BPM-Input-Kennzahlen
Input für Beurteilung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit notwendig
Input-Größen bilden damit die Basis für die Berechnung der Prozesseffizienz.
:::info Inputkennzahlen
Input-Kennzahlen quantifizieren sämtliche Ressourcen und Einsatzfaktoren, die für die Initiierung und operative Durchführung eines Prozesses bereitgestellt werden müssen.
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Während Output-Kennzahlen das Ergebnis messen, beschreiben Input-Kennzahlen alle Ressourcen, die in den Prozess hineingesteckt werden, um diesen überhaupt starten und durchführen zu können. Im Fokus steht die Frage: „Was kostet uns der Start und der Betrieb des Prozesses?“
Die Aufwands-Kennzahlen dienen dazu, die Effizienz und die Kostenstruktur eines Prozesses zu bewerten. Sie geben Antwort auf die Frage: „Wie viel hat uns die Durchführung dieses Prozesses an Mitteln gekostet?“
Hier sind die gängigsten Kategorien:
- Personaleinsatz: Die Anzahl der Arbeitsstunden (Full-Time Equivalents / FTE), die für einen Prozessschritt aufgewendet werden.
- Betriebsmittel: Der Verschleiß von Maschinen, Energieverbrauch oder die Nutzung von IT-Infrastruktur.
- Finanzieller Aufwand: Direkte Kosten wie Materialkosten, Lizenzgebühren oder externe Dienstleister.
- Zeit als Input: Hier ist nicht die Durchlaufzeit gemeint, sondern die Wartezeit oder Rüstzeit, die investiert werden muss, bevor die eigentliche Wertschöpfung beginnt.
BPM Personaleinsatz
BPM-Inputkennzahlen: Zeitaufwand je Tätigkeit
BPM finanzieller Aufwand
BPM-Inputkennzahlen: CAPEX + OPEX
BPM-Repository
Basierend auf unserem Bild der „BPM-Fabrik“, in der Organisationswissen produziert wird, lässt sich der Prozess-Input sehr präzise definieren. Wenn das Repository das Lager und die Werkbank zugleich ist, sind die Input-Kennzahlen die „Rohstoffe“ und „Betriebsmittel“, die du hineingibst, um am Ende verwertbare Informationsprodukte zu erhalten.
Der Prozess-Input umfasst in diesem Modell sämtliche Ressourcen, Rohdaten und intellektuellen Kapazitäten, die in das BPM-System einfließen, um die Erstellung, Pflege und Bereitstellung von Organisationswissen zu ermöglichen.
In Bezug auf das BPM-Repository ergeben sich daraus folgende messbare Einheiten:
| Parameter | #Anzahl | Aussage |
|---|---|---|
| PTs | Personen Tage oder Full Time Equivalent (FTE): Wie viele Vollzeitstellen sind rechnerisch in diesem Prozess gebunden? in den definierten BPM-Rollen. | |
| People-Readiness | Qualifikationsniveau: Welches Know-how (und damit welche Gehaltsklasse) wird für den Input benötigt? | |
| OPEX | Personalkosten: Welche Kosten für Personal fallen an? Systemkosten: Kosten für die genutzte IT-Infrastruktur oder Softwarelizenzen pro Vorgang. | |
| CAPEX | einmalige Investitionen in Systeme, den Aufbau des BPM-Repositories. |
Produktivität und Wirtschaftlichkeit
Ohne Input-Kennzahlen fehlt der Kontext für den Erfolg. Ein Prozess kann einen fantastischen Output liefern (z. B. 100% Kundenzufriedenheit), aber wenn der Input dafür astronomisch hoch ist (z. B. 5 Mitarbeiter pro Kunde), ist der Prozess wirtschaftlich nicht tragfähig.
Das Verhältnis von Input zu Output wird für die Beurteilung der Produktivität und der Wirtschaftlichkeit eingesetzt.
Produktivität (Mengenverhältnis)
Produktivität ist ein rein technisches Maß. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen der produzierten Menge (Output) und den eingesetzten Mitteln (Input) in Mengeneinheiten. $$ Produktivität = Ausbringungsmenge (Output) / Einsatzmenge (Input) $$
- Fokus: Effizienz der Arbeitsweise oder Technik.
- Beispiel: Ein Mitarbeiter modelliert 5 Objekte pro Stunde.
- Aussage: „Wie viel schaffen wir mit den vorhandenen Mitteln?“
Wirtschaftlichkeit (Wertverhältnis)
Die Wirtschaftlichkeit ist ein monetäres Maß. Hier werden die Mengen mit Preisen bewertet. Es geht um das Verhältnis von Ertrag (Wert des Outputs) zu Aufwand (Kosten des Inputs). $$ Wirtschaftlichkeit = Ertrag (Leistung) / Aufwand (Kosten) $$
- Fokus: Finanzieller Erfolg und Rentabilität.
- Beispiel: Die 50 Pakete haben einen Verkaufswert, dem die Lohnkosten und Materialkosten gegenüberstehen.
- Aussage: „Lohnt sich der Prozess finanziell?“
Für das BPM-Repositoy bedeutet das:: $$ W(bpm) = Sum(Informationsprodukte * Nutzungswert) / (Kosten für Repository-Pflege + Modellierungsaufwand) $$ In Nenner sind die Kosten, um das Wissen in das Repository zu bekommen und dort „strukturiert zu verwalten“:
- Personalkosten (Modellierer/Architekten): Stunden x Kostensatz für die Aufnahme und Einpflege von Prozessmodellen.
- Systemkosten: Lizenzgebühren für das BPM-Tool (das Repository) sowie Hosting/IT-Infrastruktur.
- Qualitätssicherung: Aufwand für die Prüfung und Freigabe von Informationsobjekten (Governance).
Die Abschätzung der Daten im Zähler ist der schwierigere Teil, da „Organisationswissen“ oft einen indirekten Wert hat. Wir messen hier den Nutzen der produzierten Informationsprodukte:
- Einsparung durch Wissenszugriff: Wie viel Zeit sparen Mitarbeiter, weil sie Informationen im Repository sofort finden, statt sie mühsam zu suchen?
- Vermeidung von Fehlern: Wert der reduzierten Fehlerquote durch klare Prozessvorgaben (Informationsprodukte).
- Beschleunigung von Onboarding: Ersparnis bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch strukturierte Prozessmodelle.
Stell dir vor, unsere „BPM-Fabrik“ hat in einem Monat folgende Bilanz:
- Input (Kosten): 5.000 € (Personal für Modellierung + Tool-Kosten).
- Output (Nutzen): Durch die bereitgestellten Informationsprodukte (z. B. automatisierte Handbücher) sparen 100 Mitarbeiter jeweils 1 Stunde Suchzeit pro Monat ein. Bei einem internen Kostensatz von 60 €/Std. ergibt das einen Nutzen von 6.000 €.
$$ Wirtschaftlichkeit = 6.000/ 5.000= 1,2 $$
Interpretation:
- Ein Wert über 1,0 bedeutet: Deine BPM-Fabrik arbeitet wirtschaftlich. Jeder investierte Euro generiert 1,20 € an organisatorischem Wert.
- Ein Wert unter 1,0 würde bedeuten: Der Aufwand für die Verwaltung im Repository ist (aktuell) höher als der Nutzen, den die Organisation aus dem Wissen zieht.
Warum kann man produktiv, aber nicht wirtschaftlich sein?
Das ist der Punkt, an dem es spannend wird. Stell dir vor, eine Fabrik erhöht ihre Produktivität: Die Arbeiter produzieren plötzlich doppelt so viele Schuhe pro Stunde wie vorher.
Aber: Gleichzeitig steigen die Strompreise extrem an oder der Verkaufspreis für Schuhe bricht am Markt ein.
- Ergebnis: Die Produktivität ist gestiegen (mehr Schuhe pro Stunde), aber die Wirtschaftlichkeit ist gesunken (die Kosten fressen den Erlös auf).
Merksatz: Produktivität misst, ob man die Dinge richtig macht (effizient). Wirtschaftlichkeit misst, ob man die richtigen Dinge macht (profitabel).