Prozess-Leadership - Prozessreifegrad-Level / Trend

BPM-Outcome-Kennzahlen

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Die Kennzahl Prozess-Leadership (oft gemessen über den Prozessreifegrad) ist eine strategische Steuerungsgröße. Sie gibt Auskunft darüber, wie stark das prozessorientierte Denken und Handeln in der DNA des Unternehmens verankert ist.

Während operative Kennzahlen messen, wie ein Prozess läuft, misst der Reifegrad, wie gut das Management darin ist, Prozesse zu führen.

Prozessleistungsindikatoren

Prozessleistungsindikatoren (Process Performance Indicators) geben den Nachweis, dass ein Prozess überhaupt ausgeführt wird und seine definierten Ergebnisse (Outcomes) erzielt. Sie beziehen sich auf Reifegradstufe 1.

Art der Nachweise:

• Arbeitsergebnisse (Work Products): Existiert das Dokument, das der Prozess erzeugen soll (z. B. ein Anforderungsdokument oder ein Testbericht)?
• Merkmale der Arbeitsergebnisse: Entspricht das Dokument den inhaltlichen Mindestanforderungen bzw. den Produktqualitätsanforderungen?
• Bedeutung: Wenn die Leistungsindikatoren erfüllt sind, ist der Prozess auf Level 1 (Performed).

Abbildung Reifegrademodell-ISO15504 (Bildquelle = platinus-Schulungsunterlagen)

Prozessbefähigungsindikatoren

Prozessbefähigungsindikatoren (Process Capability Indicators) messen die Prozessattribute (PAs). Sie geben Aufschluss darüber, wie stabil, kontrolliert und optimiert ein Prozess abläuft. Sie werden genutzt, um die Level 2 bis 5 zu erreichen.

Fokus: Wie professionell wird der Prozess gemanagt und kontinuierlich verbessert?

Unterteilung nach Prozessattributen (Beispiele):

• Management der Durchführung (PA 2.1): Wird der Prozess geplant und überwacht? (Indikator: Existenz eines Zeitplans).
• Arbeitsergebnismanagement (PA 2.1): Werden Dokumente versioniert? (Indikator: Konfigurationsmanagement-Nachweise).
• Prozessdefinition (PA 3.1): Gibt es einen Standardprozess für das ganze Unternehmen? (Indikator: Ein Prozessmodell in BPM-Repository).

Bedeutung: Diese Indikatoren beweisen, dass die Organisation „fähig“ ist, die Leistung dauerhaft und in hoher Qualität zu erbringen.

Merkmal	Leistungsindikatoren (Level 1)	Befähigungsindikatoren (Level 2-5)
Ziel	Bestätigung der Prozessergebnisse.	Bestätigung der Prozessdisziplin & -struktur.
Frage	„Wurde das Produkt erstellt?“	„Ist der Weg zum Produkt wiederholbar und sicher?“
Beweislast	Vorhandensein von Ergebnissen (Outputs).	Vorhandensein von Planung, Messung und Kontrolle.
Bezug zum BPM-Repository	Das Modell bildet den Ablauf ab.	Das Modell verknüpft Rollen, Ressourcen und Kontrollen.

Wenn du Reifegradstufe 3 erreichen willst, reichen Leistungsindikatoren nicht mehr aus. Du musst im BPM-Repository nachweisen, dass die Befähigungsindikatoren (Standardisierung, Rollendefinition, Training) unternehmensweit flächendeckend erfüllt sind.

Abbildung Reifegrademodell-Stufen (Bildquelle = platinus-Schulungsunterlagen)

Im Kontext der ISO/IEC 15504 (jetzt weitgehend durch die ISO/IEC 330xx Familie ersetzt, aber der Begriff bleibt identisch) sind Generic Work Products (generische Arbeitsprodukte) Dokumente oder Ergebnisse, die nicht spezifisch für einen einzelnen Prozess sind, sondern die Prozessfähigkeit (Capability) auf den höheren Reifegraden nachweisen. Während „Specific Work Products“ das direkte Ergebnis einer Fachaufgabe sind (z. B. ein Quellcode oder ein Schaltplan), beweisen Generic Work Products, dass der Prozess gemanagt, gemessen und kontrolliert wird.

Die Abbildung gibt einen Einblick in diese generische Arbeitsprodukte die jeden Geschäftsprozess betreffen.

Abbildung Reifegrademodell-Arbeitsprodukte (Bildquelle = platinus-Schulungsunterlagen)

Hier ist die Checkliste der wichtigsten Generic Work Products für die Erreichung des Reifegrades 2:

1. Dokumentation des Standardprozesses im BPM-Repository. Der grafische Ablauf mit allen Aktivitäten.
2. Planung & Steuerung (PA 2.1 – Performance Management). Diese Dokumente beweisen, dass nicht „auf Sicht“ gefahren wird.
   1. Projekt- oder Arbeitsplan: Enthält Aktivitäten, Zeitplan und Meilensteine.
   2. Ressourcenplan: Wer arbeitet wann an was? (Nachweis der Verfügbarkeit).
   3. Statusberichte: Regelmäßige Berichte über den Fortschritt und Abweichungen zum Plan.
   4. Protokolle von Steuerungs-Meetings: Nachweise, dass bei Problemen Korrekturmaßnahmen beschlossen wurden.
3. Qualitäts- & Arbeitsergebnismanagement (PA 2.2 – Work Product Management). Diese Dokumente zeigen, dass die Ergebnisse geprüft und versioniert werden.
   • Qualitätssicherungsplan (QS-Plan): Festlegung, wie und wann Ergebnisse geprüft werden (z. B. Reviews, Tests).
   • Prüf- und Review-Protokolle: Dokumentierte Ergebnisse von Qualitätschecks (wer hat was wann geprüft und freigegeben?).
   • Konfigurationsmanagement-Plan: Festlegung, wo Dokumente gespeichert werden und wie die Benennung erfolgt (z. B. Versionierung V1.0, V1.1).
   • Release- / Auslieferungsnotizen: Nachweis, welches Paket in welchem Zustand an den Kunden (intern/extern) ging.

Hier ist die Checkliste der wichtigsten Generic Work Products für die Erreichung des Reifegrades 3:

1. Dokumentation des Standardprozesses im BPM-Repository. Der grafische Ablauf mit allen Aktivitäten. Wer ist verantwortlich, wer führt aus? Klare Beschreibung, welche Daten/Dokumente in den Prozess hineingehen und was herauskommt.
2. Dokumentation der Prozessvorgaben - Guidelines:
3. Prozess-Infrastruktur & Werkzeuge. Nachweis, dass die Umgebung für den Prozess bereitsteht.
   1. Tool-Beschreibungen: Dokumentation der genutzten Software (z. B. IT-Handbuch für Nutzer).
   2. Schulungsunterlagen: Präsentationen oder E-Learnings, mit denen die Mitarbeiter auf den Standardprozess trainiert wurden.
4. Prozess-Feedback & Verbesserungsdaten. Level 3 erfordert, dass der Prozess aus Erfahrungen lernt.
   • Lessons Learned Protokolle: Nachweise über Meetings, in denen besprochen wurde, was am Standardprozess hakt.
   • Change Requests (Änderungsanträge): Dokumentierte Vorschläge der Mitarbeiter zur Verbesserung des Modells.

Damit ein Auditor (oder dein Leadership) sofort sieht, dass die Nachweise da sind, ist das BPM-Repository aktuell zu halten.

Das BPM-Leadership-Dashboard ist deshalb so wichtig, weil es die „Sprache des Managements“ spricht. Führungskräfte haben meist keine Zeit, sich einzelne Prozessmodelle anzusehen. Sie benötigen eine verdichtete Sicht, die ihnen sagt: „Sind wir sicher, sind wir effizient und halten wir unsere Standards?“

BPM-Leadership-Dashboard ist das Herzstück der BPM-Governance. Ein Reifegrad-Dashboard ist wie ein Seismograph. Das Dashboard ist das mächtigste Werkzeug, um das Management-Commitment dauerhaft zu sichern.

Abbildung Reifegrademodell-Trend (Bildquelle = platinus-Schulungsunterlagen)