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BPM-Nutzen entlang des Lebenszyklus

BPM-Nutzen entlang des klassisches Modell Run – Change – Transform.

platinus_BPM-Awareness-Lifecycle

„BPM: Stabilität im Heute (Run), Exzellenz im Morgen (Change) und Relevanz in der Zukunft (Transform)”.

Der Nutzen von Prozessmanagement lässt sich entlang des Solutions-Lifecycles argumentieren.

Solution Lifecycle Framework​

Die dreistufige Betrachtung nach Run – Change – Transform ist ein klassisches Modell, um die strategische Schlagkraft von BPM zu verdeutlichen. BPM wirkt hierbei als der „Enabler“, der sicherstellt, dass die tägliche Arbeit die langfristige Strategie nicht nur unterstützt, sondern erst ermöglicht.

1. Transform the Business​

Optimierung der Effektivität – „Do the right things.“

Um formulierte Unternehmensziele zu erreichen, hat Prozessmanagement die Fragen zu klären, welche Aktivitäten bzw. Prozesse und Vorhaben wirkungsvolle und nachhaltige direkt und indirekt zur Zielerreichung beitragen. Daher ist die Optimierung der Effektivität ein zentrales Anliegen und Aufgabenstellung des normativen und des strategischen Prozessmanagements.

  • Nutzen durch Wertorientierung (Outcome): BPM hinterfragt radikal: Trägt dieser Prozess zur Unternehmensstrategie bei? Prozesse, die keinen strategischen Wert (Outcome) mehr bieten, werden eliminiert oder komplett neu erfunden.
  • Nutzen durch Innovationsfähigkeit: BPM ermöglicht es, völlig neue Geschäftsmodelle prozessual abzubilden und schnell zu skalieren.
  • Nutzen durch Customer Journey Mapping: BPM verbindet interne Abläufe direkt mit dem Kundenerlebnis. So wird das Unternehmen vom „Verwalter“ zum „Lösungsanbieter“, der genau das liefert, was der Markt verlangt.

Zentrale Ergebnisse dieser Bestrebungen sind

  • ein Orientierungsrahmen in Form von Prozesslandkarten (As-Is und To-Be),
  • eine hohe Transparenz und Kenntnis über die strategische Bedeutung und den Wertbeitrag von einzelnen Geschäftsprozessen in Form von Prozessportfolios,
  • ein abgestimmtes Bild über den vorhandenen Ist-Zustand und das gewünschten Soll-Zustand der Geschäftsprozesse in Form von periodischen durchgeführten Reifegradbeurteilungen zur Messung des Management-Commitments sowie
  • ein abgestimmtes Bild über einen Fahrplan bzw. Investitionsmaßnahmen bei Geschäftsprozessen in Form von Projektroadmaps aus denen hervorgehet, welche Geschäftsprozess optimiert werden sollen.

2. Change the Business​

Optimierung der Effizienz – „Do the things right“

Hier greift BPM als Werkzeugkasten für die Optimierung und die Anpassung an neue Gegebenheiten. Die Prozessbeschreibung liefert die Grundlagen zur Klärung, ob Prozessaktivitäten und die produzierten Prozessergebnisse (Output) gemäß der Steuervorgaben "richtig" ausgeführt und geliefert werden.

  • Nutzen durch Lean-Integration: BPM identifiziert Verschwendung (Wartezeiten, Doppelarbeit). Durch die Optimierung des Workflows werden Durchlaufzeiten massiv gesenkt und Kosten reduziert.
  • Nutzen durch Digitalisierung & Automatisierung: BPM liefert die logische Vorlage für IT-Systeme. Nur ein sauber strukturierter Prozess lässt sich effizient automatisieren (z. B. durch RPA oder Workflow-Engines).
  • Nutzen durch Agilität: Wenn sich Marktbedingungen ändern, erlaubt ein professionelles BPM-System, Prozesse schnell „umzumodellieren“ und die Organisation koordiniert anzupassen.

Zentrale Ergebnisse dieser Bestrebungen sind

  • Steigerung der Leistungstransparenz, Produkt- und Servicequalität - verbesserte Transparenz durch Beschreibung der Leistungen (Outputs) und der Leistungsparameter.
  • Steigerung der Prozesstransparenz - verbesserte Transparenz durch Beschreibung der Arbeitsabläufe zur Produktion der Leistungen. Qualitativ hochwertige Prozessdokumentation unterstützen die Kommunikation und Wissenssicherung.
  • Besseres Rollen- und Aufgabenverständnis - Personalentwicklung - systematischer Kompetenzaufbau bei Prozessmitarbeitern (z.B. Führungs- und Managementkompetenz, Methoden- und Toolkompetenz) und Teammitgliedern (z.B. Teamkompetenz).
  • Wissensmanagement - nachhaltiger Wissenstransfer durch Teamarbeit, „lessons learned“ und Dokumentation der Prozessoptimierung.
  • Ausweitung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
  • Besseres Risiko- und Compliance Management.

3. Run the Business​

Stabile und zuverlässige Abläufe – „Perform and improve the right things right“

In dieser Basis-Ebene sorgt BPM für das „Grundrauschen“ des Erfolgs. Ohne stabile Prozesse bricht das Tagesgeschäft im Chaos aus. Die Prozessausführungsaufzeichnungen liefert die Grundlagen zur Klärung, ob Prozessaktivitäten und die produzierten Prozessergebnisse (Output) gemäß der Steuervorgaben "richtig" ausgeführt und geliefert werden.

  • Nutzen durch Standardisierung: BPM schafft klare Rollen und Abläufe. Jeder weiß, was zu tun ist, was die Fehlerquote minimiert und die Verlässlichkeit (Compliance) erhöht.
  • Nutzen durch Transparenz: Durch Monitoring-Tools (Dashboards) sehen Verantwortliche sofort, wo es hakt (Bottlenecks), bevor der Kunde es merkt.
  • Nutzen durch Wissenssicherung: Prozesswissen ist in Modellen dokumentiert und nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter (Schutz vor Wissensverlust bei Fluktuation).

Zentrale Ergebnisse dieser Bestrebungen sind

  1. Plantreue - höhere Plantreue durch operative Zielplanung (Erfolgs-, Leistungs- (Kapazitäts-) und Aufwandsplanung) als Grundlage für eine professionelle Steuerung.
  2. gezielte Prozesskontrolle / Prozess Monitoring - Kontrollierbarkeit - gezielte Prozesssteuerung. Die Überwachung des Systems hat zum Ziel, die Wirksamkeit der Struktur der Organisation zu erkennen, um die Basis für eine ständige Weiterentwicklung zu schaffen. Durch eine Messung und Überwachung der Produkte und der Prozesse soll sichergestellt werden, dass nur konforme Produkte und Dienstleistungen zum Prozesskunden gelangen können.