Zum Hauptinhalt springen

Wirksamkeitsprüfung zu Prozessmanagement

Wie wird die Wirkung von Geschäftsprozessmanagement kontrolliert?

image-20230807084544843

:::info Überwachung - Monitoring

Die Wirkungskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Managementsystems. Sie bezieht sich auf die Überwachung und Messung der Leistung, um sicherzustellen, dass die festgelegten Ziele erreicht werden und das Managementsystem effektiv funktioniert.

:::

Im Kern geht es immer um die Frage: „Tun wir die richtigen Dinge und erreichen wir damit das gewünschte Ziel?“

Anforderung aus dem Qualitätsmanagement (ISO 9001)​

In der ISO9000 ist die Wirksamkeitsprüfung (auch Effektivitätsprüfung genannt) ein Muss. Die Grundidee der ISO 9000 ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess. In stetigen kleinen Verbesserungsschritten soll die Produkt-, Prozess- und Servicequalität fortlaufend gesteigert werden. Dazu ist es erforderlich die Effektivität des eigenen Handelns regelmäßig zu hinterfragen und eine Wirksamkeitsprüfung durchzuführen. Bei konsequenter Anwendung wird so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig gesteigert.

Folgerichtig fordert die ISO 9000 an unterschiedlichen Stellen die Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen, Prozessen und auch von Managementsystemen selbst. Die Wirksamkeit von Prozessen und des Prozessmanagementsystems lässt sich in der Regel gut mithilfe von Kennzahlen überwachen. Es können regelmäßig und langfristig Resultate ermittelt werden, die Rückschlüsse auf die Wirksamkeit zulassen.

Schwieriger ist die Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen oder Projekten. Bei Maßnahmen oder Projekten handelt es sich häufig um Einzelereignisse, für die eine langfristige Überwachung in Form einer Kennzahl nicht immer sinnvoll oder möglich ist. Die ISO 9001 fordert zum Beispiel die Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen im Umgang mit Chancen und Risiken, für jegliche ergriffenen Korrekturmaßnahmen und für Maßnahmen zum Erwerb von Kompetenz. Aus den letztgenannten Maßnahmen resultiert die Notwendigkeit für die Wirksamkeitsprüfungen von Schulungen.

image-20230807084429508

Die Wirkungskontrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Managementsystem einer Fachdisziplin kontinuierlich verbessert wird und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen stetig gesteigert wird. Durch die systematische Überwachung und Messung können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, was letztendlich zur Steigerung der Zufriedenheit und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit führt. Die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfung werden verwendet, um gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Geschäftsleistung zu ergreifen. Eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung ist entscheidend, um die Wettbewerbsfähigkeit und den langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Wirkungskontrolle: Ebenen und Schwerpunkte​

Die Wirkungskontrolle stellt sicher, dass Ressourcen zielgerichtet eingesetzt werden. Sie gliedert sich in drei zentrale Ebenen:

1. Wirksamkeit von Projekten und Einzelmaßnahmen​

Eine Wirksamkeitsprüfung von Projekten ist ein Prozess, der durchgeführt wird, um festzustellen, ob eine Maßnahme oder Projekt die beabsichtigten Ziele erreicht hat und ob es den erwarteten Nutzen gebracht hat. Diese Prüfung ist wichtig, um den Erfolg des Projekts zu bewerten, Lehren zu ziehen und Erfahrungen für zukünftige Projekte zu nutzen.

  • Kernnutzen: Erfolgskontrolle, Identifikation von „Lessons Learned“ und Wissenstransfer für zukünftige Vorhaben.

2. Wirksamkeit des laufenden Betriebs (Operational Excellence)​

Hier steht die kontinuierliche Leistungsfähigkeit der Organisation im Fokus. Die Wirksamkeitsprüfung des laufenden Betriebes bezieht sich auf die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Leistung und Effektivität eines laufenden Geschäftsbetriebes oder einer laufenden Organisation. Ziel dieser Prüfung ist es sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse effizient ablaufen, die definierten Ziele erreicht werden und die Leistung den Erwartungen und Anforderungen entspricht. Die Wirksamkeitsprüfung des laufenden Betriebes umfasst folgende Aspekte:

  1. Leistungsüberwachung (Outputs) - Leistungskennzahlen: Dies umfasst die regelmäßige Überwachung und Berichterstattung zu Produkten und Dienstleistungen (=Leistungen), um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Zielen und Qualitätsstandards entsprechen. Durch die Verwendung von Leistungskennzahlen (Prozessleitungs-Indikatoren - PLIs) kann der Fortschritt in Richtung auf die gesetzten Ziele gemessen und Engpässe oder Probleme identifiziert werden.
  2. Aufwandsüberwachung (Inputs): Dies umfasst die begleitende Erfassung und Bereitstellung von Messdaten zu den Prozessinputs.
  3. Stakeholder-Zufriedenheitsbewertung: Die Organisation sollte die Zufriedenheit ihrer Kunden, der Mitarbeiter und der Lieferanten erhaben und bewerten, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden und Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt werden. Das Feedback von Kunden und anderen Stakeholdern wird berücksichtigt, um die Kundenzufriedenheit zu bewerten und mögliche Verbesserungsbereiche zu erkennen.
  4. Mitarbeiterbeteiligung und -entwicklung: Die Einbindung der Mitarbeiter in den laufenden Betrieb und ihre Entwicklung werden ebenfalls bewertet. Zufriedene und gut geschulte Mitarbeiter tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

3. Wirksamkeit des Managementsystems​

Diese Ebene prüft, ob die strukturellen Rahmenbedingungen die strategischen Ziele stützen. Die Wirksamkeitsprüfung eines Managementsystems bezieht sich auf die Bewertung, ob das implementierte Managementsystem die beabsichtigten Ergebnisse erzielt und effektiv funktioniert. Ein Managementsystem ist ein systematischer Ansatz, den eine Organisation verwendet, um ihre Prozesse zu lenken, zu kontrollieren und zu verbessern, um ihre Ziele und Strategien zu erreichen.

  1. Interne Qualitätsaudits: Regelmäßige interne Audits werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Managementsystem den Anforderungen der ISO 9000 entspricht und effektiv umgesetzt wird. Es wird überprüft, ob alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards eingehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsgesetze, Umweltauflagen oder Branchenstandards sowie interne Richtlinien.
  2. Managementbewertung / Management Review: In regelmäßigen Abständen sollte das Management eine Bewertung des Managementsystems durchführen, um die Wirksamkeit, Angemessenheit und Effizienz zu bewerten und Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren. Dazu wird u.a. das Prozessreifegradmodell herangezogen.
  3. KVP-Bewertung: In regelmäßigen Abständen sollten die Verbesserungsmaßnahmen eine Bewertung unterzogen werden. Es wird bewertet, wie gut das Managementsystem auf Verbesserungsmöglichkeiten reagiert. Dazu gehören die Identifizierung von Schwachstellen, die Umsetzung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sowie die kontinuierliche Verbesserung des Systems.
  4. Schulungen. Eine Wirksamkeitsprüfung von Schulungen bezieht sich auf den Prozess der Bewertung, ob eine Schulungsmaßnahme die beabsichtigten Ziele und Ergebnisse erreicht hat. Es ist eine wichtige Komponente des Schulungs- und Entwicklungsprozesses, um sicherzustellen, dass die investierte Zeit, Ressourcen und Anstrengungen einen positiven Einfluss auf die Lernenden und die Organisation hatten.