Zum Hauptinhalt springen

BPM-Analogien

Transfer von Wissen durch das "Analogie-Modell" - BPM greifbar machen

image-20260317102427315

„BPM ist die Architektur des Unternehmens. Die Prozesslandkarte ist unser Stadtplan, der uns die Orientierung gibt; das Prozessmodell ist der Bauplan, der Stein auf Stein vorgibt, wie wir Qualität sicherstellen. Ohne Plan bauen wir kein Haus – warum sollten wir ohne Plan ein Unternehmen führen?“

Analogie mit Restaurant-Beispiel​

Abstrakte Begriffe wie "Input", "Output" oder "Instanz" verstehen Menschen am besten durch Vergleiche aus dem Alltag.

  • Prozess: Das Kochen eines Gerichts.
  • Input: Die Bestellung und die Zutaten.
  • Output: Das servierte Essen.
  • Rolle (Process Owner): Der Küchenchef (verantwortlich für das Rezept und die Qualität).
  • Instanz: Eine einzelne Bestellung von Tisch 5 (ein konkreter Durchlauf).

Analogie mit Paketzustellung-Beispiel​

Um die Dynamik von Geschäftsprozessen und deren Steuerung zu verstehen, hilft der Vergleich mit einem Logistikprozess. Hier wird deutlich, wie aus einer digitalen Information ein physisches Ergebnis wird.

Der Prozess (Der Versandablauf)​

Der Prozess definiert den standardisierten Weg vom Lager bis zur Haustür. Er umfasst festgelegte Schritte wie das Kommissionieren der Ware, das Verpacken, das Beladen des Fahrzeugs und die eigentliche Zustellung. Das Ziel: Jeder Kunde soll sein Paket schnell und unbeschädigt erhalten.

Input & Output (Der Auslöser & das Ergebnis)​

  • Input: Die Kundenbestellung im Onlineshop und die verfügbare Ware im Lager. Ohne die Bestellung (Daten-Input) und das Produkt (Material-Input) setzt sich die Logistikkette nicht in Bewegung.
  • Output: Das erfolgreich zugestellte Paket beim Empfänger. Der Prozess ist erst abgeschlossen, wenn der Output den Kunden erreicht hat (und idealerweise quittiert wurde).

Die Instanz (Die Sendungsnummer)​

Im Prozessmanagement ist die Instanz ein konkreter Einzelfall, der den Prozess durchläuft.

Beispiel: Während der "Versandprozess" für alle gleich ist, ist das Paket mit der Tracking-Nummer #12345 eine spezifische Instanz. Man kann sie im System tracken: Wo befindet sie sich gerade? Gab es eine Verzögerung?

Rollen & Verantwortlichkeiten​

  • Process Owner (Logistikleiter): Er ist für das Design des Versandwegs verantwortlich. Er entscheidet, welche Routen gefahren werden und welche Software zur Nachverfolgung genutzt wird. Er optimiert den Prozess, um die Lieferzeit zu senken.
  • Process Actor (Paketzusteller): Er führt den operativen Teilschritt der Zustellung aus. Er arbeitet innerhalb des vom Process Owner definierten Rahmens.

Analogie mit Hausbau​

Ein Hausbau ist ein komplexes Vorhaben, das ohne ein klares Prozessmodell im Chaos enden würde. Er verdeutlicht, wie verschiedene Gewerke (Abteilungen) ineinandergreifen müssen.

Der Prozess (Der Bauplan & die Bauphasen)​

Der Prozess ist das Regelwerk für das Bauvorhaben. Er legt die logische Reihenfolge fest: Zuerst das Fundament, dann die Mauern, zum Schluss das Dach. Der Prozess definiert die Qualitätsstandards (DIN-Normen) und die Schnittstellen zwischen den Handwerkern, damit die Elektrik nicht erst verlegt wird, wenn die Wände bereits verputzt sind.

Input & Output (Ressourcen & das fertige Objekt)​

  • Input: Die Baugenehmigung, das Grundstück sowie die Baustoffe (Ziegel, Zement, Holz). Auch die Finanzierung ist ein notwendiger Input, damit der Prozess überhaupt starten kann.
  • Output: Das bezugsfertige Haus. Das Ziel ist erreicht, wenn das Gebäude den Spezifikationen des Bauplans entspricht und sicher steht.

Die Instanz (Ein konkretes Bauprojekt)​

In der Prozesswelt ist jede Instanz ein individueller Durchlauf des allgemeinen Prozesses "Hausbau".

Beispiel: Das Einfamilienhaus in der Musterstraße 12. Es folgt dem Standardprozess, hat aber seinen eigenen Status ("Keller fertiggestellt"), seine eigenen Kosten und seinen eigenen Zeitplan.

Rollen & Verantwortlichkeiten​

  • Process Owner (Architekt / Generalunternehmer): Er ist der "Prozessverantwortliche". Er hat das Gesamtbild im Blick, korrigiert Abweichungen vom Plan und sorgt dafür, dass der Prozess effizient läuft. Er baut nicht selbst die Steine aufeinander, trägt aber die Verantwortung für das Ergebnis.
  • Process Actor (Handwerker): Maurer, Elektriker oder Installateure führen die einzelnen Prozessschritte (Activities) aus. Sie sind Experten für ihren Teilbereich innerhalb des großen Ganzen.