmodelle im Kontext Transparenz und Messung des Prozessreifegrades. (Quelle = platinus)

2. Reduzierung von „Waste“ - sinnlose Arbeit​

  • Weniger „Feuerlöschen“: Durch strukturierte Abläufe sinkt die Zahl der Notfälle und Ad-hoc-Anfragen. Der Arbeitsalltag wird planbarer. Ende des „Management by Firefighting“ (Sicherheit).
  • Fokus auf das Wesentliche: BPM identifiziert unnötige Schleifen, Doppelarbeit und Wartezeiten. Das Ziel ist es, die „nervigen“ Teile des Jobs zu eliminieren, damit mehr Zeit für die Aufgaben bleibt, die wirklich Spaß machen oder wertschöpfend sind.

3. Aktive Mitgestaltung - Empowerment​

BPM ist kein von oben herab diktiertes Regelwerk, sondern lebt vom Wissen der Experten vor Ort.

  • Gehör finden: Mitarbeiter sind die Experten für ihre Prozesse. BPM bietet ihnen eine Plattform, um Schwachstellen offiziell zu benennen und Verbesserungen einzubringen.
  • Innovation: Wer seine Prozesse versteht, kann sie auch verbessern. Das gibt dem Einzelnen das Gefühl, nicht nur ein „Rädchen im Getriebe“ zu sein, sondern den Erfolg aktiv mitzugestalten.

Wer ist für User-Story Map zuständig?​

In der Theorie sagt man oft, es sei ein Team-Effort, aber in der Praxis sollte es klare Rollenverteilungen geben. Wer den Hut aufhat, hängt davon ab, ob man auf die Organisation, den Inhalt oder den Input schaut. Unser Verständnis ist, dass der jeweilige Process-Owner in Zusammenarbeit mit dem Process-Architect für die Identifikation, Beschreibung. Modellierung, Umsetzung und Pflege der “Anforderungen” zuständig ist.

User-Stories - Anforderungs-Steckbriefe aus Prozessmitarbeiter-Sicht​

Eine User Story beschreibst kurz und knackig, wer etwas will, was genau gebraucht wird und vor allem warum. Die Identifikation und Beschreibung dieser sogenannten Stakeholder-Anforderungen unterstützt das Prinzip der “Kundenorientierung” um das Erwartungsmanagement sichtabr zu machen und auch das Prinzip der “Wertorientierung”, um den Business Value zu verstehen.

BEMERKUNG:

  • Die Stakeholder-Anforderungen werden im BPM-Repository beschrieben und verwaltet. Zum Abruf der aktuellen “Anforderungen” ist an dieser stelle auf das BPM-Portal verwiesen.
  • RfImprovement: Neu Anforderungen können an BPM-Office gemeldet werden.

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Abbildung: Anforderungs-Steckbrief - Beispiel (Quelle = platinus)

TIPP:

  • Bei der effizienten Formulierung von User-Stories können KI-Tools hilfreich sein.