Vorgaben-BPM-Repository

Kennzahlensteckbrief zu Prozessmenge

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Vorgaben zum BPM-Repository (auch Prozessmodell-Bibliothek oder -Datenbank genannt) sind die Spielregeln für die zentrale Ablage und Verwaltung von Prozessmodellen. Sie stellen sicher, dass die "Prozess-Landkarte" nicht zum unübersichtlichen Datenfriedhof wird, sondern ein verlässliches Steuerinstrument bleibt.

Man unterteilt diese Vorgaben meist in inhaltliche, strukturelle und technische Richtlinien.

Strukturelle Vorgaben (Ordnungsrahmen)

Diese legen fest, wie das Repository aufgebaut ist, damit jeder Nutzer findet, was er sucht.

• Prozessebenen (Architektur): Festlegung der Hierarchie (z. B. Ebene 1: Prozesslandkarte mit Prozessgebieten, Ebene 2: Prozessgebiete mit Prozessgruppen, Ebene 3: Hauptprozesse, Ebene 4: Tätigkeiten/BPMN-Modelle).
• Ordnerstruktur: Logische Sortierung nach Abteilungen, Wertschöpfungsketten oder Standorten.
• Namenskonventionen: Einheitliche Benennung von Modellen.

2. Modellierungsvorgaben (Konventionen)

Damit alle Modelle gleich aussehen und maschinenlesbar (auswertbar) sind.

• Notationsstandard: Festlegung auf BPMN 2.0. Flussdiagramme.
• Methodik-Handbuch: Welche Symbole dürfen genutzt werden? (z. B. "Keine unbeschrifteten Gateways", "Nur ein Start-Ereignis pro Prozess").
• Objekt-Wiederverwendung: Vorgabe, dass Rollen (z. B. "Einkäufer") oder IT-Systeme (z. B. "SAP") als zentrale Stammdatenobjekte verknüpft werden müssen, statt sie jedes Mal neu zu tippen.

3. Governance- & Lifecycle-Vorgaben

Dies sind die wichtigsten Vorgaben für die Qualitätssicherung im Repository.

• Freigabeworkflow: Wer darf Modelle erstellen (Modellierer), wer muss sie fachlich prüfen (Prozessexperte) und wer gibt sie final frei (Prozessverantwortlicher/GPO)?
• Gültigkeitsdauer: Vorgabe, dass jeder Prozess z. B. alle 12 Monate auf Aktualität geprüft werden muss (Review-Zyklus).
• Status-Management: Klare Kennzeichnung: In Bearbeitung, In Prüfung, Freigegeben oder Archiviert.

Kennzahlen-Stammdaten

Kennzahlen-Titel	Repository-Aktualitätsgrad
Kennzahlen-ID	GOV-006-REP
Kennzahlen-Beschreibung	Prozentsatz aller freigegebenen Prozessmodelle im Repository, deren letztes fachliches Review innerhalb des definierten Gültigkeitszeitraums (z. B. 12 Monate) erfolgt ist.
Interpretation	Ein sinkender Wert signalisiert ein "Veralten" des Prozesswissens. Die Akzeptanz des Repositorys bei den Mitarbeitern sinkt, da die Modelle nicht mehr der Realität entsprechen.
Messverfahren	Vollautomatisiert über die Report-Funktion des BPM-Tools
Messdaten	Feld "Datum der letzten Freigabe" / "Nächstes Review-Datum" aus den Modell-Attributen.
Berechnungsmethode	Tool
Maßeinheit [...]	% (Prozent)
Adressat	Chief Process Officer (CPO), Prozessverantwortliche (GPO), Compliance-Officer.
Gültigkeit	Gemäß Vorgaben aus der Dokumentenlenkung zur Aufbewahrungsfristen.

Kennzahlen-Werte

Kennzahlen-Werte
angestrebte Zielwert	> 90% aller Modelle sind im Status "aktuell".
Toleranzbereich	+/- 15% der geplanten Wert.
Eskalationsregel	Bei Unterschreitung von 75% wird ein automatischer Bericht an die Geschäftsführung/CPO versendet.
Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitung	Automatisierte E-Mail-Reminders an die Prozessverantwortlichen.
Messzeitpunkte/-intervalle	Monatlich (für Reporting).
Betrachtungszeitraum	Automatisierte E-Mail-Reminders an die Prozessverantwortlichen.
Datenquelle	BPM-Repository
Messverantwortlicher	Prozessmananger, Repository-Administrator /

Kennzahlen-Darstellung

Kennzahlendarstellung	Tachometer-Diagramm (Ampel-Logik) im Governance-Dashboard.
Kennzahlenvisualisierung	Säulendiagramm aufgeteilt nach Fachbereichen (um zu sehen, welche Abteilung ihre Hausaufgaben macht).
Aggregationsstufe	Gesamtorganisation -> Abteilung -> Prozessgruppe.
Kennzahlen*–*Berichterstatter	Prozessmanager
Kennzahlen*–*Berichtsablage	im Process-HUB