BPM-Community - Informationssystem zur Kommunikation mit Stakeholdern
Stakeholder Engagement System - BPM-Community-Services
Prozesse werden von Menschen für Menschen gemacht. Die Community ist der Ort, an dem die Dokumentation eine Seele bekommt.
Während das Portal eher eine Einbahnstraße für Informationen ist (Konsum von Modellen), ist die BPM-Community der interaktive Marktplatz. Als Informationssystem ist sie die „Social Media“-Plattform des Prozessmanagements, die den Austausch zwischen Prozessverantwortlichen, Experten und Anwendern digitalisiert.
Service-Steckbrief
1. Was wird moderiert? – Die Interaktions-Assets
Die lebendigen Inhalte, die durch den Austausch der Menschen entstehen.
- Diskussionsforen & Channels: Themenspezifische Bereiche für Fachfragen (z. B. „Best Practices für SAP-Workflows“).
- Ideen-Pool (Crowdsourcing): Ein digitaler Briefkasten für Verbesserungsvorschläge direkt aus der operativen Praxis.
- Experten-Verzeichnis: Eine „Yellow Pages“ der Prozesswelt, um schnell den richtigen Ansprechpartner für ein Thema zu finden.
- Best-Practice-Galerie: Ein Bereich, in dem Teams ihre erfolgreich optimierten Prozesse als Inspiration für andere vorstellen.
- FAQ & Wiki-Bereich: Dynamisch wachsende Wissensdatenbank, die aus den häufigsten Community-Fragen gespeist wird.
2. Wie wird der Service erbracht? – Die Vernetzungs-Logik
Das System fungiert als „Beschleuniger“ für die Prozesskultur und den Wissenstransfer.
- Gamification-Elemente: Anerkennung für aktive Mitgestaltung (z. B. Badges für „Top-Prozess-Optimierer“ oder „Methoden-Experte“).
- Event-Management: Organisation und Streaming von „BPM-Community-Calls“, Webinaren oder Brown-Bag-Sessions.
- Feedback-Schleifen: Strukturierte Umfragen zur Zufriedenheit mit den BPM-Services oder der Usability des Portals.
- Newsletter & Notification Service: Gezielte Information über neue Features, geänderte Richtlinien oder Erfolgsgeschichten (Storytelling).
- Onboarding-Begleitung: Digitale „Mentoring“-Programme für neue Prozessmodellierer innerhalb der Plattform.
3. Welchen Nutzen hat der Mitarbeiter? – Value Proposition
Der Mehrwert durch Teilhabe, Wertschätzung und schnelles Know-how.
- Keine Einzelkämpfer mehr: „Ich stehe mit meinem Prozessproblem nicht allein da; in der Community finde ich sofort jemanden, der eine Lösung hat.“
- Einflussnahme: „Meine Meinung zählt. Ich kann Prozesse aktiv mitgestalten, statt sie nur vorgesetzt zu bekommen.“
- Schnelle Hilfe: „Statt ein Ticket zu schreiben, stelle ich eine Frage in den Chat und bekomme oft in Minuten eine Antwort von Kollegen.“
- Wertschätzung: „Gute Ideen werden gesehen und prämiert – das motiviert mich, über den Tellerrand meines eigenen Arbeitsplatzes zu schauen.“
Analogie - Der „Stammtisch“-Vergleich
Stell dir den Zusammenhang so vor:
- Das BPM-Handbuch ist das Gesetzbuch (starr, vorgelagert).
- Die BPM-Community ist der Stammtisch und die Bürgerversammlung: Hier wird diskutiert, wie man die Regeln im Alltag am besten anwendet und wo sie verbessert werden müssen.
Erläuterungen
Eine Process Community ist eine selbstorganisierte Gruppe von Menschen, die im Internet miteinander kommunizieren und teilweise im virtuellen Raum interagieren. Die Kommunikation in Foren ist asynchron, das heißt ein Beitrag wird nicht unmittelbar und sofort, sondern zeitversetzt beantwortet und steht im Gegensatz zu den eher kurzlebigen Chats den Mitgliedern länger als Art Nachschlagewerk zur Verfügung. Auf der technischen Grundlage eines sozialen Mediums (Social Media), das als Plattform zum wechselseitigen Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Informationen eingesetzt wird, ergibt sich ein abgrenzbares soziales Netzwerk von Nutzern mit von ihnen erzeugten Inhalten.