ROI - Return on Investment bei BPI-Initiativen

BPM-Outcome-Kennzahlen

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Der Erfolg eines BPM-Initiativen wird meist am Return on Investment (ROI) oder an der Amortisationsdauer (Payback Period) gemessen.

Der ROI gibt an, wie viel finanzieller Nutzen im Verhältnis zum eingesetzten Kosten erzielt wurde. $$ ROI = (Nutzen - Kosten) / Kosten * 100% $$

Vorteil: Man sieht sofort, ob sich das Projekt finanziell "lohnt".

Nachteil: Erfasst keine langfristigen strategischen Vorteile (z. B. höhere Mitarbeiterzufriedenheit).

Im Kontext von Business Process Management (BPM) ist die Vorgabe ROI = 1:10 eine sehr ambitionierte Zielsetzung. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen den eingesetzten Kosten und dem daraus resultierenden Nutzen. Man spricht hier oft von einem Faktor-10-Erfolg. Das Verhältnis €1:€10 bedeutet konkret: Für jeden Euro, den das Unternehmen in die BPM-Initiative investiert, müssen 10 Euro an messbarem Nutzen zurückfließen.

Da es extrem schwierig ist, allein durch "Papier-Ersparnis" das Zehnfache der Kosten reinzuholen, setzt sich dieser hohe ROI im BPM meist aus drei Säulen zusammen:

1. Direkte Kosteneinsparung (Hard Savings):
   • Weniger Personaleinsatz für monotone Aufgaben (Automatisierung).
   • Wegfall von doppelten Arbeiten oder unnötigen Prozessschritten.
2. Vermeidung von Fehlerkosten (Risk Mitigation):
   • Keine Pönalen (Strafzahlungen) durch Compliance-Verstöße.
   • Weniger Reklamationen und Nachbesserungen.
3. Skaleneffekte (Growth):
   • Der Prozess kann das 10-fache Volumen bearbeiten, ohne dass die Kosten steigen. Das ist oft der Hebel, der den ROI auf €1:€10 katapultiert.

Bei der Amortisationsdauer (Payback Period) wird gemessen, wie lange es dauert, bis die Einsparungen durch den optimierten Prozess die ursprünglichen Projektkosten decken.

Beispiel: Kostet die Einführung einer Software 100.000 € und spart sie jährlich 50.000 € an Personalkosten, liegt der Payback bei 2 Jahren.

Die Hurdle Rate ist im Grunde ein Nutzen-Filter, den ein BPM-Projekt passieren muss, damit es überhaupt grünes Licht bekommt. Stell dir die Hurdle Rate wie die Latte beim Hochsprung vor: Das Unternehmen legt fest, dass eine Investition eine bestimmte Rendite (z. B. 15%) erreichen muss, um als lohnenswert zu gelten. Obwohl die Hurdle Rate (Zins-Hürde) meist ein Prozentsatz ist, beeinflusst sie die Entscheidung über die Amortisationsdauer. Wenn jemand sagt: „Unsere Hurdle Rate für dieses BPM-Projekt liegt bei unter 3 Jahren“, meint er damit eigentlich die Zeit-Hürde (Maximaler Payback, Payback-Hurdle-Rate). In vielen Unternehmen (besonders in schnelllebigen Branchen oder bei IT-Projekten) gibt es die strikte Vorgabe: Ein Projekt wird nur genehmigt, wenn es sein eigenes Geld innerhalb von 3 Jahren wieder eingespielt hat.

• Amortisation < 3 Jahre: Das Projekt ist effizient genug. Das Risiko wird als akzeptabel eingestuft.
• Amortisation > 3 Jahre: Das Projekt wird abgelehnt, selbst wenn es nach 5 Jahren hochprofitabel wäre.