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BPM-Portal - Informationssystem zur Bereitstellung von Process Assets

Process Asset Provisioning System - BPM-Portal zur Bereitstellung der Process Informationen

Während das BPM-Repository die „Werkstatt“ und das „Lager“ für Prozess-Experten ist, ist das BPM-Portal das „Schaufenster“ und die „Verkaufsfläche“ für die gesamte Organisation. Es ist die benutzerfreundliche Weboberfläche, über die jeder Mitarbeiter einfach und intuitiv auf die freigegebenen Prozessinformationen zugreifen kann.

Service-Steckbrief​

1. Was wird bereitgestellt? – Die User-Experience​

Das Portal macht komplexe Daten aus dem Repository für den „normalen“ Anwender konsumierbar.

  • Personalisierte Dashboards: Eine Startseite, die dem Nutzer genau die Prozesse zeigt, für die er eine Rolle (RACI) innehat.
  • Prozess-Viewer: Eine interaktive Lese-Ansicht von Diagrammen, in der man per Klick Details zu Rollen, Systemen oder Dokumenten aufrufen kann.
  • Globale Suchfunktion: Ein „Google für Prozesse“, das Dokumente, Verantwortlichkeiten und Abläufe blitzschnell findet.
  • News-Feed & Change-Log: Informationen über kürzlich aktualisierte Prozesse oder wichtige methodische Änderungen.
  • Feedback-Kanal: Eine direkte Funktion, mit der Mitarbeiter Kommentare oder Verbesserungsvorschläge an den Prozessverantwortlichen senden können.

2. Wie wird der Service erbracht? – Die Distribution​

Der Fokus liegt auf der barrierefreien und zielgruppengerechten Veröffentlichung.

  • Publikations-Management: Automatisierte Veröffentlichung von Modellen, sobald diese den Freigabe-Workflow im Repository durchlaufen haben.
  • Responsives Design: Optimierung der Darstellung für Desktop, Tablet oder Smartphone, damit Prozesse auch in der Produktion oder beim Kunden abrufbar sind.
  • Benutzerführung (Navigation): Strukturierung der Inhalte nach Themenbereichen (z. B. HR-Self-Services, Vertriebs-Leitfäden) statt nach technischer Logik.
  • Lese-Bestätigungs-Management: Systematische Abfrage, ob relevante Mitarbeiter einen neuen oder geänderten Prozess zur Kenntnis genommen haben (Compliance).
  • Integration in das Intranet: Nahtlose Einbettung des Portals in die bestehende IT-Landschaft (z. B. via SharePoint-Webpart oder Microsoft Teams).

3. Welchen Nutzen hat der Mitarbeiter? – Value Proposition​

Der Mehrwert durch Einfachheit, Orientierung und Teilhabe.

  • Kein Suchen mehr: „Ich muss mich nicht durch komplexe Modellierungstools quälen; im Portal finde ich mit zwei Klicks meine aktuelle Arbeitsanweisung.“
  • Verlässliche Quelle: „Das Portal ist meine 'Single Source of Truth'. Wenn es dort steht, ist es die gültige und freigegebene Version.“
  • Mitgestaltung: „Ich kann direkt am Prozess mein Feedback hinterlassen – meine Praxiserfahrung fließt so unmittelbar in die Optimierung ein.“
  • Rollenklarheit: „Das System zeigt mir auf Knopfdruck: 'Das sind deine Aufgaben' – das gibt mir Sicherheit im Arbeitsalltag.“