BPM-Nutzen aus einer Prinzipien-Perspektive
BPM-Nutzen direkt mit den Kernprinzipien (Struktur, Transparenz, Kontinuität) verknüpfen
„Struktur schafft Freiheit, Transparenz schafft Vertrauen und Automatisierung schafft Zeit – das ist das Dreigestirn des BPM-Nutzens..“
Audio-Podcast (DE): Messbarer Outcome durch Prozessmanagement (ca. 2min)
Der Nutzen von Prozessmanagement liegt in der systematischen Ausrichtung des Handelns an Prinzipien. Der Nutzen von Prozessmanagement lässt anhand von "Einstellungen" (Mindset) und bewährten QM-Prinzipien beschreiben.
Das Trio der Exzellenz: QM, BPM und Lean Management
Durch die Verbindung von QM, BPM und Lean Management entsteht ein synergetisches Managementsystem: Während das QM den normativen Rahmen für Qualität setzt, liefert BPM die methodische Struktur zur operativen Steuerung. Lean Management fungiert dabei als treibende Kraft, um diese Prozesse konsequent auf Wertschöpfung auszurichten und jegliche Verschwendung systematisch zu eliminieren.
Das „Trio“ beschreibt das perfekte Zusammenspiel von Standardisierung (QM), Struktur (BPM) und Effizienz (Lean). Man kann sie als die drei Säulen der „Operational Excellence“ bezeichnen.
QM sagt uns, was wir versprechen;
BPM baut die Straße, auf der wir liefern;
Lean sorgt dafür, dass wir ohne unnötiges Gepäck und Stau ans Ziel kommen.
Ohne die Verknüpfung dieser drei Disziplinen entstehen unternehmerische Reibungsverluste:
- Nur QM: Ein bürokratischer Wasserkopf – wir sind zertifiziert, aber langsam und teuer.
- Nur BPM: Schöne Prozesslandkarten in der Schublade – wir wissen theoretisch, wie es geht, aber keiner lebt es effizient.
- Nur Lean: Schnelle Aktionitis – wir optimieren punktuell, verlieren aber die Standardisierung und Rechtskonformität aus den Augen.
Das Trio aus QM, BPM und Lean ist unser Leitsystemsystem für profitables Wachstum. Es stellt sicher, dass wir die richtigen Dinge (QM) auf die richtige Weise (BPM) und mit minimalem Aufwand (Lean) tun. Durch die Zusammenfassung werden “Mindsets” und Prinzipien harmonisiert. Man entwickelt Prozesse, die schnell (Lean) UND sicher (QM) UND digital steuerbar (BPM) sind.
Prinzipien-Set - die DNA für Operational Excellence
„Wer Prozesse nur malt, verwaltet den Status Quo.
Wer Prozesse nach Prinzipien steuert, beherrscht die Wertschöpfung.“
Wenn die Prinzipien dieser Fachdisziplinen ineinandergreifen, entsteht ein integriertes Managementsystem (IMS). Das Zusammenfassen dieser drei Disziplinen zu einem einheitlichen Prinzipien-Set macht deshalb Sinn, weil sie in der modernen Unternehmensführung interdependent (voneinander abhängig) sind. Isoliert betrachtet haben sie jeweils blinde Flecken; erst gemeinsam bilden sie ein vollständiges Steuerungssystem.
Prinzip der Wertorientierung
Jeder Geschäftsprozess orientiert sich an Wirkungen (Outcomes)!
Das Prinzip der Wertorientierung im BPM rückt die Frage nach dem „Wozu?“ in den Mittelpunkt. Es markiert den entscheidenden Übergang von einer reinen Tätigkeitsbeschreibung (Output) hin zu einer zielgerichteten Steuerung von Resultaten bzw. Wirkungen (Outcomes). Um die Wertorientierung zu verstehen, muss man zwischen dem, was produziert wird (Output), und dem, was damit erreicht wird (Outcome), unterscheiden. Der Outcome (Wirkung) beschreibt dabei den tatsächliche Nutzen für das Unternehmen oder den Kunden. Ein Prozess hat keinen Selbstzweck. Sein Wert bemisst sich ausschließlich an der positiven Wirkung, die er im Gesamtsystem erzielt.
Prinzip der Zielorientierung
Jeder Geschäftsprozess orientiert sich an Zielen (Goals) und Kennzahlen (Performance Indicators).
Im BPM stellen Ziele und Kennzahlen sicher, dass Prozesse einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Prozessmitarbeiter kennen die Unternehmens- und die Geschäftsprozessziele und agieren in ihrem Wirkungsbereich danach. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem Geschäftsprozesse an Zielen und formulierten Wirkungen (Outcomes) ausgerichtet werden. Das QM fordert die faktengestützte Entscheidungsfindung.
Prinzip der Kundenorientierung
Jeder Geschäftsprozess muss seine Kunden und deren Anliegen bzw. Anforderungen kennen!
Dieses BPM-Prinzip besagt, dass Prozesse Stakeholder-Anforderungen erfüllen werden müssen. Prozessarchitekten identifizierten Bedürfnisse und modellierten die Anforderungen der Prozess-Stakeholder. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem die Prozesse an den bekannten Stakeholder-Anforderungen ausgerichtet werden, um damit eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen. Das Pull-Prinzip besagt, dass eine Leistung erst dann erbracht wird, wenn der (interne oder externe) Kunde sie anfordert. BPM liefert die Architektur für den Informationsfluss; Lean sorgt dafür, dass keine Überproduktion stattfindet, sondern der Prozess exakt im Takt des Kundenbedarfs "gezogen" wird.
Prinzip der Ergebnisorientierung
Jeder Geschäftsprozess muss die Leistungen bzw. die zu produzierenden “Workproducts” sowie deren Qualitäts-Ausprägungen kennen!
Der Output (Leistung) ist dabei das unmittelbare Ergebnis / Resultat / Liefergegenstand / Workproduct eines Prozesses. Die Spezifikation von "Workproducts" im BPM sorgt für Transparenz und Steuerbarkeit. Prozessarchitekten beschreiben die Prozessleistungen (Output) und deren Eigenschaften. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem eine hohe Transparenz über die Abläufe in Bezug auf die zu produzierenden Leistungen für eine systematische und strukturierte Planung, Kontrolle und Steuerung vorhanden ist
Prinzip der Ablauforientierung
Jeder Geschäftsprozess muss einen verständlichen Workflow haben!
Mit der Ablauforientierung gehen idR. die Verringerung der nicht notwendigen Schnittstellen, die Vermeidung von Medienbrüchen, die Vermeidung und Reduktion von Fehlern bei Übergaben und die Schaffung von klaren internen Kunden-Lieferanten Beziehungen sowie einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation einher. Geschäftsprozessmanagement hat einen Nutzen indem eine hohe Transparenz über die Geschäftsprozesse und deren Bezug zur Zuständigkeiten vorhanden ist. Nach dem Ansatz Structure follows Process werden Aufbauorganisationsstrukturen eher am Workflow ausgerichtet anstatt von Funktionen. Das Fluss-Prinzip zielt darauf ab, dass das Werkstück (oder die Information) ohne Unterbrechung und Rückstau durch den Prozess gleitet (One-Piece-Flow).
Prinzip der Mitarbeiterorientierung
Jeder Geschäftsprozess muss die funktionalen Rollen und deren Kompetenzprofil kennen!
Im BPM denken wir in Rollen, nicht in Abteilungen oder Namen. DIeses BPM-Prinzip besagt, dass ein Prozess nur so gut ist wie die Menschen, die ihn ausführen. Im Prozessmanagement bedeutet das konkret: Nicht der Mensch wird in eine starre Form gepresst, sondern der Prozess wird so gestaltet, dass Menschen ihn kompetent und motiviert bewältigen können. Für jeden Prozessschritt muss definiert sein, welche Verantwortung (Accountability) und welche Aufgabe (Responsibility) damit verbunden ist. Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird. Das reduziert Stress durch Unklarheit und verhindert Doppelarbeit oder Kompetenzgerangel.
Prinzip der Messbarkeit
Jeder Geschäftsprozess muss Messwerte zum Prozesspentagon liefern!
Messbarkeit bedeutet, die Leistungsfähigkeit eines Prozesses in harten Zahlen auszudrücken. Es folgt dem Management-Leitsatz: „Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.“ Ohne objektive Daten ist jede Prozessoptimierung lediglich eine Vermutung. Prozessleistung wird anhand von Kennzahlen (KPIs) gemessen und überwacht. Die Messung ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen und die Bewertung von Verbesserungsmaßnahmen. Ein Prozess ist erst dann „beherrscht“, wenn sein Zustand durch Kennzahlen (KPIs) jederzeit nachweisbar ist.
| Dimension des Pentagons | Was wird gemessen? | Beispiel-KPI |
|---|---|---|
| 1. Zeit | Geschwindigkeit und Pünktlichkeit. | Durchlaufzeit, Liegezeit, Termintreue. |
| 2. Kosten | Ressourceneinsatz und Effizienz. | Prozesskostensatz, Personalkosten pro Fall. |
| 3. Qualität | Fehlerfreiheit und Standarderfüllung. | First-Pass-Yield (Richtigquote), Fehlerquote. |
| 4. Kundenzufriedenheit | Erfüllung der Kundenerwartung (Outcome). | Net Promoter Score (NPS), Reklamationsrate. |
| 5. Compliance / Risiko | Einhaltung von Regeln und Normen. | Anzahl der Verstöße, Audit-Ergebnisse. |
Prinzip der laufenden Verbesserung
Jeder Geschäftsprozess kann systematisch laufend verbessert werden!
Die tatsächlichen Prozessleistungen (Ist-Werte) werden begleitend gemessen und mit den gewünschten Planwerten verglichen. Das BPM-Prinzip des "Lernens aus Fehlern" durch Ist-Soll-Vergleiche ist die technische Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung. Kaizen (der Weg zum Besseren) ist eine Geisteshaltung. Es strebt nach der absoluten Perfektion durch viele kleine Schritte. BPM liefert die Datenbasis und die Prozess-Governance (wer darf den Prozess ändern?), während Lean die Kultur und die Methoden (z.B. 5S, Poka Yoke) bereitstellt, um die Verbesserung im Alltag der Mitarbeiter zu verankern. Geschäftsprozesse werden so kontinuierlich verbessert – Lernen aus Fehlern.
Die systematische Nutzung des Business Capability Frameworks innerhalb des BPM erlaubt eine präzise Strukturierung von Managementsystemen und führt so zu einer messbaren Erhöhung des Prozessreifegrades und zur Erfüllung der oben angeführten Prinzipien.
Abbildung: Einfaches Business Capability Frameworks zur systematischen Modellierung relevanter IMS-Elemente (Bildquelle = platinus)
BPM-Paradigma
Ein Paradigma im BPM ist weit mehr als eine Methode – es ist das grundlegende Denkmuster, die „Weltanschauung“ und die zugrunde liegende Prinzip, nach dem Prozesse verstanden, gestaltet und gesteuert werden.
