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BPM-Nutzen aus einer Stakeholder-Perspektive

BPM heißt: Den Schmerz verstehen, bevor man die Lösung modelliert.

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„BPM ist die Kunst, individuelle Erwartungen in eine gemeinsame Richtung zu lenken: Damit aus vielen Meinungen ein messbarer Erfolg wird.“

Um Stakeholder für BPM zu gewinnen, musst du verstehen, dass es keine "One-Size-Fits-All"-Argumentation gibt. BPM ist für die einen ein Rendite-Hebel, für die anderen ein Angstlöser oder ein Werkzeug zur Arbeitserleichterung.

In der Praxis scheitern BPM-Initiativen oft, weil Mitarbeiter BPM nur als zusätzliche Schreibarbeit (Bürokratie) wahrnehmen. Um Akzeptanz zu schaffen, muss der Nutzen für die folgende Stakeholder-Gruppen - für das Unternehmen, für die Kunden und für den einzelnen Mitarbeiter - verstanden und kommuniziert werden. In der Welt des Business Process Management (BPM) – also dem Prozessmanagement – geht es darum, Arbeitsabläufe zu verstehen, zu steuern und zu verbessern. Da Unternehmen aus vielen verschiedenen Menschen bestehen, profitiert jede Gruppe (Stakeholder) auf unterschiedliche Weise davon. Business Process Management (BPM) muss seine Stakeholder und deren Erwartungen kennen. Folgende Stakeholder wurden identifiziert und deren Anforderungen an das BPM erhoben.

BPM-Stakeholder-Perspektiven​

Die Liste mit den wichtigsten Stakeholdern für das Prozessmanagement kann in einer Matrix mit den beide Dimensionen (Intern/Extern und Aktiv/Passiv) strukturiert werden. Diese Darstellung eignet sich hervorragend, um Verantwortlichkeiten und Kommunikationsstrategien im Prozessmanagement abzuleiten.

Aktiv (Gestaltend / Treibend)Passiv (Betroffen / Überwachend)
InternStrategische & operative Ebene:
Geschäftsführung (Sponsor)
Prozessverantwortliche (Owner)
BPM-Experten / Analysten
IT / Prozess-Architekten		Operative & administrative Ebene:
Prozessbeteiligte (Mitarbeiter)
Betriebsrat / HR
Qualitätsmanagement & Compliance
Controlling
ExternPartner & Zulieferer:
Strategische Lieferanten
Outsourcing-Partner
IT-Dienstleister		Markt & Umfeld:
Endkunden
Behörden / Gesetzgeber
Auditoren / Zertifizierer

Kurze Analyse der Quadranten

  • Intern & Aktiv: Dies ist dein Kernteam. Sie müssen eng zusammenarbeiten, um Prozesse zu definieren und Ressourcen freizugeben.
  • Intern & Passiv: Die wichtigste Gruppe für das Change Management. Wenn die Mitarbeiter (passiv) die neuen Prozesse nicht akzeptieren, scheitert das BPM-Projekt trotz guter Planung.
  • Extern & Aktiv: Erfordern oft Schnittstellen-Definitionen (z. B. EDI-Anbindungen an Lieferanten), um reibungslose Abläufe zu garantieren.
  • Extern & Passiv: Diese Gruppe gibt die Rahmenbedingungen vor (z. B. DSGVO oder Kundenwünsche), die der Prozess erfüllen muss.

Hier ist die Zusammenfassung der Stakeholder-Perspektive – wie du die verschiedenen Rollen "abholst", indem du ihren spezifischen Nutzen (WIIFM - What's in it for me) adressierst:

StakeholderPerspektive / HauptinteresseDas "Killer-Argument"
Eigentümer / CEOUnternehmenswert & Skalierbarkeit"Wir machen das Unternehmen unabhängig von Einzelpersonen und steigern den Marktwert."
Process Customer (Fachbereichsleiter)Kostenkontrolle & Ziele (KPIs)"Du bekommst ein Dashboard, das die 'Blackbox' deiner Abteilung auflöst und Flaschenhälse sofort zeigt."
IT-Leiter (CIO)Governance & Entlastung"Wir stoppen die Schatten-IT und geben deinen Entwicklern Zeit für Strategie statt Kleinkram."
HR-Leiter (CHRO)Employee Experience & Compliance"Onboarding wird zum Kinderspiel – wir garantieren, dass jeder Neue am ersten Tag arbeitsfähig ist."
Process ManagerOperative Kontrolle"Schluss mit Papier-Handbüchern! Deine Prozesse steuern sich selbst und liefern dir Live-Daten."
Mitarbeiter (User)Arbeitserleichterung"Kein Tool-Hopping mehr. Ein Klick im Prozess öffnet genau das Programm, das du gerade brauchst."
Auditor / IMSRevisionssicherheit"Revisionssichere Logs auf Knopfdruck – du musst nie wieder manuell Beweise für das Audit sammeln."

3 Schritte, um Stakeholder zu gewinnen​

  1. Den Schmerzpunkt (Pain Point) isolieren. Gehe nicht mit einer fertigen Lösung ins Gespräch. Frage zuerst:

    • "Was hindert Sie daran, Ihre Ziele für dieses Jahr zu erreichen?"

    • "Wo verlieren wir aktuell am meisten Zeit/Geld durch Missverständnisse?"

    • BPM ist dann die Medizin für genau diesen Schmerz.

  2. Den "ROI" greifbar machen. Stakeholder, die das Budget freigeben, brauchen Zahlen.

    • Beispiel: "Wenn wir durch die interaktive Checkliste die Fehlerquote nur um 10% senken, sparen wir jährlich 50.000 € an Nacharbeitskosten."

  3. Quick Wins statt "Big Bang". Versuche nicht, das ganze Unternehmen auf einmal zu modellieren. Wähle einen Prozess, der:

    • Sichtbar ist (viele Leute sind beteiligt),

    • Schmerzhaft ist (jeder schimpft darüber),

    • Einfach zu lösen ist (keine 2-jährige IT-Umsetzung nötig).

    • Sobald dieser Prozess läuft, kommen die Stakeholder von selbst zu dir.